關于衛生計生檔案管理的幾點思考

金碧蓮

摘 要：伴隨著我國經濟發展速度的不斷增加和人民生活水平的穩步前進，檔案的作用在實際生活中越來越顯現出來，衛生和計劃生育委員會是執行計劃生育這個基本國策的重要部門，其發展也不斷的實現了規范化和科學化，其中檔案管理實現現代化是衛生和計劃生育委員會在工作過程中的一個巨大提升和進步，通過實現檔案現代化管理，可以緩解諸多不利因素造成的影響，促進衛生和計劃生育委員會的可持續發展。

關鍵詞：衛生計生；檔案管理；思考

在當前這個階段，衛生和計劃生育委員會的檔案管理工作逐步實現了現代化，在這樣的趨勢下，一方面能夠讓檔案的時效性得到顯著的提升，另一方面有效的讓衛生和計劃生育委員會的工作效率得以保障，可謂一舉兩得，基于以上的原因，本文結合筆者多年的工作實踐經驗，對衛生和計劃生育委員會檔案管理現代化的趨勢進行了有效的分析和思考，并提出了自己的看法和觀點，通過與各位進行分享，希望能夠給廣大的同行帶來一些幫助和指導，以此來促進我國衛生事業的發展。

1 檔案管理工作中存在的問題

1）重視程度不足。對檔案管理工作重視程度不足是當前普遍存在的現象，不管是領導層還是一線的工作人員，對檔案管理的認知還是停留在傳統的狀態，認為檔案管理工作就是簡單的對檔案進行保管，在需要的時候能調出所需的檔案即可。這種認知嚴重影響了檔案管理工作的發展，沒有充分的發揮出檔案管理的意義。

2）檔案管理制度不健全。雖然我國《檔案法》已經實施了一段時間，檔案管理工作在一定程度上有了提升，但是大部分衛生計生委員會都未制定詳細的管理制度，這種制度的不健全導致工作人員在開展工作的時候缺乏依照，而且制度的不健全也使檔案管理工作缺乏約束性，導致其他部門不能更好的配合檔案管理工作。同時，因為管理制度的不健全，在出現問題的時候，往往不能責任到人，發生相互推諉的情況[1]。

3）工作人員能力不強。在我國不少衛生計生委員會中，進行檔案管理工作的人員大多數都是那些已經快要退休的工作人員，這些人員缺少系統的管理知識，使得雖然檔案在他們的管理之下，盡管能夠做到不丟失，但是在尋找資料的時候，往往會因為能力問題和檔案管理不系統，導致檔案非常難以查找。另外，檔案管理這個職位大多數情況下沒有固定的人員，這就使得在進行工作交接的過程中，可能會出現各種突發狀況，造成檔案丟失等問題。

4）硬件設施薄弱，管理手段落后。當前，不少衛生計生委員會在開展檔案管理工作時，仍采用傳統的人工錄入方式進行檔案信息的錄入，缺乏對現代信息技術的運用，從而消耗大量的時間和精力，而且還不能保證錄入信息的準確性，在今后進行查閱時也不能做到有效性。主要原因就是領導層對檔案管理工作的重要性缺乏認識，缺乏有效的管理手段和資金、設備上的支持，大部分的檔案室都較為狹小，防潮、防腐、防蟲、防火等工作都沒有到位，從而嚴重影響了檔案的保存[2]。

2 衛生計生檔案管理的對策措施

1）加強衛生執法檔案管理。衛生計生執法檔案管理要求準確、完整，所有適用于衛生執法工作的檔案材料都必須要經過檔案信息資源的篩選整理，進而加工之后發揮出價值。我們要重視執法檔案的完整性和正確性，力求分類明確、歸檔規范、組卷合理。針對年代較為久遠的檔案材料，部分存在缺卷或者紙張老化、書寫材料不符合規范要求、檔案損壞或字跡模糊的問題，必須要第一時間進行搶救，部分具有價值的執法檔案材料要進行信息化轉化，同時做好保存工作。此外，部分衛生執法檔案材料在很長的時間內都能夠發揮出重要價值，所以在進行歸檔整理的過程中應當堅持廣泛利用和長久保存相結合的原則，實現檔案利用和保護工作相互促進，從而符合衛生計生執法工作的實際需要[3]。

2）不斷完善相關管理制度。唯有完善的管理制度才能夠保證檔案管理工作的有序開展，結合筆者多年實踐經驗，衛生計生檔案管理制度應當包含下面幾部分內容：對檔案管理人員實施月度、季度、年度考評機制，計生檔案的收集、整理以及保存工作必須規范有序，嚴格按照上級業務部門的要求和標準實施操作；建立定期談話制度，檔案管理工作人員應當定期對各科室負責人進行溝通，從而取得工作主動權；建立衛生計生項目登記制度，為各級衛生計生辦公室和醫療保健相關機構制作檢查登記表，收集完整的一手資料；推行檔案收集整理時限機制，要求檔案管理人員在每天下班之前應當對各個科室、部門的資料進行匯總，每月對檔案收集整理和歸檔情況進行匯報等。

3）加強檔案人員隊伍建設。21世紀已經進入信息時代，衛生計生檔案管理的信息化建設也逐漸推進，這不僅要求檔案管理人員必須要具備豐富的專業知識，同時還應掌握一定的計算機操作技能。所以我們應當鼓勵支持檔案管理人員積極參與培訓學習，定期開展培訓講座會議，努力提升在職檔案工作者的綜合能力，同時幫助他們樹立現代化、信息化的檔案管理理念[4]。在組織進行培訓教育的過程中必須要選擇多樣化的培訓方式，構建立體化的培訓模式，力求培訓工作的針對性與時效性。此外，還應進一步強化衛生計生檔案工作者的圖書館學與情報學等關聯學科知識，讓他們能夠主動地投入到檔案管理研究工作中來，清楚地認識和了解檔案管理工作的現狀與發展趨勢，更新其知識結構體系。

4）加快檔案數字化建設。隨著社會經濟的不斷發展，要求檔案管理工作要進行有效的創新，檔案信息化和數字化的建設是時代發展的必然趨勢，因此，衛生計生要加快檔案數字化的建設。首先要確保紙質檔案與電子檔案的一致性，在進行電子檔案錄入時，要求工作人員必須做到細心、負責，對錄入的電子檔案進行檢驗，以避免出現檔案有誤的情況，為今后的工作減少不必要的麻煩。檔案數字化的建設要適應本單位的實際情況，不能盲目的開展，而是要借助信息化技術，對檔案管理工作中存在的弊端進行改革，從而促進檔案管理與本單位共同發展[5]。

5）實施檔案科學化管理。衛生計生檔案管理人員必須定期對收集的檔案實施科學規范的歸檔整理。為確保檔案管理質量和效率，實現檔案類目規范設置的要求，我們應當努力做好下面幾方面的工作：第一是科學設置檔案類目；第二是推行定期整理歸檔機制；第三是貫徹落實衛生計生檔案管理工作檢查制度；第四是檔案人員要樹立依法治檔意識，落實檔案歸檔利用相關規范，保證檔案材料的準確性與完善性；第五是開展好年度檔案收集整理工作。綜上所述，如果衛生計生檔案管理工作混亂，必然會導致衛生計生各項工作受到影響。推行科學化規范化的管理方式，可以保證各項工作的有序開展，發現問題之后能夠第一時間排查解決，實現衛生計生檔案管理的制度化、規范化。

3 結語

隨著近年來我國檔案事業的飛速發展，對衛生計生檔案管理工作也提出了更多的要求，這成為了每一名檔案管理人員必須深入研究的課題。而檔案管理模式的創新與改革在于認清當前衛生計生檔案管理工作存在的問題，采取有針對性的解決措施才能夠讓檔案管理工作順應時代發展的要求，滿足衛生計生工作的實際需要。我們要認識到，檔案管理工作的創新是一項長期性系統性的工程，檔案管理改革還有很長的路要走，只有不斷努力才能夠發揮出檔案材料的價值與優勢。

參考文獻

[1]茅清.規范基層衛生計生檔案管理[N].中國人口報，2018-10-12（003）

[2]明晶.加強檔案管理助力衛生健康事業發展[J].山東檔案，2018（03）：43-44

[3]劉發權.對衛生和計劃生育檔案工作的幾點思考[J].辦公室業務，2017（11）：130

[4]姚彩霞.做好衛生計生醫療機構檔案管理的幾點思考[N].中國人口報，2017-02-16（003）

[5]陳素英.關于衛生計生檔案管理的幾點思考[J].辦公室業務，2016（10）：149