淺談信息時代背景下的檔案管理探討

閆新峰

摘 要：隨著社會的不斷的發(fā)展，信息技術(shù)在我國的日常工作的開展中應(yīng)用十分廣泛，無論是哪個行業(yè)都較多的應(yīng)用了新的科學(xué)技術(shù)進(jìn)行管理，對于傳統(tǒng)的檔案管理工作，信息技術(shù)的出現(xiàn)解決了以往的檔案管理的部分困難，信息化的檔案管理是未來的發(fā)展趨勢，能夠有效的提升對于檔案管理的工作效率和工作質(zhì)量，同時信息化的檔案管理可以增加信息安全，便捷信息檔案的共享，因此越來越多的檔案管理注意到信息技術(shù)，本文就如何進(jìn)行信息化檔案管理進(jìn)行簡要的分析。

關(guān)鍵詞：信息化；檔案；管理

進(jìn)入信息化的時代，工作的開展離不開信息技術(shù)，信息技術(shù)的出現(xiàn)極大的方便了各個行業(yè)的工作，檔案管理工作在傳統(tǒng)的工作方式下開展已經(jīng)滿足不了社會和企業(yè)的需要，需要更高效的管理方式，因此在未來的檔案管理中進(jìn)行信息化技術(shù)管理是必然結(jié)果，只有更加的科學(xué)運(yùn)用新技術(shù)，才能推動社會的進(jìn)步和發(fā)展。

1 重視檔案信息服務(wù)觀念的創(chuàng)新

傳統(tǒng)檔案的使用在新社會環(huán)境和信息化的社會中受到極大的限制，檔案管理作為一項(xiàng)關(guān)鍵的管理工作，要想充分的做好檔案管理工作需要解放和改變管理思路，使用新的技術(shù)進(jìn)一步的提升信息化檔案的管理，開展多層次多領(lǐng)域的信息檔案管理，從而使得信息化檔案管理更加的突出。

在新的社會發(fā)展背景下，信息技術(shù)已經(jīng)成為主流要素，檔案管理部門需要跟隨社會的發(fā)展腳步，充分的建立起信息化檔案，檔案管理部門需要重新審視目前檔案管理在信息化背景下所受到的影響，才能更加積極的轉(zhuǎn)變檔案管理落后觀念，進(jìn)而推動檔案管理向信息化靠攏，隨著社會的經(jīng)濟(jì)的變化，檔案需要更加的方便共享，利用信息化技術(shù)可以有效的提升檔案的共享作用，社會的發(fā)展和進(jìn)步使得人們對于當(dāng)前的傳統(tǒng)檔案管理心存抱怨，對于檔案的管理也是希望能夠可以更多的進(jìn)行共享，所以利用信息化的管理模式可以有效的解決這一矛盾，為更多的人群提供信息檔案共享便利，尋求適應(yīng)檔案利用需求實(shí)際的服務(wù)模式，促進(jìn)檔案資源共享的實(shí)現(xiàn)。

2 強(qiáng)化檔案信息服務(wù)體系的構(gòu)建

隨著社會的發(fā)展，檔案的數(shù)量在急劇增多，對于檔案管理的要求也在不斷的發(fā)生改變，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)滿足不了社會的發(fā)展需求，但是人們逐漸認(rèn)識到檔案管理在日常生活中所起到的作用，因此做好檔案管理的工作迫在眉睫，檔案管理的工作主要包括檔案的分類整理，檔案的標(biāo)識從而方便人們后期的查閱。信息化技術(shù)的出現(xiàn)使得檔案管理工作有了新的發(fā)展趨勢，信息技術(shù)可以儲存大量的信息，從而保證了檔案能夠得到科學(xué)的管理。

在進(jìn)行信息化檔案管理體系建設(shè)過程中，首先需要建立檔案信息資源模式，通過對于當(dāng)前的檔案進(jìn)行信息化處理，形成信息化模式的信息檔案，從而保證后期的檔案統(tǒng)一信息化管理工作的開展。其次是各個地區(qū)建立起獨(dú)有的綜合檔案管理體系，這樣可以方便后期的資源共享，同時也能極大的方便信息檔案管理工作的開展，從而保證在信息化檔案管理模式下的嚴(yán)謹(jǐn)性，方便檔案的統(tǒng)一運(yùn)用和管理，以利于提高檔案信息開發(fā)國際問題的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。

信息化管理檔案的工作模式需要建立檔案數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫作為檔案管理的工作核心，信息化的發(fā)展使得網(wǎng)頁技術(shù)可以利用在檔案管理的工作中，加強(qiáng)各地區(qū)的局域網(wǎng)建設(shè)，通過建設(shè)局域網(wǎng)可以使得各個部門及時進(jìn)行檔案的上傳和分析，使得檔案管理工作能夠高效的開展，

3 完善網(wǎng)絡(luò)化信息化管理

信息化檔案管理工作技術(shù)在我國的實(shí)施過程中尚存在技術(shù)等不足，因此在進(jìn)行信息化檔案管理需要充分的解決外圍環(huán)境的不利因素，雖然信息化管理模式有著諸多的益處，但是由于網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境混亂，對于做好檔案的保護(hù)工作也需要重視，檔案的安全離不開網(wǎng)絡(luò)安全的防護(hù)，因此在進(jìn)行信息化檔案管理工作需要充分的進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)信息檢測，加密技術(shù)處理，信息認(rèn)證等措施，進(jìn)而保證檔案管理工作不被侵犯。信息技術(shù)的出現(xiàn)往往是把雙刃劍，檔案部門與檔案工作人員只有在不斷的實(shí)踐過程中來提高檔案利用與傳播過程中的安全性，才能保證檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)順利實(shí)施。

加大信息技術(shù)的引進(jìn)，在進(jìn)行檔案管理中所面對的環(huán)境和工作內(nèi)容也是十分繁多，多重技術(shù)的引進(jìn)可以提升對于檔案的原保存度，進(jìn)而防止出現(xiàn)因?yàn)樾畔?shù)據(jù)出現(xiàn)偏差造成較大的損失，同時多技術(shù)的管理可以提升檔案的管理安全，確保信息檔案的安全性。其次就是建立起信息檔案管理制度，傳統(tǒng)的檔案管理制度不能完全符合信息檔案管理的工作模式，因此需要建立起符合條件的制度要求，一方面可以規(guī)范信息檔案管理人員的工作步驟，同時也能保證檔案能夠在制度下規(guī)范的操作。同時也能避免與之不相干的人接觸檔案管理工作，也是對檔案的一種保護(hù)。

為了確保信息檔案數(shù)據(jù)的安全性，及時消除潛在的風(fēng)險(xiǎn)是非常重要的，在計(jì)算機(jī)維修期內(nèi)，企業(yè)尤其要注意隨時可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，主動采取應(yīng)對措施。因?yàn)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的復(fù)雜性，使得控制風(fēng)險(xiǎn)工作也極其的不容易，不過，只要及時且做到全面看待問題，那么就可以把問題解決掉。比如，對于那種對計(jì)算機(jī)激進(jìn)主義異常敏感的機(jī)構(gòu)來說，為了應(yīng)對潛在的危險(xiǎn)，那么采取一定的措施是非常必要的。安全性方面的建議。數(shù)字化的檔案在安全性方面也要得到加強(qiáng)，加快研究、制定和完善電子檔案管理、檔案信息公開、上網(wǎng)安全、網(wǎng)站（頁）建設(shè)與檔案信息安全管理體制等方面的規(guī)章制度，形成有效的檔案信息化建設(shè)激勵約束機(jī)制，提高信息安全意識，防止失密、泄密的發(fā)生，確保檔案數(shù)據(jù)庫安全。建立音像檔案庫和電子檔案異地備份庫，開辟數(shù)字檔案館數(shù)據(jù)安全儲存和備份的空間，對電子檔案和音像檔案實(shí)行專庫管理。

4 重視檔案信息化人才隊(duì)伍的建設(shè)

檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)高科技項(xiàng)目，要根據(jù)建設(shè)需要，培養(yǎng)和引進(jìn)一批人才，構(gòu)建一支知識結(jié)構(gòu)合理的檔案工作隊(duì)伍，確保檔案館建設(shè)正常運(yùn)行。首先，在提高專兼職檔案人員政治素質(zhì)的同時，要加大培訓(xùn)力度，加強(qiáng)對他們在應(yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法方面的培訓(xùn)，普及信息技術(shù)知識，提高他們掌握和運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)的技能；其次要根據(jù)檔案室人員具體情況，吸收高素質(zhì)現(xiàn)代化管理人才，對急需的信息化人才可采用引進(jìn)或不求所有只求所用的柔性流動的方式予以使用，取其所長。檔案管理是嚴(yán)謹(jǐn)而又具體的工作，不是某一部門的工作，也不是單靠幾個技術(shù)人員就能實(shí)現(xiàn)的，它需要所有檔案人員的積極參與配合，檔案隊(duì)伍素質(zhì)對檔案工作信息化建設(shè)的質(zhì)量起著關(guān)鍵的作用。所以我們必須加快電子檔案的現(xiàn)代化建設(shè)管理進(jìn)程，統(tǒng)籌兼顧，抓住關(guān)鍵環(huán)節(jié)，為公司發(fā)展歷程記錄下每一筆，更好地為公司的長遠(yuǎn)發(fā)展服務(wù)。

5 結(jié)束語

檔案管理工作的開展需要跟隨社會的發(fā)展所變化，檔案數(shù)量在社會的發(fā)展中也會不斷的上漲，這就需要我們檔案管理引用新技術(shù)，從而推動我國的檔案管理的健康長遠(yuǎn)發(fā)展，信息化技術(shù)的出現(xiàn)有利也有弊，好處是它可以極大的方便了信息檔案的管理和整理工作，當(dāng)然由于信息環(huán)境的復(fù)雜，導(dǎo)致做好檔案的安全防護(hù)工作也是十分關(guān)鍵的，總之信息化環(huán)境下，將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理的工作是未來的發(fā)展需求。

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