衛生和計劃生育局檔案管理的優化措施

李文凱

摘 要：在衛生和計劃生育局的日常管理中，檔案管理是其中的重要工作任務，其具有政治性、服務性的特點。為了確保檔案管理工作能夠滿足社會的需要，就需要對衛生和計劃生育局的檔案管理工作進行不斷的優化，以促使其檔案工作變得更加的系統、規范。本文先圍繞檔案管理工作中所存在的問題進行分析，然后就優化措施進行探討。

關鍵詞：衛生和計劃生育局；檔案管理；優化措施

隨著二胎政策的實施，我國衛計部門對群眾的醫療健康服務更加的重視，而在衛計工作開展過程中，檔案管理工作是其中的基礎，為后續工作的開展以及研究提供了數據資料。基于此，圍繞衛計局檔案管理的優化措施進行分析具有重要的現實意義。

1 檔案管理中所存在的問題分析

1.1 檔案管理意識較為薄弱

當前，在衛計局的檔案管理中，存在著檔案管理意識薄弱的這一現象，一方面是部門領導對這項工作不夠重視。因為許多領導受到傳統錯誤思想的影響，他們認為檔案管理工作可有可無，無關大局。所以無論是機構的設置上，還是檔案管理隊伍的建設上，衛計局的投入都非常的少。另一方面是工作人員的思想認知不夠[1]。在我國一些地區的衛計局中，檔案管理工作人員的思想認知不夠，他們沒有深刻的認識到自己崗位的重要性，許多人都認為這個檔案管理部門是一個清冷的部門，在事業上不會有太大的前途，只需要安心混日子即可。這樣一來，就導致他們在工作開展中存在著消極應對的情況。

1.2 工作方式較為落后

當前，在我國一些地區的衛計局中，存在著工作方法落后的現象，主要體現在以下幾方面：1）精細化水平較低。檔案管理工作看似非常的簡單、枯燥，但是也是一門精細活。但是，一些檔案管理人員養成了自由散漫的習慣，這導致他們在工作中以粗放化的工作模式為主。例如，在檔案信息資料的收集過程中，他們對信息資料的真實性以及準確性等都不夠重視，只需要按照要求填寫完畢就交差了事。這樣一來，就影響了檔案管理工作的效率提升。2）電子化建設較為落后。隨著信息技術水平的不斷提升，在我國各行業中，信息技術得到了廣泛的應用，極大的提高了各部門的工作效率。雖然我國許多地區的衛計局都引入了信息技術，但是電子信息化的檔案建設不夠理想，有一些地區的衛計局仍然以紙質檔案為主。此外，還有一些部門在檔案資料的收集過程中，仍然沿用老辦法，以及手工收集為主。此外，許多檔案管理人員的年齡較大，他們的計算機技術水平不高，所以很難適應檔案管理信息化的建設發展。

1.3 管理體系不夠完善

體系的完善與否會直接影響到一項工作的開展，當前，在衛計局中，缺乏完善的管理體系，這在一定程度上影響了檔案管理工作的有效開展。例如，部門內部缺乏相應的激勵約束機制。對于職務的晉升、獎金福利等缺乏明確的規定，對于工作努力的員工，也沒有給予獎勵，而對于那些得過且過，工作散漫的管理人員，也沒有進行批評與教育[2]。另外，部門的聯動協作有所不足。許多人都認為，檔案管理工作只是檔案管理人員的事情，與自己無關，這導致部門內部缺乏聯動協作，在檔案資料的收集、整理等工作中，各部門缺乏合作，影響了這項工作的開展。

2 檔案管理的優化措施分析

2.1 提高思想認識

要想使檔案管理工作得到更好的開展，首先就需要領導高度重視。因此，衛計局的領導人員需要認識到檔案管理工作的重要意義，并高度重視這項鞏固走的開展。在檔案管理部門的人事安排上，要任用一些工作能力較強，責任心較重的人員。另外，對檔案管理工作給予充足的資金支持，進一步完善檔案管理基礎設施的建設。其次，還需要提高檔案管理人員的工作意識。只有當他們認識到自己工作崗位的重要性，只有提高了他們的思想道德素質，他們才會積極主動地參與到檔案管理之中。因此，衛計局需要定期開展思想教育培訓，讓廣大檔案管理人員認識到檔案管理的重要意義，從而增強他們的職業道德素質。

2.2 提高檔案管理人員的專業水平

檔案管理工作的開展好壞，與檔案管理工作人員的專業水平有著直接的聯系。當前，在我國一些地區的衛計局中，檔案工作人員的專業水平不強，缺乏相應的計算機操作技術，這影響了檔案管理工作的有效開展。因此，在今后的發展過程中，要重視對檔案管理人員的專業培訓，讓他們重視業務的學習，使他們的檔案業務知識得到更新。此外，還需要對他們的計算機技術進行培訓。隨著信息時代的來臨，計算機技術在各行業中得到了廣泛的應用，所以檔案管理人員也需要與時俱進，順應時代的發展[3]。通過個人自學的方式，或者主動參與到集體組織學習之中，來提高自己的計算機操作能力。如此一來，就能夠使他們適應檔案信息化建設的發展的需要。

2.3 進一步完善管理體系

為了使檔案管理工作有制可依，也為了激發廣大檔案管理人員的工作積極性，就需要對相關的管理體系進行完善。例如，對激勵約束機制予以完善。在檔案管理工作中，需要建立一個明確的激勵機制，將職務的晉升、福利待遇等與檔案管理工作人員的表現相掛鉤。制定獎勵與處罰的制度，對表現優秀的員工予以獎勵，而對那些表現較差的員工進行懲罰，這樣就能夠激發他們的工作積極性，增強他們的工作責任心。此外，需要加強部門的聯動協作。為了推動檔案管理工作的進一步發展，可以確定一套信息資料的收集流程，并制定完善的管理體系，這樣就能夠使檔案管理工作變得更加的科學化，規范化。

3 結語

綜上，在我國衛生和計劃生育局中，檔案管理工作還存在著一定的問題，如檔案管理意識較為薄弱；工作方式較為落后；檔案管理人員的思想素質以及專業素質較低；管理體系不夠完善等等，這制約了檔案管理工作的有效開展。因此，在今后的發展過程中，衛計局領導要加強思想認識，高度重視檔案管理工作的開展，并加大資金投入，完善基礎設施建設等。此外，要加強對檔案管理人員的專業培訓，以提高他們的專業水平，使他們能夠適應檔案信息化建設發展的需要。最后，要進一步完善管理體系，制定相應的獎懲制度。如此一來，就能夠確保檔案管理工作得到有效的開展。

參考文獻

[1]鐘冰.衛生和計劃生育局檔案管理的優化措施[J].現代商貿工業，2017（18）：111-112.

[2]陸洋.基層衛生和計劃生育檔案管理存在的問題與解決措施[J].才智，2017（16）：243.

[3]李曉紅.衛生和計劃生育局檔案管理的優化措施探索[J].產業與科技論壇，2016，15（16）：242-243.