公路建設檔案管理工作優化探析

李婭紅

摘 要：檔案管理的作用是：促進公路科學化發展、高效化建設，檔案管理在公路建設中有重要作用。然目前我國公路建設檔案管理仍存在一些問題，如資料缺失、利用率不高等，為有效解決上述問題，提升公路建設檔案管理水平，本文主要探討公路建設檔案管理工作優化措施。

關鍵詞：公路建設；檔案管理；優化措施

在經濟與政策的推動下，近年來我國交通事業尤其是公路建設進入了穩定發展的階段，公路建設項目日益增多，工程投資日益加大，公路施工質量與組織管理水平也有了進一步提高，但是在檔案管理方面仍存在一些問題，使的公路建設質量與效益受到影響[1]。為優化公路建設檔案管理工作，下面首先就檔案管理中的相關問題做深入分析。

1 公路建設檔案管理現狀分析

1）檔案管理意識淡薄。公路建設所需歸檔的項目文件具有法律效應，是確保公路建設質量、解決相關糾紛的重要依據，在公路建設中具有重要作用[2]。但目前，部分建設單位、檔案管理人員未正確認識到公路建設檔案管理的重要性，檔案管理沒有從公路建設的實際出發，進而引發一系列問題，如檔案管理工作與工程進度不一致、檔案信息失真等，檔案管理不到位，使得后續建設與管理工作備受阻礙。

2）檔案利用率不高。落實公路建設檔案管理工作的目的是應用檔案，在公路出現相關質量問題或責任糾紛時，能依據檔案信息有效解決。但是目前，公路建設檔案管理中存在諸多問題，如檔案資料缺失、信息失真、已歸檔文件不規范等，這些問題使得公路建設檔案失去了實際作用，給后續的檔案資源利用造成影響。

3）檔案管理力度不足。公路建設周期長、內容多，因此檔案管理工作量也較大，管理內容紛繁復雜，需要相關部門建立起完善的檔案管理體系，將各項檔案管理工作細化、落實，確保各項管理工作都有具體的負責人；同時，還需建立統一、規范的檔案管理制度與標準，促使檔案管理工作朝著規范、標準、統一的方向發展，避免在應用過程中出現文件不規范等問題。但結合現階段公路建設檔案管理情況分析，可以發現多數高速公路建設單位并未設立專門的檔案管理機構與部門，也未普及、實施統一的檔案管理制度，檔案管理過于形式化。

2 公路建設檔案管理難點分析

1）管理內容多。公路施工包含勘查、設計、施工組織、竣工驗收等多個環節，每一環節所產生的數據信息都是檔案的重要組成，檔案管理部門需將零雜亂的信息收集、整理、歸檔，工作量非常大。同時，公路建設的每一環節都會涉及一些政府部門、單位，且在每個施工環節，都需要經過政府部門求自己及其他單位的備案、操作，因此檔案管理需要遵循的規則、考慮的條件就較多[3]。

2）管理流程繁雜。公路建設歷時長，從工程立項到竣工驗收需要經歷幾年時間，這就意味著檔案管理工作也需要拉長戰線，從材料形成之日起到檔案正式入庫歸檔，需要經歷較長時間，而在檔案未歸檔期間，技術、設備等多個因素的變動都會增加檔案管理的工作量，影響檔案管理工作效果。

3）專業性強。公路建設檔案管理是一項專業性、技術性較強的工作，在公路建設過程中，所建項目檔案資料均來源于公路工程專業技術活動，例如公路施工方案的設計、工程前期勘查、施工技術管理等都必須借助專業化的理論知識與技術來完成，這就要求公路建設檔案管理人員也必須要掌握相應理論知識與技術，方能確保檔案管理質量。

此外，隨著信息技術的不斷發展，公路建設項目中，表現檔案信息的載體也更加多樣化，除了紙質檔案外，電子檔案、聲像檔案也得到了廣泛應用。

3 公路建設檔案管理優化措施分析

1）建立健全檔案管理制度。由于公路建設檔案管理流程繁雜，內容繁多且涉及單位眾多，因此必須要通過統一、規范的管理制度與管理標準為各項檔案管理工作提供參考依據，方能確保檔案管理的有序性與時效性。因此，建設單位必須根據公路建設特點與檔案管理需求，結合國家相關標準，制定統一的業務標準與檔案制作規范，詳細規定各類別檔案的制定、登記與管理細則，并科學劃定檔案管理范圍，確保各項檔案管理工作能井然有序地進行，從而提升檔案管理效率與質量。

2）落實檔案鑒定工作。在公路建設檔案管理工作中，檔案鑒定是一個重要環節。但是許多建設單位在落實檔案鑒定這項工作時，只是走程序，存在嚴重的形式主義，導致檔案鑒定工作失去實際意義。為此，建設單位應當全面杜絕這一現象，在進行公路建設檔案鑒定時，不僅要保證檔案鑒定的程序合規合法，更要注重檔案鑒定的規則與制度，在鑒定過程中，要嚴格按照鑒定規范、標準與既定程序，確保檔案鑒定的科學性與嚴謹性[4]。檔案鑒定完成后，檔案管理人員根據實際結果明確檔案資料的保管期限以及實際價值。

3）實現信息化管理。近年來，許多新技術、新工藝、新材料被廣泛應用于公路建設中，這些新技術、新材料的運用在提升了公路建設水平、提高了公路建設質量的同時也給檔案管理工作提出了新的要求，要求檔案管理工作能科學應用信息化處理技術，實現檔案的信息化管理。分析總結當前我國公路建設檔案管理現狀，建議相關部門能科學利用信息化技術，將以下檔案管理環節進行優化：一是適當運用電子檔案代替紙質檔案，電子檔案不僅容易儲存，而且能有效提升檔案資料管理的安全性與保密性，二是利用信息技術實現檔案信息數據的動態更新，利用信息技術，對電子文件的形成過程進行把控，對每個施工環節、文件形成環節進行追蹤、管理，根據實際施工情況，動態調整檔案信息，確保檔案信息的真實性與時效性。三是利用數據生成技術與檢索技術，實現對數據的檢索與利用。進行檔案管理的目的就是實現檔案應用，但目前我國公路建設檔案應用率普遍不高，為此，相關單位需要利用數據檢索技術，將用戶的服務端口以及檔案數據系統進行銜接，為用戶搜索檔案、瀏覽檔案信息、應用檔案提供便利，從而提升檔案利用效率[5]。

4）提高管理人員能力素質。在公路建設檔案管理工作中，管理人員的能力、素質會直接影響檔案管理效果。目前，公路建設檔案水平低、質量欠佳的很大一部分原因是檔案管理人員責任意識欠缺同時能力不足，為此，建設單位必須積極采取相應措施，做好人員培養與人才儲備工作，從整體上提升檔案管理水平。具體如：提升選人用人標準，在任用管理人員時，一定要確保工作人員的能力、素質與技能符合崗位要求；同時，做好人員教育與培訓工作，定期組織現有管理人員參加技能培訓，提升其工作能力；優化崗位競升機制，完善崗位激勵制度，使工作人員有動力、有欲望不斷創新自身思維、提升工作能力。

4 結語

綜上所述，完善檔案管理，是確保公路建設質量、確保公路安全正常運營的重要舉措，是公路建設過程中不可或缺的內容。但目前公路建設檔案管理中存在檔案管理意識不足、檔案利用率低等問題，針對上述問題，建設單位以及檔案管理人員應緊抓檔案管理專業性強、工作量大、時間跨度大等特點，建立健全檔案管理制度、嚴格落實檔案鑒定工作，并科學利用信息技術推升檔案管理水平，確保公路建設檔案管理質量。

參考文獻

[1]馮海英.淺談公路建設工程檔案管理工作的自我完善和持續改進[J].產業與科技論壇，2018，17（21）：253-254.

[2]徐瑩.縣級公路部門檔案管理的探索與實踐——以常山縣公路管理局為例[J].檔案管理理論與實踐-浙江省基層檔案工作者論文集，2017（00）：66-69.

[3]劉學英.高速公路檔案信息管理系統的設計與開發[D].長安大學，2017.

[4]朱允彤.湖南省高速公路建設項目檔案信息化管理問題與對策研究[D].湖南大學，2016.

[5]張利杰.論如何做好公路工程檔案管理工作[A].北京中外軟信息技術研究院.第四屆世紀之星創新教育論壇論文集[C].北京中外軟信息技術研究院：北京中外軟信息技術研究院，2016：1.