對事業單位檔案歸檔管理要點分析

于洋

摘 要：本文主要分析當前事業單位檔案歸檔管理工作中存在的問題，根據事業單位檔案歸檔管理工作的現實需要，探討優化檔案歸檔管理的方法，從而加強檔案歸檔管理資源的優化配置工作。

關鍵詞：事業單位；檔案；歸檔管理

檔案歸檔管理是事業單位檔案管理工作的基礎，應當調動基層事業單位檔案管理人員的積極性，形成科學化、標準化與體系化的檔案歸檔管理工作制度，豐富檔案歸檔管理方法，全面提高事業單位檔案歸檔管理有效性。

1 事業單位檔案歸檔管理問題

1.1 歸檔管理重視不足

事業單位檔案管理工作主要集中在信息化與數字化改革上，事業單位檔案歸檔管理工作的重視不足，歸檔工作的隨意性相對較大，歸檔管理不滿足新時期事業單位檔案管理工作的需要，還缺乏專業化、規范化、標準化的歸檔管理工作制度。首先，基層事業單位缺乏基本的檔案運轉機制，事業單位各部門人員缺乏主動歸檔的意識，不能定期的進行檔案的分類整理，沒能達到及時進行檔案存儲的工作要求。還有的基層單位未能形成良好的檔案管理機制，事業單位領導對檔案存儲管理重視不足，因此容易造成檔案丟失的問題。還有的基層事業單位檔案存儲管理的設備更新不足，新型的信息化檔案存儲設施設備配置不足，檔案管理工作的流程繁瑣，沒能有效的提高檔案管理人員、業務人員對存檔工作的積極性，因此不利于達到高效存儲事業單位檔案目標，影響了事業單位檔案管理的體系，不利于達到高效、合理、全面、系統進行檔案存儲目標。

1.2 缺乏專業存檔人員

事業單位檔案管理工作日益向著明確分工，確定崗位與科學實施的方向發展。但是有些基層事業單位不重視檔案存儲管理，沒能配備專業的檔案存儲管理人員，檔案存儲管理人員的專業技能性與操作有效性較低，因此影響了事業單位檔案存儲管理的科學性和有效性。例如，部分事業單位檔案管理人員缺乏專業的檔案管理工作素質，從事檔案存儲管理員經常處在變動之中，沒能形成完善的存儲檔案文件的工作體系，導致檔案存儲管理的系統性與科學性水平較低。其次，有些事業單位檔案管理人員未能充分的認識到檔案存儲工作的重要性，沒能發揮檔案管理中檔案存儲工作的基礎性作用，導致一些負責檔案存儲管理人員存在著疏忽大意的問題。第三，還有的事業單位檔案管理人員的工作履職意識較低，檔案管理人員不能對檔案數據信息進行有效整理，領導沒能給予必要的監督檢查，因此影響了事業單位檔案存檔管理的科學性和有效性。

2 事業單位檔案存檔管理價值

2.1 提高檔案管理效率

事業單位積極的開展檔案存儲管理工作，有助于形成事業單位檔案管理的運轉體系，為進一步實現事業單位檔案的信息化工作給予了必要支持。通過建立有效的立卷、閱卷、轉遞機制有還助于提高事業單位檔案的運轉效率，滿足社會各階段對檔案管理的認知。特別是當前對檔案信息要求越來越高情況下，加強檔案歸檔管理水平，可以有效進行檔案文件信息的核對，能滿足新時期社會對事業單位檔案的使用需要。對事業單位檔案文件的歸檔管理形式進行創新，檔案歸檔管理體系的優化建設，可以更好采納借鑒新型的檔案的管理方法，發揮信息技術在檔案管理中的應用價值和內涵，做到運用網絡化的方式達到提高檔案管理效率的目標，解決傳統檔案管理問題，形成科學的檔案的運轉管理機制。

2.2 優化檔案管理結構

傳統的事業單位檔案管理主要由專職檔案管理部門人員進行操作，這無疑使海量信息環境下檔案管理工作的質量下降，檔案文件管理的難度上升。新時期更加重視檔案文件的存儲工作，可以形成有效配合的檔案文件管理機制，發揮各部門在檔案文件存儲管理方面的價值。通過提高檔案存儲水平，可以有效的優化檔案管理結構，豐富檔案管理的運轉體系，從而更好的適應檔案工作形式的變化，實現對檔案資源的充分補充，首先，檔案的優化管理正在向著多結構與多元化的方向發展，檔案存儲管理不僅滿足了基層相關工作需要，可以加強檔案資源的優化配置，做到在面向市場的大環境上提高事業單位檔案存儲的效率，滿足各級政府部門與社會組織及群眾的檔案現實使用需要。其次，加強事業單位檔案管理工作的溝通，基于檔案歸檔管理的需要，形成各部門協調參與檔案管理的機制，可以發揮檔案管理專職人員在歸檔管理檔案方面的價值，從而達到有效調整檔案資源，全面提高檔案管理系統性效果。

3 事業單位檔案歸檔管理要點

3.1 完善歸檔管理制度

當前事業單位檔案文件歸檔管理應當形成完善的管理制度，創新事業單位檔案管理辦法，形成優化的事業單位檔案歸檔管理工作體系。首先，對事業單位檔案歸檔管理應當形成科學的化的運轉體系，注重明確檔案文件資源的歸檔管理機制，在確定檔案文件歸檔管理職責的基礎上，明確檔案文件存儲的時間、地點，歸檔核對的方法等，全面提高檔案歸檔管理有效性。其次，對以往的檔案歸檔管理工作進行梳理，重點梳理歸檔管理工作流程中存在的問題，著力體現檔案文件歸檔管理的科學性與合理性，消除傳統檔案文件歸檔管理不科學的因素，達到優化檔案文件歸檔管理程序，提高檔案歸檔管理有效性目標。第三，加強對檔案歸檔管理工作的宣傳，在形成有效規范制度的基礎上提高歸檔管理操作性，發揮各級干部的管理監督作用，有效嚴格的執行相關程序，從而達到提高單位檔案歸檔管理科學性的目標，解決事業單位檔案歸檔管理具體問題效果。

3.2 提高存檔工作水平

為了更好的保證事業單位檔案歸檔管理的質量，有效的保證檔案處在安全的環境下，還要提高檔案歸檔管理技術人員的專業素養。首先，對檔案歸檔管理人員進行專門培訓，促進檔案管理人員明確存檔操作的一般步驟，促進檔案管理人員掌握新形勢下檔案歸檔操作的基本方法。其次，提高檔案管理人員在紙制檔案文件存檔管理能力的基礎上，還要提高檔案管理人員進行信息化存檔管理工作的技術水平，促進檔案管理人員掌握紙制檔案與電子檔案進行同步歸檔的能力，重點提高歸檔管理時的檔案核查能力，保證檔案數據信息的可靠性與真實性。第三，事業單位還要經常性的對檔案進行復查和檢查，對檔案歸檔管理工作進行有效跟蹤檢查，從而對檔案管理人員進行具體考核，并且基于核查結果優化管理制度，提高檔案管理工作水平。

3.3 提高歸檔管理實用性

為了對事業單位檔案歸檔管理形成促進機制，還要提高檔案歸檔管理實用性，發揮事業單位檔案歸檔管理實用價值，促進檔案歸檔管理人員真正認識到歸檔管理的重要性，促進歸檔管理人員主動提高管理意識。首先，注重在事業單位檔案管理信息系統建設的背景下發揮檔案歸檔管理的實用價值，注重體現檔案文件存檔工作對檔案信息共享的基礎作用。其次，實現檔案管理的現代化，注重優化檔案歸檔管理工作程序，從而有效的避免檔案管理漏洞，達到有效減少檔案管理損失的目標。第三，提高事業單位檔案歸檔管理工作的保密性，保證檔案管理人員按照相關制度辦事，促進檔案管理人員嚴格的遵守相關制度規定，這樣才能提高歸檔管理總體質量，體現歸檔管理的嚴肅性。

4 結論

提高事業單位檔案歸檔管理工作效性，應當形成科學化的檔案歸檔管理工作機制，創新事業單位檔案歸檔管理的科學化方法，在有效更新管理制度、信息化管理設備與管理方法的基礎上，形成綜合型的檔案管理機制，真正的體現事業單位檔案歸檔管理工作價值。

參考文獻

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