新形勢下企業檔案管理體系建設的思考

沈淑玙

摘 要：隨著我國市場經濟體制的不斷完善，企業面臨著全新的形勢和挑戰，所以企業必須針對檔案的管理體系進行研究，使管理體系體系不斷豐富和發展，從而更好的針對檔案信息化的工作進行指導。基于此，本文首先針對新形勢下的企業檔案管理的現狀進行說明，并且針對于現狀中所存在的各項問題進行一定程度的剖析，針對性的提出了相關建設性的建議，希望能夠為我國檔案管理體系信息化水平的不斷提高貢獻一份力量。

關鍵詞：檔案；信息化；管理體系

1 引言

檔案管理中應用信息化技術，可以針對檔案管理工作的發展進程全面推進，同時也可以使我國檔案事業的信息化建設提高一個新的臺階。但目前我國的相關建設還存在一定程度的不足，對其原因進行分析主要有如下兩點[1]：首先，我國檔案的信息化建設起步相對較晚，遠遠落后于歐美等發達國家；其次，各級檔案管理部門沒有對于信息化建設逐步重視起來，本文將對以上問題進行分析。

2 檔案信息化管理體系建設存在的主要問題

2.1 研究成果相對滯后且難以得到科學的有效驗證

目前，我國的信息化檔案管理體系建設尚未形成完整的系統的體系，各項研究成果還處于點狀，并未發展成線和面，從而在整個體系的系統性和整體性方面還有著很大程度的不足。此外，我國的檔案管理部門在相關的理論成果研究方面也呈現空白狀態，對檔案管理信息化的建設起到嚴重的制約。同時，由于，該方面理論的研究形式和研究內容都相對復雜，所以有關研究部門并沒有將研究找理論成果轉化成實際成果，這就造成了無法及時有效的針對這些研究成果進行驗證，同時造成了我國的研究存在滯后，并且研究效果也大打折扣。

2.2 缺乏組織協調機制

目前我國的相關理論建設并沒有主要負責的部門進行溝通和協調，這就導致相關的理論體系建設沒有呈現片狀，還僅僅在點狀發展，實用技術和理論建設相互脫節，導致檔案工作人員和信息工作人員各自為戰，食堂管理過程中孤島現象十分嚴重，造成部門和部門之間交流不暢，信息的溝通異常困難[2]。

2.3 保障投入不足

由于檔案信息化管理建設涉及的學科相對較為廣闊，并且技術含量和知識面都相對較廣。所以，在檔案信息化管理的建設過程中，需要社會各界的人士共同努力，保證整個人力、物力、財力的投入更加的科學合理。但目前我國的情況是：整個理論體系的投入明顯不足，并且有關部門對此重視程度還存在著相當嚴重的不足，從而導致研究成果較少，并且研究的成果存在權威性和可操作性，這對檔案信息化建設的研究工作有著大大的制約。

3 檔案信息化管理體系建設的對策

3.1 完善組織與決策體制

在當今的信息化時代，檔案管理信息化建設是十分必要的，檔案管理體系的全面建設說對公司的不論發展有著重要的作用，所以工作人員必須針對決策體制和組織積極完善和科學規劃，確保理論體系建設工作的順利進行，具體可以針對如下幾點進行把握：1）積極制定與檔案管理有關的政策和制度，并且針對這些制度的貫徹和執行要嚴加檢查，從而為理論體系的建設提供指導；2）要針對我國的實際形式來進一步完善理論體系和執行體系的打造，以中國特色社會主義理論體系為前提和導向，逐步探索檔案管理建設的信息化和體系化工作開展；3）在檔案管理體系建設過程中，工作人員應更加科學高效的將各個部門組織起來，建立起與社會主義市場經濟體制互相融合的組織架構，從而更好的吸納先進的技術和專業的人才投入到建設當中，同時各項工作也可以由于上述工作的合理進行得到更加順利的開

展[3]。

3.2 各級政府部門及相關技術專家大力支持

有關人員必須努力爭取到政府部門的支持來開展檔案管理體系建設，有關部門在制定相關政策時應該針對檔案管理建設給予一定的政策支持。與此同時也要加大針對信息化工作的資金投入。政府部門應該為信息化技術專家和答案專家提供一個優良合理的工作環境，使工作者能夠在愉快的氛圍當中全身心的投入到工作當中。政府部門必須從我國的實際形勢出發來出臺有關的方針和政策，同時做到與國際接軌，從而確保我國的企業檔案管理體系建設能夠在一條正確的路上行駛。在檔案管理體系建設過程中，工作人員應該彼此之間相互合作，在檔案管理信息化的理念前提下充分發揮自身工作的主觀能動性和積極性，從而更好的為當管理體系建設作出自身的貢獻。與此同時要加大對通用型人才的培養，可以將外部的優秀人才引進來，企業也可以將企業內部的工作人員送到外國去培訓學習，使工作人員的學習和培訓成為常態，辦公室引進新人時可以簽訂導師合同。培訓的內容要將重點放在符合國家法律法規的基礎上專業技能的培訓方面，積極營造誠實守信、有條不紊、互相監督的健康工作狀態。并且工作人員要特別重視檔案管理信息化的有關技術，努力開發更加深層次的云計算和人工智能技術，從而使檔案管理系統更加的自動化甚至智能化，并且在此基礎上實現數據資源的整合、挖掘和轉化，從而實現信息的增值。

3.3 理論與實證研究相結合

在針對檔案管理體系建設過程中，有關人員必須針對我國的基本國情做到心中有數，做到一切從實際情況出發。所以針對有關理論建設主要有如下兩點：首先要針對實踐過程所遇到的問題進行著重研究；其次要對未來的發展前景作出科學合理的預測，在整個理論體系建設過程中絕不能照抄照搬國外的先進經驗，工作人員可以吸收國外的先進經驗再進行中國化，做到理論聯系實際，在實際中驗證理論的正確性，通過實踐過程中的反饋來進一步將整個管理體系更加的完善。只有將實際研究和理論進行合理的融合，才能確保在新形勢下企業檔案管理體系建設的科學性和系統性，從而更好的將檔案管理體系建設更加健康平穩的進行。

4 結語

綜上，在新時期下針對企業的檔案管理體系建設是十分必要的，對我國的企業發展起到重要的作用，企業的有關管理人員必須對此重視起來。本文對理論體系的建設過程中所存在的主要問題進行分析，從理論結合實際和完善決策體制和組織等角度來針對檔案信息化理論體系的建設進行了論證，旨在為我國的有關研究提供一定的指導。

參考文獻

[1]倪曉敏.新形勢下加強企業檔案管理的思考[J].機電兵船檔案，2009（4）：24-25.

[2]張蘭.關于新形勢下做好企業文書檔案保密管理工作的思考[J].辦公室業務，2012（1）：5-5.

[3]劉茹涵.新形勢下加強電力企業檔案現代化管理的思考[J].企業改革與管理，2017（14）.