網絡教務環境中的高校教務檔案管理研究

李鳳巧

摘 要：隨著各項技術的不斷發展，高校學籍檔案管理在數字化網絡教務環境中的弊端逐漸顯露出來，尤其對于中外合作辦學這種新型的辦學模式帶來了極大的困擾。因此，對于高校而言，學籍檔案管理的優化與改革工作迫在眉睫?；诖吮尘?，文章從我國高校學籍檔案管理現狀及其存在問題入手，對我國高校學籍管理數字化軟件使用情況以及高校學籍檔案管理方法對策進行探討與分析。

關鍵詞：學籍檔案管理；高校學籍檔案；數字化校園；中外合作辦學

學生學籍檔案管理則是高校檔案工作的重中之重，因為學生學籍檔案管理不僅關系著學生人校、在校以及畢業等全過程記錄的完備真實與否，還關系著學校能否運用相關信息更好的開展各項工作。然而目前我國各高校中學生學籍檔案管理的狀況令人擔憂，并且高校學生學籍檔案的數字化轉變迫在眉睫。

1 網絡教務環境中我國高校學籍管理數字化軟件的使用情況

1）數字化學生學籍檔案管理系統無法實現靈活化的信息采集與信息處理工作。根據上文的分析可以得知，目前我國高校學生數字學籍的產生一般來源于紙質學籍的導入，而這樣的導人工作需要龐大的人力、物力與財力，還需要耗費非常長的時間，并且在紙質學籍檔案轉數字檔案的過程中很可能會出現學生信息輸入錯誤等問題，由此可見目前數字學籍檔案的建立效率是較低的。除此之外，在學生信息處理過程中，涉及到不同生源地、不同招生類型、不同專業、不同省份的各類學生信息的更新、儲存、判斷與分析，這些工作都依賴于學籍檔案數字化軟件的支撐，但是由于軟件自身的原因（如自信息采集相同字段設置問題等），這些工作在完成過程中仍舊出現靈活度較低、對人工依賴較大的問題，換句話來說，目前學籍檔案管理軟件的智能化水平較差。

2）數字化學生學籍檔案管理系統的功能較不完備。在近幾年的數字學籍檔案系統的使用過程中，學籍檔案管理系統功能上的缺陷逐漸被暴露出來。如中外合作辦學等學分互認項目學籍信息處理模塊缺失、中外交流項目學生獲獎情況確認板塊設計不合理等等閻。特別是在中外合作辦學等學分互認項目學籍信息處理方面，智能處理模塊的缺失導致相關人員在處理學分互認的工作上，只能通過最為原始的人工方法進行確認，而這個過程涉及到了較為漫長的等待時間與確認時間，從而會給學分互認工作效率的提升帶來極大的困難。

2 高校學籍檔案管理方法與對策

2.1 高校學籍檔案管理方法與對策之內部環境的改善

相比于學籍檔案管理工作的外部條件而言，內部環境一般指的是學籍檔案管理人員的管理水平、學籍檔案的管理制度與管理內容。在學籍檔案管理人員水平方面，為了使得管理人員能夠熟練的運用現代化的學籍檔案管理系統對學生的學籍進行管理，為了使得管理人員能夠更好的將現代化的管理理念運用到日常的管理工作中來，學校應該根據實際的管理情況，積極的組織培訓與交流活動，使得目前學籍檔案管理隊伍能夠接受更好的管理理念與數理操作技術的培訓，從而使得其管理水平能夠有更好的提升翻。

在學籍檔案管理制度與管理內容方面，學校可以從以下幾個角度人手：首先，科學調整學籍概念與內容。不論是對于學籍檔案管理工作而言還是對學籍檔案管理系統而言，學籍概念與內容都是各項工作的基礎與依據，因此，學校應該盡快根據實際的辦學情況，對目前的學籍概念與學籍內容進行科學的調整，如高考檢錄表錄入與否、畢業離校信息記錄與否、生源地變化記錄方式與內容等等。其次，

學校應該通過相關措施盡量減少學籍檔案各部分內容之間存在的多頭管理與交叉管理，學校應該盡早對學籍檔案管理制度進行完善，明確不同專業、不同類型學生學籍管理的歸屬，確定不同部門學籍檔案的管理工作內容，以減少多頭管理與交叉管理現象的產生。

2.2 高校學籍檔案管理方法與對策之外部條件的改善

1）提高學籍檔案管理系統的數字化程度。根據上文的分析可以得知，學籍檔案管理系統數字化程度的低下是限制學籍檔案管理效率提升的主要原因之一。因此，建議學校能夠通過多方面努力來提高學籍檔案管理系統的數字化水平。對于從外部引進學籍檔案管理系統的學校來說，學校中相關人員應該增加與軟件開發公司之間的交流，并且在交流里將軟件使用過程中的弊端表達出來，從而使得軟件公司能夠根據高校實際情況對學籍檔案管理軟件提供升級與維護，同時努力做到實時更新升級。

2）完善紙質學籍向數字學籍的轉變。紙質學籍向數字學籍的轉變是學籍檔案管理工作中的重點與難點，因此，為了提高這部分的工作效率，在數字學籍系統中應該增加外部數據的導入方式。目前我國所使用的外部數據導入方式大多是人工輸入，然而，在目前技術的支持之下，外部數據導入方式可以由掃描軟件自動生成等等。當然，在利用自動化技術導入數字的過程中還涉及到了信息的校驗，在這一點上，建議學校能夠引進數字簽名或是技術校驗等方式對所引進的數據進行確認。

3）增加智能化的信息處理模塊。對于高校學籍檔案管理工作而言，不僅要處理學籍信息的錄入，最為重要的是對學生的信息進行處理，其中包括對不同類型學生各方面的學籍信息的處理等等。因此，為了更好的發揮數字化學籍檔案管理系統的作用，學校應該積極增加智能化的信息處理模塊，如對于中外合作辦學等學分互認項目的學籍信息的處理來說，相關人員可以設計相應的模塊將學分互認的處理轉化成計算機語言，一般滿足計算機中的條件，就可以按照所設計的條件自動完成學分互認的工作。如此一來，各種需要處理個性化學籍信息的高校便可以更加快捷的使用自己相應的模塊，使得學籍管理系統的兼容性更強，工作更高效。

3 結束語

智能化高校學籍檔案管理方法在數字化網絡教務環境中的運用是高校日常管理的一大進步，因此，高校應該根據實際工作情況，針對目前高校工作中新政策（如教育對外合作政策、國內本科生交換政策、國內外短期留學生政策、暑假學校學分互認政策等等）的實施狀況，通過增強與學籍系統開發企業的交流合作，對學籍檔案管理方法進行不斷的完善與補充，從而使得高校學籍檔案管理系統能夠給高校學籍檔案管理帶來更大的益處。

參考文獻

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