企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)探析

郭曉濱

摘 要：在科技的引領(lǐng)下，企業(yè)檔案管理工作進(jìn)入全新發(fā)展階段，以信息化為方向，發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，推動(dòng)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式向電子檔案管理趨勢(shì)發(fā)展，有效提升檔案資源共享程度，檔案開(kāi)發(fā)與利用效率顯著提高。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案管理；信息化建設(shè)；問(wèn)題；對(duì)策

檔案是企業(yè)重要的資源，是企業(yè)管理不可缺少的內(nèi)容，為企業(yè)全面發(fā)展提供更加詳盡與全面的平臺(tái)。檔案管理信息化主要是在保留實(shí)體與紙質(zhì)保管的前提下，加快檔案實(shí)體向信息化與電子化轉(zhuǎn)變，為企業(yè)發(fā)展創(chuàng)造更加優(yōu)質(zhì)的條件，滿足社會(huì)對(duì)信息多元化的需求，增強(qiáng)信息共享度，提高檔案管理的效率。立足當(dāng)前，企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)仍存在一些問(wèn)題，矛盾較多，需要給予高度重視，進(jìn)行深入與綜合的分析，構(gòu)建科學(xué)高效的發(fā)展策略，為企業(yè)檔案管理可持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

1 結(jié)合行業(yè)發(fā)展正確認(rèn)識(shí)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的背景及必然性

1.1 信息化符合現(xiàn)代檔案管理發(fā)展要求，彰顯時(shí)代進(jìn)步性

目前，信息時(shí)代勢(shì)不可擋，各個(gè)領(lǐng)域都深受影響，檔案管理也參與其中，促進(jìn)企業(yè)由傳統(tǒng)模式向信息化與數(shù)字化的轉(zhuǎn)變。基于此，眾多行業(yè)都重視信息化與大數(shù)據(jù)的升級(jí)與調(diào)整，以時(shí)代發(fā)展為方向，將現(xiàn)代化信息技術(shù)融入傳統(tǒng)檔案管理范疇，實(shí)現(xiàn)對(duì)紙質(zhì)檔案收集整理方式的優(yōu)化，促使其向著數(shù)字化道路發(fā)展，達(dá)到對(duì)檔案管理與使用的信息化升級(jí)，以便有效降低企業(yè)管理的成本支出，為企業(yè)管理者提供更加高效與便捷的服務(wù)。由此可見(jiàn)，信息化是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的必由之路。

1.2 信息化全面提升檔案管理開(kāi)發(fā)利用效率，滿足企業(yè)多渠道需求

對(duì)于電子文檔，突出的優(yōu)勢(shì)是能夠承受較大容量的存儲(chǔ)需求，同時(shí)，提取速度較快，更顯便捷性，效率較高，優(yōu)勢(shì)遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于紙質(zhì)檔案管理模式，在根本上能為企業(yè)人事變動(dòng)、革新等管理行為提供更加全面與優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，彰顯企業(yè)綜合管理水平。在根本上講，信息化背景下的檔案資源管理全面配合了企業(yè)發(fā)展的多方面需求。

1.3 信息化檔案管理降低工作強(qiáng)度，緩解工作壓力

依托信息化檔案管理模式，檔案的安全性與穩(wěn)定性得到增強(qiáng)，在完成紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)變之后，信息存儲(chǔ)于硬盤，附之以及時(shí)的備份，實(shí)現(xiàn)存儲(chǔ)空間的有效節(jié)約，以網(wǎng)絡(luò)傳輸為手段，達(dá)到信息快速傳遞的目的，降低文件丟失率。另外，通過(guò)信息化檔案管理手段，管理人員工作壓力被降低，傳統(tǒng)人工收集與處理方式被取代，達(dá)到數(shù)據(jù)的一次性錄入，支持檔案信息的重復(fù)性使用，檔案利用率得以提升。除此之外，依托信息技術(shù)手段，檔案管理效率顯著提高，簡(jiǎn)化了傳統(tǒng)檔案管理流程，工作效果更加突出。

2 深入剖析企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中存在的問(wèn)題

2.1 企業(yè)檔案信息化尚未構(gòu)建統(tǒng)一的管理模式與標(biāo)準(zhǔn)，制度性保障作用無(wú)法發(fā)揮

對(duì)于企業(yè)的檔案，涉及企業(yè)管理的很多方面。但是，在檔案管理中，通常以歸口管理為主，無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案管理模式的統(tǒng)一，這在很大程度上使得企業(yè)檔案信息建設(shè)表面化嚴(yán)重，將工作重點(diǎn)放在基本歸類方面，對(duì)信息的分析深度不夠，傳統(tǒng)檔案管理方式的不足尚未得到改善，缺乏科學(xué)與統(tǒng)一的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)。

2.2 企業(yè)檔案管理與應(yīng)用處于隔離狀態(tài)，創(chuàng)新性不足，利用率不高

在企業(yè)檔案管理范疇內(nèi)，信息化建設(shè)的目標(biāo)是對(duì)信息進(jìn)行合理整合，提升檔案服務(wù)于企業(yè)的能力，滿足企業(yè)多方面的需求。但是目前，很多企業(yè)檔案管理的真正作用尚未實(shí)現(xiàn)，管理與利用尚未實(shí)現(xiàn)有效結(jié)合，更顯彼此之間的分離性，尤其是管理與應(yīng)用處于各自為戰(zhàn)的局面，制約企業(yè)資源的高效整合利用，管理成本很難得到有效控制。

2.3 信息化檔案管理受重視度不高，管理模式滯后性嚴(yán)重，人員整體水平不高

對(duì)于企業(yè)而言，追求利潤(rùn)是根本，因此，企業(yè)運(yùn)營(yíng)的重點(diǎn)便是生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)與經(jīng)營(yíng)，也是資金的主要用處。但是對(duì)于檔案管理，相關(guān)投入十分有限，未得到管理層的高度重視。另外，對(duì)于檔案管理而言，其基本標(biāo)準(zhǔn)為便利性，全面的管理細(xì)則尚未建立，干預(yù)度不高，創(chuàng)新思維滯后，傳統(tǒng)檔案管理模式仍延續(xù)使用，凸顯檔案管理機(jī)制的落后性，制約了檔案管理信息化的有序推進(jìn)。

3 如何加強(qiáng)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)

3.1 加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，創(chuàng)設(shè)優(yōu)質(zhì)的存儲(chǔ)保管環(huán)境

在企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程中，基礎(chǔ)設(shè)施是根本。為了增強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)重視度，要以信息化需求為依據(jù)，全面加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)，為電子檔案保存與管理創(chuàng)造有利的條件。同時(shí)，紙質(zhì)檔案也不能忽視，做好存儲(chǔ)環(huán)境管理與維護(hù)。其次，從軟件設(shè)施方面分析，要對(duì)檔案存儲(chǔ)環(huán)境的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)進(jìn)行強(qiáng)化，組織相關(guān)設(shè)備的維修與管理，保證網(wǎng)絡(luò)的安全性，在根本上有效維護(hù)檔案的質(zhì)量。

3.2 全面提升企業(yè)檔案管理人員專業(yè)能力與綜合素養(yǎng)，將培訓(xùn)與教育工作落到實(shí)處

在企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)中，管理人員的道德素質(zhì)是根本，同時(shí)，還要落實(shí)責(zé)任意識(shí)，樹(shù)立法律觀念，以便有效提升檔案管理的規(guī)范性。另外，要千方百計(jì)增強(qiáng)檔案管理人員專業(yè)能力與綜合素質(zhì)，定期開(kāi)展培訓(xùn)，積極引入先進(jìn)檔案管理方法，有效提高網(wǎng)絡(luò)化管理應(yīng)用水平，發(fā)揮先進(jìn)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，提高企業(yè)檔案管理利用水平。

3.3 加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)安全建設(shè)，維護(hù)企業(yè)檔案資源的安全性、保密性與可靠性

目前，大數(shù)據(jù)時(shí)代勢(shì)不可擋，信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用范圍不斷擴(kuò)大，資源共享效率顯著提升，這在根本上促使檔案信息安全問(wèn)題備受矚目，信息泄露可能性增大，威脅檔案信息的安全性。對(duì)于企業(yè)檔案，很多涉及企業(yè)的經(jīng)營(yíng)機(jī)密，保密性要求較高，因此，要重視保證企業(yè)檔案信息的安全性。具體講，針對(duì)企業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)，要做好維護(hù)，同時(shí)，落實(shí)備份工作，在根本上維護(hù)企業(yè)檔案管理工作的連續(xù)性、安全性與可靠性。

3.4 構(gòu)建檔案信息化建設(shè)長(zhǎng)效機(jī)制，加強(qiáng)整個(gè)建設(shè)過(guò)程的監(jiān)督與管控

對(duì)于現(xiàn)代企業(yè)，為了推動(dòng)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，要結(jié)合發(fā)展實(shí)際，以科學(xué)理論為指導(dǎo)，積極構(gòu)建長(zhǎng)效運(yùn)行機(jī)制。具體講，要建立完善的信息化管理制度，成立專業(yè)化運(yùn)營(yíng)維護(hù)機(jī)構(gòu)，強(qiáng)化對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的監(jiān)督與落實(shí)。信息化建設(shè)要按部就班、有計(jì)劃、有步驟的進(jìn)行，保證各項(xiàng)工作落到實(shí)處，構(gòu)建詳細(xì)的規(guī)劃，納入企業(yè)管理工作范疇，強(qiáng)化對(duì)信息化建設(shè)的有力指導(dǎo)。同時(shí)，要建立網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，強(qiáng)化聯(lián)系性與關(guān)聯(lián)性，以便有效提升檔案信息化管理質(zhì)量，強(qiáng)化信息高度共享。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上，立足新的發(fā)展階段，信息化管理成為各個(gè)行業(yè)發(fā)展的趨勢(shì)。企業(yè)檔案管理要融入其中，正視檔案信息化建設(shè)的系統(tǒng)性與復(fù)雜性，保證整個(gè)建設(shè)過(guò)程的科學(xué)性與有序性，要重視創(chuàng)新，以技術(shù)為依托，全面加強(qiáng)人才建設(shè)，構(gòu)建高效管理體系，堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，切實(shí)提升檔案管理水平與效率，更好發(fā)揮檔案服務(wù)企業(yè)與社會(huì)的價(jià)值，為企業(yè)健康與可持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造有利的條件。

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