試論信息化視閾下高校教學(xué)檔案管理方式的轉(zhuǎn)變

摘 要：本文主要研究信息化視閾下高校教學(xué)檔案管理方式的轉(zhuǎn)變，在規(guī)范制度方面，高校規(guī)劃完整，而且設(shè)置的工作標(biāo)準(zhǔn)行之有效，在管理理念上向著現(xiàn)代化方向發(fā)展，信息技術(shù)的水平也越來越高，檔案內(nèi)容的形式以紙質(zhì)檔案為主，電子檔案為輔，收集檔案更加便捷，檔案的利用率也在不斷提高。

關(guān)鍵詞：工作制度；電子檔案；數(shù)據(jù)庫

如今社會的發(fā)展已邁向信息化時代，數(shù)字化的校園建設(shè)促進(jìn)辦公管理自動化系統(tǒng)的普及。現(xiàn)階段，檔案管理面臨的機遇和挑戰(zhàn)前所未有，信息化趨勢能夠明顯提升檔案管理工作的價值。將高校內(nèi)產(chǎn)生的紙質(zhì)文件信息化、數(shù)字化，以電子文本的形式整理起來，進(jìn)而實現(xiàn)檔案信息共享。

1 規(guī)劃完整的工作規(guī)范，制定行之有效的工作制度

信息化背景下高校教學(xué)檔案管理改革要解決很多問題，在建設(shè)高校教學(xué)檔案現(xiàn)代化管理模式的過程中，要持續(xù)擴(kuò)展新的手段。在當(dāng)前的發(fā)展階段中，高校教學(xué)檔案管理已經(jīng)構(gòu)建了初級的網(wǎng)絡(luò)化模式，但是距離真正的數(shù)字化、智能化還很遠(yuǎn)。實現(xiàn)真正意義上的信息化管理，就要構(gòu)建與教學(xué)檔案相適應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，在此基礎(chǔ)上才能逐漸提升管理效率，構(gòu)建良好的資源共享局面。此外還要以信息化建設(shè)為依據(jù)，制定與高校教學(xué)檔案管理相適應(yīng)的管理制度，組建具有信息化管理操作技能的人才隊伍。從當(dāng)前的情況來看，體系問題還存在于硬件和軟件配置中。人員配置優(yōu)化不足、設(shè)施設(shè)備過于落后、管理制度缺陷較多。這些問題導(dǎo)致高校教學(xué)管理方式不能發(fā)揮有效作用，致使信息安全性受到威脅。轉(zhuǎn)變管理方式從運行機制入手，完善管理工作標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)劃完整的工作規(guī)范，制定行之有效的工作制度。如今教育領(lǐng)域在多元化社會的推動作用下逐漸擴(kuò)展，教學(xué)檔案的管理難度也有所增加。某高校為了盡快滿足這種需求實行“二元結(jié)構(gòu)”模式，也就是說設(shè)定通用的管理模塊，實現(xiàn)信息互通和資源共享，此外，高校內(nèi)部的各種專業(yè)存在差異，為此設(shè)定的管理軟件也以這些不同的專業(yè)為依

據(jù)[1]。

2 運用現(xiàn)代化的管理理念，逐步提升信息技術(shù)水平

高校教學(xué)檔案管理方式的轉(zhuǎn)變必然要經(jīng)歷由傳統(tǒng)轉(zhuǎn)向現(xiàn)代化的過程。不僅要加強對相關(guān)工作人員的培訓(xùn)，還要應(yīng)用現(xiàn)代化管理理念，檔案管理是高校整個管理工作的重要組成部分，應(yīng)當(dāng)正式納入到高校管理建設(shè)中，而不是繼續(xù)充當(dāng)規(guī)劃建設(shè)中的“擺設(shè)”。在傳統(tǒng)的高校管理工作中，檔案管理停留在查閱和保管的底層位置上，改變管理方式，就要突破這一局限。高校內(nèi)的決策者和管理者應(yīng)當(dāng)重視這一問題，真正提高高校教學(xué)檔案管理的地位。注重培養(yǎng)后備人才，加大檔案管理人才梯隊建設(shè)力度。在管理所需設(shè)備和技術(shù)方面給予充足的經(jīng)費保障。領(lǐng)導(dǎo)干部重視信息化管理促進(jìn)教學(xué)檔案加速轉(zhuǎn)變管理方式，這個過程是系統(tǒng)的，要循序漸進(jìn)逐漸發(fā)展起來。高校領(lǐng)導(dǎo)增加自身對現(xiàn)代化管理理念的認(rèn)識，逐漸提升學(xué)校現(xiàn)代化信息技術(shù)的水平。

3 檔案管理以紙質(zhì)檔案為主，以電子檔案為輔

電子檔案管理是運用現(xiàn)代信息技術(shù)的產(chǎn)物，有利于實現(xiàn)辦公自動化，所提供的服務(wù)也更加有效。電子政務(wù)平臺的發(fā)展要向著檔案信息化前進(jìn)，真正實現(xiàn)現(xiàn)代化管理。檔案以電子形式呈現(xiàn)，能夠減少員工接觸紙質(zhì)檔案的機會。節(jié)省大量的檔案管理成本，檔案管理以紙質(zhì)檔案為主，以電子檔案為輔，逐步實現(xiàn)全方位的電子文件管理。分階段控制管理是有效的手段，在前端控制管理工作中，要確保檔案管理的成效和質(zhì)量，切實保證工作成果能夠為后續(xù)的檔案管理所使用。檔案資料的自動化管理需要做好準(zhǔn)備工作，事先要準(zhǔn)確界定歸檔的范圍，明確采集檔案的時間，確定檔案管理的形式，包括備份檔案、保存檔案草稿。以上工作會對檔案日后的完整性和準(zhǔn)確性產(chǎn)生深遠(yuǎn)的影響。檔案信息化建設(shè)將常規(guī)教學(xué)檔案納入到信息化平臺中，良好的文獻(xiàn)支持對教學(xué)質(zhì)量的提高有所助益。以哈佛大學(xué)為例，檔案館為設(shè)立公開課網(wǎng)站投資五千萬美元，將每一位教授的授課視頻全程錄制下來，之后完成視頻歸檔工作。我國高校應(yīng)當(dāng)積極學(xué)習(xí)這樣系統(tǒng)化的檔案開發(fā)經(jīng)驗。

4 高效收集整理檔案，提高檔案信息利用率

在學(xué)校的局域網(wǎng)上，校內(nèi)的各個部門都能使用教學(xué)檔案資料，在互聯(lián)網(wǎng)的支持下，也能獲得其他學(xué)校的教學(xué)檔案信息，而且還能實時更新教學(xué)檔案信息，如此一來學(xué)生對課程動態(tài)的掌握也更加準(zhǔn)確。高校的重要任務(wù)是生成先進(jìn)的文化，并將這些文化知識快速傳播開來。校園內(nèi)部的各個教研組每天都會產(chǎn)生新的知識，相比與傳統(tǒng)的純?nèi)斯n案管理模式，信息化管理能夠更加及時、準(zhǔn)確、完整地傳播電子文件[2]。長期以來，高校檔案管理手段的缺陷導(dǎo)致較多的檔案信息遺漏，而在建立了信息管理模式之后，管理員在收集檔案信息方面更加高效。高校辦公自動化系統(tǒng)較大程度實現(xiàn)檔案共享，大大提升檔案利用率。比如某高校在檔案管理信息系統(tǒng)中構(gòu)建面向多種類型用戶的數(shù)據(jù)庫，針對不同的用戶，設(shè)置不同的權(quán)限，通過開放的網(wǎng)絡(luò)，學(xué)校內(nèi)各個部門都能在特定的權(quán)限下訪問檔案信息，切實滿足各類型工作人員使用檔案的需求。

5 總結(jié)

綜上所述，高校檔案信息是本校的知識財富，在科研方面，有序的電子檔案信息奠定良好的理論基礎(chǔ)，為科研工作提供的信息檢索、咨詢服務(wù)會助力科研工作更快取得理想成績。對于學(xué)術(shù)研究而言，信息化的管理手段促進(jìn)學(xué)術(shù)交流的開展，幫助科研人員獲得國內(nèi)外最新的學(xué)術(shù)研究動態(tài)。

參考文獻(xiàn)

[1]王曉燕，王新華.信息化視閾下高校教學(xué)檔案管理方式的轉(zhuǎn)變[J].科教導(dǎo)刊（中旬刊），2016（02）：9-10.

[2]王翀.基于信息化角度看高校教學(xué)檔案管理方式的轉(zhuǎn)型[J].蘭臺世界，2015（35）：88-89.

作者簡介

董桂芬（1976-），女，江蘇揚州人，本科，工程師，研究方向：管理工程。