大數(shù)據(jù)視野下的事業(yè)單位文書檔案信息化建設(shè)探究

杜姍姍

摘 要：互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的進步與普及推進了當代社會進入信息化時代的步伐。互聯(lián)網(wǎng)已然滲入到現(xiàn)代人工作和生活的方方面面，成為人們工作不可分割的一部分。各行各業(yè)中普及互聯(lián)網(wǎng)成為大勢所趨，其勢頭不可逆轉(zhuǎn)，事業(yè)單位也不例外。隨著編制成員數(shù)量的增多及相關(guān)文件的增加，進行事業(yè)單位管理信息化建設(shè)勢在必行。本文對事業(yè)單位信息化建設(shè)及其發(fā)展現(xiàn)狀進行探究。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；事業(yè)單位；文書檔案；信息化建設(shè)

社會進步不斷推動著我國事業(yè)單位逐漸擴大，編制成員數(shù)目不斷增多，工作人員需處理的工作也越來越多，紙質(zhì)文案難以滿足事業(yè)單位系統(tǒng)管理和保存文書檔案的需求，事業(yè)單位的信息化建設(shè)將成為一種必然趨勢。管理文書檔案此類軟件的出現(xiàn)將專業(yè)人員從冗雜、繁瑣的檔案管理和保存等工作中解脫出來，為文書檔案的管理工作提供了一種更加快捷、高效、有保障的方式。

1 中國進行信息化建設(shè)的歷史

早在上個世紀五十年代，我國就開始發(fā)展航空工業(yè)和原子能工業(yè)，但是，由于我國國情特殊，信息化建設(shè)只能在經(jīng)濟發(fā)展達到一定程度，人民溫飽的條件下進行。此后，雖有個別行業(yè)進行信息化開發(fā)，但未形成大勢。信息化進程的轉(zhuǎn)折點在于上世紀七八十年代的改革開放。改革開放后，信息化建設(shè)真正被提上日程，從1993年國家初步制定信息技術(shù)發(fā)展政策開始，我國信息化建設(shè)逐步得到推進，信息服務(wù)業(yè)的開發(fā)逐步步入正軌，由于國家政策扶持，加之此項政策順應(yīng)時代發(fā)展潮流，我國信息化建設(shè)的程度由低到高逐步發(fā)展。1998年3月，第九屆全國人民代表大會第一次會議批準成立信息產(chǎn)業(yè)部，主管全國電子信息制造業(yè)、通信業(yè)和軟件業(yè)，推進國民經(jīng)濟和社會信息化。國家信息化辦公室于1998年設(shè)立，承擔六大職責：一是研究和制定社會信息發(fā)展規(guī)劃；二是協(xié)助推進信息化工程建設(shè)；三是制定和指導信息資源利用和發(fā)展有關(guān)規(guī)定；四是進行信息化普及教育；五是組織推進國民信息化工作；六是促進全國軟件信息產(chǎn)業(yè)的發(fā)展。自此，全國的社會信息化建設(shè)如火如荼地開展，企業(yè)信息化建設(shè)和城市信息化建設(shè)也得到逐步推進和實施。至今為止，我國真正實施信息化建設(shè)也不過三十年的時間，但取得的成果頗豐，與發(fā)達國家信息化建設(shè)的差距逐步縮小，已初具規(guī)模，我國進行信息化建設(shè)的道路還有很長，過往推進信息化建設(shè)的過程為未來深入信息化建設(shè)奠定了基礎(chǔ)，也為未來發(fā)展提供了參考和依據(jù)。

2 大數(shù)據(jù)視野下的事業(yè)單位文書檔案信息化建設(shè)的概念

大數(shù)據(jù)是隨著信息技術(shù)的進步與發(fā)展所衍生出來的一個概念，它記錄了大量的人類社會活動與行為，可謂是一個信息寶庫。在現(xiàn)代信息時代下，各行各業(yè)的工作都離不開信息與網(wǎng)絡(luò)，所以對數(shù)據(jù)的應(yīng)用量也不斷增多。大數(shù)據(jù)的增長是海量化的，在大數(shù)據(jù)視野下，人們看到了數(shù)據(jù)資產(chǎn)的無限潛能和商機，因此也十分注重對這種數(shù)據(jù)資產(chǎn)的保護。人們在掌握了海量數(shù)據(jù)資產(chǎn)后，會通過種種手段對其中有價值的數(shù)據(jù)進行處理及存儲，數(shù)據(jù)的價值因此而不斷遞增，乃至創(chuàng)造出更多的附加價值。對于事業(yè)單位的文書檔案來說，其中主要包含了文字、圖片以及錄像等不同形式的信息資源，它們分別反映出了事業(yè)單位中的各項活動，是事業(yè)單位中十分珍貴的資源。對事業(yè)單位文書檔案進行信息化建設(shè)，實際上就是利用現(xiàn)代信息技術(shù)對事業(yè)單位文書檔案進行更好地收集、整理、儲存及利用，從而充分發(fā)揮出檔案信息的價值，以更好地服務(wù)于事業(yè)單位的發(fā)展。

3 大數(shù)據(jù)視野下的事業(yè)單位文書檔案信息化建設(shè)的意義

首先文書檔案工作是事業(yè)單位中的重要工作之一，這點是毋庸置疑的。但是，在以往電子信息技術(shù)沒出現(xiàn)以及不夠發(fā)達的時候，文書檔案的管理方法都是采用的傳統(tǒng)人工管理法，這種管理方法，不但需要消耗大量的人工勞動力，而且管理效率很低，以及非常容易出現(xiàn)人工疏漏和錯誤。后來，隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展，將人們帶入了信息化時代，各行各業(yè)的工作都逐漸開始融入信息化技術(shù)，事業(yè)單位文書檔案工作也不例外。事業(yè)單位文書檔案工作自開始進行信息化建設(shè)以來，其人工勞動強度大大降低，管理效率大大提高，疏漏和錯誤大大減少。因為通過信息化建設(shè)，工作人員只需要將海量的數(shù)據(jù)進行一次錄入操作，就可以輕松、方便地實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的開發(fā)利用。并且，所錄入的數(shù)據(jù)還可以實現(xiàn)共享，這也推動了文書檔案管理效能的提高。再者，在文書檔案信息記錄的查找方面，傳統(tǒng)的查找方式也需要消耗大量的人力，并且即使消耗了人力也依然查找效率低下，往往需要花費很長時間才能夠查找到所需要的信息。但是，自文書檔案信息化建設(shè)后，只需要通過任意一種查找方式，如模糊查詢、組合查詢、分類查詢等，就能夠快速便捷地找到想要的信息，非常省時省力。并且，根據(jù)文書檔案管理人員職責的不同，其管理權(quán)限也可以明確進行劃分，管理人員可以依據(jù)自己的管理權(quán)限來進行信息查詢。總而言之，在大數(shù)據(jù)視野下，事業(yè)單位文書檔案信息化建設(shè)乃是社會發(fā)展的必然趨勢，也是現(xiàn)代文書檔案工作的必須要求。

4 檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

檔案信息化建設(shè)是利用現(xiàn)代信息技術(shù)建立、管理、利用檔案的過程。現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展使檔案的利用、管理等工作事半功倍。這一過程能夠提高檔案信息的社會化服務(wù)程度，為檔案工作中出現(xiàn)的問題提供了新的解決方法和思路，為事業(yè)單位的檔案管理工作提供了新模式，新觀念，這有利于提高事業(yè)單位文書檔案管理的現(xiàn)代化水準。一般而言，檔案信息化建設(shè)包括三個部分：檔案信息的數(shù)字化建設(shè)、檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、圖書館檔案建設(shè)。檔案網(wǎng)站是檔案信息化建設(shè)落實的具體表征，其運用不可忽視。檔案網(wǎng)站包括宣傳、服務(wù)、和交流功能。數(shù)字檔案館能夠為使用者提供一種方便快捷的查閱檔案信息的途徑，是指通過網(wǎng)絡(luò)遠程獲取檔案。目前來看，檔案信息化建設(shè)技術(shù)并不夠成熟，且未能與市場緊密結(jié)合。

5 大數(shù)據(jù)視野下文書檔案信息化建設(shè)與開發(fā)的路徑

1）文書檔案的數(shù)字化建設(shè)與開發(fā)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料相當繁瑣，對于檔案管理人員來說，對于檔案的查閱和檢索也是一件極為困難的事情。為了解決這一問題，我們要基于大數(shù)據(jù)的視野之下，充分運用計算機信息化管理技術(shù)和手段，借助于大數(shù)據(jù)環(huán)境，實現(xiàn)對事業(yè)文書檔案的數(shù)字化處理和加工，使紙質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化、電子化的存在形態(tài)，也即數(shù)字化檔案、電子化檔案，從而更好地為其開發(fā)和利用服務(wù)。2）文書檔案的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)與開發(fā)。在事業(yè)文書檔案的信息化建設(shè)中，要充分利用網(wǎng)絡(luò)，以確保不同區(qū)域的文書檔案信息資料的共享，通過網(wǎng)絡(luò)的立體化體系建構(gòu)和完善，加強對文書檔案的信息化管理，可以運用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對文書檔案加以分類、歸檔、組卷、下載、復制、打印等，更好地實現(xiàn)對文書檔案的開發(fā)。3）文書檔案的安全化管理。在大數(shù)據(jù)視野之下，文書檔案的安全化建設(shè)也是迫切而緊要的問題，文書檔案管理人員要在大數(shù)據(jù)環(huán)境中，對自身的文書檔案管理系統(tǒng)加以優(yōu)化和升級，采用先進的網(wǎng)絡(luò)加密技術(shù)，實現(xiàn)對文書檔案的安全化管理，這也是事業(yè)單位發(fā)展的重要前提，是利用文書檔案的安全前提。

6 結(jié)束語

綜上所述，大數(shù)據(jù)背景之下，事業(yè)文書檔案管理工作極為重要。為了更好地實現(xiàn)事業(yè)文書檔案的管理和利用，要基于計算機網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和大數(shù)據(jù)環(huán)境，充分利用軟件技術(shù)實現(xiàn)對文書檔案的傳輸、查詢和檢索、開發(fā)、利用，從而在網(wǎng)絡(luò)資源鏈接共享的體系下，全面構(gòu)建數(shù)字化、安全化、網(wǎng)絡(luò)化的文書檔案管理體系。

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