大數據視野下的事業單位文書檔案信息化建設探究

杜姍姍

摘 要：互聯網技術的進步與普及推進了當代社會進入信息化時代的步伐。互聯網已然滲入到現代人工作和生活的方方面面，成為人們工作不可分割的一部分。各行各業中普及互聯網成為大勢所趨，其勢頭不可逆轉，事業單位也不例外。隨著編制成員數量的增多及相關文件的增加，進行事業單位管理信息化建設勢在必行。本文對事業單位信息化建設及其發展現狀進行探究。

關鍵詞：大數據；事業單位；文書檔案；信息化建設

社會進步不斷推動著我國事業單位逐漸擴大，編制成員數目不斷增多，工作人員需處理的工作也越來越多，紙質文案難以滿足事業單位系統管理和保存文書檔案的需求，事業單位的信息化建設將成為一種必然趨勢。管理文書檔案此類軟件的出現將專業人員從冗雜、繁瑣的檔案管理和保存等工作中解脫出來，為文書檔案的管理工作提供了一種更加快捷、高效、有保障的方式。

1 中國進行信息化建設的歷史

早在上個世紀五十年代，我國就開始發展航空工業和原子能工業，但是，由于我國國情特殊，信息化建設只能在經濟發展達到一定程度，人民溫飽的條件下進行。此后，雖有個別行業進行信息化開發，但未形成大勢。信息化進程的轉折點在于上世紀七八十年代的改革開放。改革開放后，信息化建設真正被提上日程，從1993年國家初步制定信息技術發展政策開始，我國信息化建設逐步得到推進，信息服務業的開發逐步步入正軌，由于國家政策扶持，加之此項政策順應時代發展潮流，我國信息化建設的程度由低到高逐步發展。1998年3月，第九屆全國人民代表大會第一次會議批準成立信息產業部，主管全國電子信息制造業、通信業和軟件業，推進國民經濟和社會信息化。國家信息化辦公室于1998年設立，承擔六大職責：一是研究和制定社會信息發展規劃；二是協助推進信息化工程建設；三是制定和指導信息資源利用和發展有關規定；四是進行信息化普及教育；五是組織推進國民信息化工作；六是促進全國軟件信息產業的發展。自此，全國的社會信息化建設如火如荼地開展，企業信息化建設和城市信息化建設也得到逐步推進和實施。至今為止，我國真正實施信息化建設也不過三十年的時間，但取得的成果頗豐，與發達國家信息化建設的差距逐步縮小，已初具規模，我國進行信息化建設的道路還有很長，過往推進信息化建設的過程為未來深入信息化建設奠定了基礎，也為未來發展提供了參考和依據。

2 大數據視野下的事業單位文書檔案信息化建設的概念

大數據是隨著信息技術的進步與發展所衍生出來的一個概念，它記錄了大量的人類社會活動與行為，可謂是一個信息寶庫。在現代信息時代下，各行各業的工作都離不開信息與網絡，所以對數據的應用量也不斷增多。大數據的增長是海量化的，在大數據視野下，人們看到了數據資產的無限潛能和商機，因此也十分注重對這種數據資產的保護。人們在掌握了海量數據資產后，會通過種種手段對其中有價值的數據進行處理及存儲，數據的價值因此而不斷遞增，乃至創造出更多的附加價值。對于事業單位的文書檔案來說，其中主要包含了文字、圖片以及錄像等不同形式的信息資源，它們分別反映出了事業單位中的各項活動，是事業單位中十分珍貴的資源。對事業單位文書檔案進行信息化建設，實際上就是利用現代信息技術對事業單位文書檔案進行更好地收集、整理、儲存及利用，從而充分發揮出檔案信息的價值，以更好地服務于事業單位的發展。

3 大數據視野下的事業單位文書檔案信息化建設的意義

首先文書檔案工作是事業單位中的重要工作之一，這點是毋庸置疑的。但是，在以往電子信息技術沒出現以及不夠發達的時候，文書檔案的管理方法都是采用的傳統人工管理法，這種管理方法，不但需要消耗大量的人工勞動力，而且管理效率很低，以及非常容易出現人工疏漏和錯誤。后來，隨著電子信息技術的發展，將人們帶入了信息化時代，各行各業的工作都逐漸開始融入信息化技術，事業單位文書檔案工作也不例外。事業單位文書檔案工作自開始進行信息化建設以來，其人工勞動強度大大降低，管理效率大大提高，疏漏和錯誤大大減少。因為通過信息化建設，工作人員只需要將海量的數據進行一次錄入操作，就可以輕松、方便地實現對數據的開發利用。并且，所錄入的數據還可以實現共享，這也推動了文書檔案管理效能的提高。再者，在文書檔案信息記錄的查找方面，傳統的查找方式也需要消耗大量的人力，并且即使消耗了人力也依然查找效率低下，往往需要花費很長時間才能夠查找到所需要的信息。但是，自文書檔案信息化建設后，只需要通過任意一種查找方式，如模糊查詢、組合查詢、分類查詢等，就能夠快速便捷地找到想要的信息，非常省時省力。并且，根據文書檔案管理人員職責的不同，其管理權限也可以明確進行劃分，管理人員可以依據自己的管理權限來進行信息查詢。總而言之，在大數據視野下，事業單位文書檔案信息化建設乃是社會發展的必然趨勢，也是現代文書檔案工作的必須要求。

4 檔案信息化建設的現狀

檔案信息化建設是利用現代信息技術建立、管理、利用檔案的過程。現代信息技術的發展使檔案的利用、管理等工作事半功倍。這一過程能夠提高檔案信息的社會化服務程度，為檔案工作中出現的問題提供了新的解決方法和思路，為事業單位的檔案管理工作提供了新模式，新觀念，這有利于提高事業單位文書檔案管理的現代化水準。一般而言，檔案信息化建設包括三個部分：檔案信息的數字化建設、檔案網絡建設、圖書館檔案建設。檔案網站是檔案信息化建設落實的具體表征，其運用不可忽視。檔案網站包括宣傳、服務、和交流功能。數字檔案館能夠為使用者提供一種方便快捷的查閱檔案信息的途徑，是指通過網絡遠程獲取檔案。目前來看，檔案信息化建設技術并不夠成熟，且未能與市場緊密結合。

5 大數據視野下文書檔案信息化建設與開發的路徑

1）文書檔案的數字化建設與開發。傳統的紙質檔案資料相當繁瑣，對于檔案管理人員來說，對于檔案的查閱和檢索也是一件極為困難的事情。為了解決這一問題，我們要基于大數據的視野之下，充分運用計算機信息化管理技術和手段，借助于大數據環境，實現對事業文書檔案的數字化處理和加工，使紙質檔案資料轉變為數字化、電子化的存在形態，也即數字化檔案、電子化檔案，從而更好地為其開發和利用服務。2）文書檔案的網絡化建設與開發。在事業文書檔案的信息化建設中，要充分利用網絡，以確保不同區域的文書檔案信息資料的共享，通過網絡的立體化體系建構和完善，加強對文書檔案的信息化管理，可以運用網絡技術對文書檔案加以分類、歸檔、組卷、下載、復制、打印等，更好地實現對文書檔案的開發。3）文書檔案的安全化管理。在大數據視野之下，文書檔案的安全化建設也是迫切而緊要的問題，文書檔案管理人員要在大數據環境中，對自身的文書檔案管理系統加以優化和升級，采用先進的網絡加密技術，實現對文書檔案的安全化管理，這也是事業單位發展的重要前提，是利用文書檔案的安全前提。

6 結束語

綜上所述，大數據背景之下，事業文書檔案管理工作極為重要。為了更好地實現事業文書檔案的管理和利用，要基于計算機網絡環境和大數據環境，充分利用軟件技術實現對文書檔案的傳輸、查詢和檢索、開發、利用，從而在網絡資源鏈接共享的體系下，全面構建數字化、安全化、網絡化的文書檔案管理體系。

參考文獻

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