信息時代背景下檔案管理創新發展研究

馮婭

（山東省菏澤市成武縣衛生健康局，山東菏澤 371723）

信息時代傳統的檔案管理逐漸向數字化的方向轉變，檔案管理工作面臨著新的變化，檔案的檢索、收集和錄入都變得更加便捷，有效提升了檔案信息的使用效率。在信息時代背景下，檔案管理應該充分利用信息技術來進行創新，不斷提高檔案管理的效率，借助網絡技術來規范檔案管理工作，實現檔案的規范化管理和標準化管理，促進檔案管理的現代化發展和信息化發展。

1 信息時代檔案管理工作的新變化

1.1 檔案管理思想觀念的轉變

在各個行業中，檔案管理都是一項非常重要的工作，加強對相關檔案信息的處理和使用能夠有效促進行業的發展。信息時代背景下，傳統的檔案管理思想發生了很大的轉變。信息時代信息的傳遞更加快速和便捷，信息傳遞的方式更加多樣化，并且信息還表現出交互性的特點，因此傳統的信息流通方式就受到很大的挑戰和考驗。在檔案管理工作中，傳統的信息流通已經不能滿足檔案管理的要求，因此紙質檔案也慢慢轉變為數字化檔案，電子檔案取代紙質檔案已經成為一種趨勢，這就會引起檔案管理人員思想觀念的變化。信息時代檔案管理工作人員要充分掌握市場環境的變化，并尋求適應信息時代背景的全新思想觀念，不斷創新檔案管理的工作內容，還要提升自身對信息時代背景下檔案管理工作的適應能力，從而為檔案高效管理奠定基礎。

1.2 服務手段的變化

信息時代的到來為各行各業的發展都提供了新的契機，檔案管理的服務手段也發生了轉變。傳統的檔案管理服務過程比較復雜，檔案資料的收集、歸納、整理過程比較繁雜，需要花費大量的人力和精力，為人們提供檔案服務時也需要人工查閱檔案資料，這個過程比較長，嚴重影響了檔案信息的使用效率以及相關部門的服務水平[1]。檔案管理的最終目的就是加強對檔案信息和檔案資源的充分利用，充分發揮檔案資源的價值，為人們提供服務。而在信息時代，充分利用信息技術和網絡技術就能夠改變服務手段，以電子文檔的形式來保存相關的檔案信息和資料，為人們提供檔案服務時，只需要通過數據庫關鍵詞的檢索就可以快速將檔案資料調出來，讓檔案資料的使用、查閱和篩選都變得更加便捷和快速。在信息時代背景下，檔案管理相關部門還能夠為人們提供在線服務，人們可以通過線上來獲取相關的信息，可以不用出門，服務質量得到了很大的提升。

1.3 服務領域不斷拓展

傳統的檔案管理服務范圍比較小，一般是提供檔案查詢服務。而在信息時代背景下，充分利用信息時代的交互平臺能夠有效拓展檔案管理的服務領域，通過在線平臺提供檔案服務，人們不僅能夠查詢相關的檔案資料，同時還能夠針對檔案資料進行互動交流，大大提升了服務的趣味性。

2 信息時代檔案管理創新發展的必要性

2.1 傳統檔案管理存在著各種弊端促使檔案管理創新

信息時代各種信息數據的數量龐大，檔案管理過程中需要管理的檔案信息數量越來越多，采用傳統的檔案管理方法已經不能滿足要求，傳統的檔案管理凸顯出各種弊端。在傳統的檔案管理模式下，檔案管理人員對檔案資料收集不夠及時，檔案整理和分類需要花費大量的時間和精力，管理人員的工作任務非常重和繁瑣，容易出現整理不規范、分類不科學的情況。由于檔案管理的效率低下，因此往往會間隔較長的時間來對檔案進行歸整，這會嚴重影響檔案使用者對檔案的利用[2]。傳統的歸檔材料內容比較簡單，整理不規范，沒有建立統一的歸檔標準。檔案編研是一項非常耗時和辛苦的工作，具有很強的目的性，是為了更好地服務檔案的利用者，以充分發揮出檔案的重要價值。但是傳統的檔案管理由于工作太過繁忙，導致實際工作中難以深入調查和精心策劃，編研工作的針對性較差，專題簡單。另外，傳統檔案管理模式下，檔案的利用率非常低，檔案利用困難。而傳統檔案管理存在的這些弊端就要求要進行檔案管理創新，引入新的方法和技術，尋求適應信息時代發展的檔案管理新模式和新方法。

2.2 檔案管理要不斷創新和發展才能滿足信息時代的需求

信息時代背景下，信息技術在不斷發展，并且各行各業都強化了對信息技術的應用，充分發揮信息技術的優勢和特點來促進行業的發展，信息技術已經深入到人們生活、工作和學習的方方面面。隨著時代的不斷發展，信息技術也在不斷升級和更新，社會的信息化建設程度不斷提高，檔案管理的創新和發展就顯得非常必要。社會信息化對信息收集處理提出了更大的需求和要求，社會的信息化發展產生了龐大的信息數據，信息收集的難度增加，這對信息收集和處理提出了更高的要求。針對信息時代的信息發展需求，檔案管理就要不斷創新和發展，才能滿足社會信息化的時代要求。

2.3 檔案管理的創新與發展能夠大大提高工作效率

從以往的檔案管理工作來看，檔案管理的效果并不理想，工作效率低下。檔案管理的信息收集、信息分析、信息整合和歸檔工作都需要消耗大量的時間，人工工作效率低，并且在繁瑣、復雜的檔案管理過程中還容易出錯，影響了檔案管理的質量，不利于檔案資源信息的價值發揮[3]。而信息時代背景下，人們對檔案管理的工作效率和工作制定都提出了更高的要求，這就要求相關的部門要充分利用信息技術、大數據技術來創新檔案管理工作，提高工作效率。

2.4 檔案管理的創新與發展能夠促進行業的發展

檔案管理的最終目的就是充分發揮檔案資源的重要價值，實現對檔案資料的使用，以此來為相關部門和企業的決策提供重要的參考。在信息時代，充分引進信息技術來促進檔案管理的創新和發展能夠有效提高對檔案資源的利用效率，從而促進行業的健康發展。信息時代背景下，行業要想取得發展，提高自身的競爭力，就是引入大量的信息化人才，通過信息人才來提高檔案信息的開發，從而充分發揮出檔案信息資料的價值，促進行業的進步和發展。

3 信息時代背景下檔案管理創新發展途徑

3.1 構建信息化檔案管理模式

信息時代背景下要做好檔案管理的創新和發展，就要構建信息化檔案管理模式。相關的檔案管理人員要樹立信息化的工作理念，不斷學習信息化技術和手段，加強對先進管理理念的再學習，不斷提升自己的能力，從而滿足信息時代的檔案管理工作要求。此外，檔案管理是一項非常繁雜的工作，工作過程中涉及大量的檔案信息，這就要求檔案管理人員要具備較強的歸納能力、整理能力和錄入能力，實現傳統紙質檔案向電子檔子的轉化，同時還要做好檔案信息的備份工作。另外，在檔案管理工作中還應該樹立數字檔案操作的安全意識，確保數字檔案的安全性，避免檔案信息被篡改、刪除等，做好電子檔案的儲存工作。可以建立檔案管理的專門網站，通過這個網站來給人們提供檔案查詢功能，同時還可以發布最新檔案管理的要求，實現檔案資源的共享。管理人員要具備大數據和信息化思維，不斷創新管理理念，實現檔案管理的創新服務轉型，提高與社會發展適應的能力，堅持更好、更超前的服務意識。

3.2 強化檔案信息數據庫建設

在信息時代背景下，檔案管理工作中要建設檔案信息數據庫，通過數據庫的形式來存儲檔案信息，才能真正實現檔案信息的信息化建設。在建設檔案信息數據庫時，要從細節入手，加強檔案信息和信息技術之前的有效融合，將傳統的檔案信息轉變為數字信息，以數據庫建設為核心，依托網絡存儲空間來實現數字檔案的存儲[4]。要對檔案信息進行電子化的數字處理，建立相關的檔案數字化網絡，建立電子內容網來對電子文檔進行有效控制，這樣就能夠實現隨時對電子檔案數據進行處理的目標。另外，還應該完善網絡平臺，將檔案管理服務系統和其他的網絡服務系統結合起來，通過網絡來加強檔案服務，緊跟時代的步伐來提高檔案管理的服務質量和服務水平。

4 結語

信息時代背景下，傳統的檔案管理方法和檔案管理模式凸顯出很多弊端，已經不能滿足時代的要求，這就要求檔案管理要不斷進行創新和發展，構建信息化檔案管理模式，強化檔案信息數據庫建設，以此來不斷提高檔案管理的質量和效率，實現檔案管理的信息化管理和現代化管理。