5G時代背景下高校科技檔案的開發利用

張冬梅

科技檔案管理是現代科技管理工作的重要組成部分，直接影響高校科研成果的產出與轉化。5G時代的到來，徹底革新了傳統網絡模式，5G技術能夠應用于多個領域，實現智能化、信息化、數字化管理理念和服務模式。[1]利用更大的云儲存量進行檔案資料的儲存和備份，利用高速服務下的信息資源共享來提升檔案的利用率。

一、科技檔案的定義與特點

1959年12月，在大連市舉行的技術檔案工作大連現場會議上，首次對科技檔案進行定義。國家頒布的《科學技術檔案案卷構成的一般要求》(GB/T11822-2000)明確提出了科技檔案的定義，“科學技術檔案是指在科學技術活動中直接形成的應當歸檔并具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。”[2]科技檔案相較其他檔案具有專業性、成套性、多樣性、現實性。

二、國內外科技檔案研究概況與比較

目前，科技檔案研究主要包括：廣義科技檔案開發利用問題與對策研究、科技檔案的數字化研究、科技檔案開發與著作權保護、保密的關系等。國外的研究方向主要集中在法律和技術層面。

根據信息技術手段的發展，國外將科技檔案管理分為三個發展階段[3]：第一階段，1967-1994年，科技檔案的計算機電子化管理；第二階段，1994-2000年，科技檔案的分布式計算機網絡化管理；第三階段，2000-2013年，科技檔案的互聯網大數據智能化管理。

對比國外的發展階段來說，我國基本實現了計算機網絡化管理，但是據調查，北京地區44所高校中，科研管理系統中包含檔案管理模塊，或者檔案管理系統為科研管理系統提供接口的高校占調查總數的9.5%[4]。可以看出，我國高校的科技檔案管理正逐步向大數據智能化管理的方向發展。5G時代的到來，科技檔案信息化、智能化發展將面臨新的挑戰。

在服務理念方面，中外有明顯不同。國外的檔案管理重視客戶服務理念，目的是為了社會及公民利用，而我國檔案管理的指導思想是為科研管理服務、為形成者及形成機構保存備查。對5G時代的科技檔案管理與利用而言，仍無法滿足客戶服務需求，導致檔案收集過程遇到阻礙、檔案質量得不到有效控制，[5]普遍存在重保存，輕利用的現象。

三、5G時代背景下我國高校科技檔案管理存在的問題

1.檔案管理意識薄弱。提升檔案管理意識是做好檔案管理工作的前提。對于部分科研人員而言，檔案觀念相對落后，未能與時俱進。部分高校對科技檔案的認識僅僅停留在科技憑證、備案，沒有意識到其中更蘊含著大量有價值的科研信息、成果數據、情報參考資料，具有很高的科研價值和經濟價值。

2.管理技術手段滯后。新技術的誕生必定意味著變革，5G時代直接影響著科技檔案信息資源的存儲、管理、傳遞和利用的方方面面。目前，科技檔案數字化水平差強人意，主要原因是經費投入杯水車薪、軟硬件設備與技術發展相脫節，造成科技檔案管理水平與發達城市存在差距，從而進一步影響科技檔案的開發與利用。

3.缺乏管理型、綜合型專業人才。科技檔案管理人員是科技檔案管理的主體，其專業素養直接影響科技檔案的管理質量和效果。調查顯示，科技檔案管理人員為兼職人員的占40%，部門內從事科研管理工作為1-2人的達到56%。這種現象產生的主要影響因素在于，相關部門和領導不夠重視，未真正認識到科技檔案的價值與貢獻；國家層面沒有推行檔案管理專業人員的從業認證機制；檔案專業技術系列的職稱評聘熱度有所下降；1998年教育部頒布《普通高等學校本科專業目錄》中將“科技檔案專業”并入“檔案學專業”，導致科技檔案人才引進受到沖擊，在職人員的繼續教育也受到阻礙。

4.科技檔案管理法規制度不健全。1980年12月9日頒布的《科學技術檔案工作條例》（以下簡稱《條例》）是我國科技檔案領域最重要的法律依據。[6]隨著科技發展的巨變，《條例》已無法完全適用于實際管理工作及滿足管理部門和科研人員的需求。專業領域內，對科研工作者、科研管理部門、科技檔案管理者權責劃分不夠明確；缺乏電子檔案和過程性資源統一的管理規范；科研監管力度不夠，沒有將科技檔案管理納入機制；5G時代的到來，突顯出安全保密相關制度的滯后。

四、利用5G技術提升科技檔案開發利用的策略

1.檔案管理觀念創新。各高校主管部門及相關領導和員工都應樹立順應時代發展的全新的檔案觀念，重視過程性的檔案資源，將科技檔案管理提升至資產管理的高度，加大開放與利用的力度。借鑒國外的管理理念，以用戶需求為宗旨，以利用為導向，以科技檔案利用率、成果轉化程度和用戶滿意度作為科技檔案管理部門的評價標準。

2.服務設施更新。5G時代的到來，預示著信息化、智能化科技檔案管理進入到了一個全新的發展階段。5G技術使網絡信息傳播速度有了質的飛躍，更有利于檔案的傳遞與利用，傳遞方式在5G技術與新媒體技術相結合的基礎上可以有所創新，提供視聽傳播服務、建立網絡資源共享平臺，有利于實現檔案價值最大化。5G技術可以提供海量的云存儲空間，進一步提升科技檔案數字化程度，豐富科技檔案信息資源的載體，使科技檔案的管理、傳遞、復制和利用變得更加方便快捷。高校應加大信息建設的資金投入，更新軟硬件設備，構建和利用電子文檔管理系統、開放管理系統、數字保存平臺等綜合性平臺管理模式，制定統一的網絡化管理標準和規范，加強安全保密防范工作。

3.加強人才培養力度。一流的管理人才是提高檔案管理效率和質量的保障。提高科技檔案管理人員自身素養的方式有如下幾個方面：第一，繼續推行檔案專業技術職稱評聘制度，鼓勵和監督工作人員提高專業技術層面的實踐和科研能力，打造專業化隊伍。第二，提倡建立檔案從業資格證認證制度，在從業技能、法律知識、理論水平方面都有專業的機構認證，從而規范檔案管理行業，培養專業管理人才。第三，鼓勵和要求在職人員進行科技檔案管理在職培訓和繼續教育，提供學習渠道和學習教材，提高部門領導及員工的重視程度，定期為檔案管理人員提供學習培訓機會。第四，逐步向專門專人專職過渡，讓專業人才專職管理科技檔案，并制定相應的競爭激勵政策，鼓勵更多的具備檔案專業技能和信息網絡管理技能的綜合型人才加入科技檔案管理隊伍中來。

4.完善科技檔案管理制度。5G時代到來之際，應及時對《條例》進行修訂，并制定更多的法規制度，建立健全科技檔案管理體系。《條例》內容應擴大科技檔案管理范疇，提出對電子檔案和過程性記錄的管理制度，對于科技檔案的所有權、科技檔案生成者、管理者、科研管理部門以及委托合作企業等的權責劃分進一步明確。并根據《條例》的修改，各個專業領域配合修訂和出臺各自部門的相關規定和管理辦法。加大力度做好對科技檔案主管單位工作的指導、監督、檢查工作，通過強化監督管理體系，提高國家對科技檔案資源的控制力。將科技檔案管理工作納入科研項目驗收工作，在中期檢查和結項申請中體現歸檔情況說明，從而規范科研工作者和管理者對科技檔案的歸檔工作，有效制約不符合規范行為的發生。