大數據時代檔案管理的共建與共享

于雪梅

（遼寧省遼陽市太子河區民生和社會保障服務中心，遼寧 遼陽 111000）

目前，計算機技術、互聯網、云計算等科技技術的飛速發展標志著大數據時代的來臨，從而為各行各業帶來了發展的機會，而對于企業或國家來說檔案資料是至關重要的，就企業方面而言：隨著企業的不斷發展及擴大，人員、合作伙伴、企業項目不斷增多，導致企業的檔案資料不斷增加，而傳統的檔案管理方法存在易丟失、易更改、難儲存、查閱煩瑣等問題，因此在大數據時代的背景下，企業想要適應社會發展，就必須順應歷史發展潮流，沖破傳統的思想觀念，制定新型的檔案管理方法。

一、大數據的基本概念以及大數據的特點

想要實現國家更好發展，創建大數據時代下的檔案管理共建與共享，就必須了解大數據的概念以及大數據的特點。

（一）大數據的基本概念

隨著科學技術的發展，當前越來越多的人喜歡通過各種APP在網上購物，例如京東、淘寶、天貓等應用軟件，而這些應用軟件每天要面對幾萬、幾十萬、幾百萬甚至更多的信息，每個人的信息包括圖片、數字、語音等都要儲存，軟件會將收集來的信息自動更換成為數字代碼，形成計算機語言，而“大數據”就是以多元形式，從許多來源搜集而來的龐大的數據組。

（二）大數據的特點

大數據特點共分為四個層面：第一數據體量巨大；第二數據類型繁多，如網路日志、視頻、圖片、地理位置信息等；第三價值密度低；第四處理速度快。簡而言之，從各種各樣類型的數據中，快速獲得有價值的信息，是大數據技術的最大優勢。

二、大數據時代檔案管理共建與共享的意義

隨著我國綜合國力的提升，我國的國際地位也在不斷升高，但在思維方式上較之西方發達國家來說相對落后，從檔案資源管理效率方面來說，西方國家在現代化發展過程中從技術性的思維模式中研究出了一種新型的檔案資源管理的方法即數字化檔案管理，主要是從大數據背景下，根據當前檔案管理工作發展的實際情況，運用新技術手段開發和研究新型的檔案資源管理方法，建立了統一的檔案資源儲存標準，加大了檔案資源的利用效率，從而實現了檔案管理的共建即檔案資源的共享。

檔案資源共享是大數據背景下檔案管理的一大特點，而若想實現檔案信息共享必須在檔案信息資源共建的基礎上，簡而言之，就是在一定區域范圍內利用局域網或者互聯網技術，將地區的檔案信息資源形成一個統一的有機整體，建立大型的區域信息資源數據庫，從而實現檔案信息資源的全面共享，這一政策的實施不僅順應當代歷史發展的趨勢，同時還為我國檔案信息資源全市、全省乃至全國范圍檔案信息資源共享打下了堅實的基礎，但從目前來看實現我國檔案信息資源的全面共享還需要一定的時間，由于我國是人口第一大國，人均分布不均勻，各地區發展存在著一定的差異，大多數地區數據庫建立的方式為孤立或分散式鏈接，使得我國在全方面健全檔案資源信息共享平臺政策的實施上有一定的阻礙，為了沖破這一阻礙，實現全國各地區數據庫之間的聯通，以及各區域檔案之間資源的共享，就必須加強專業人才的培養。

三、傳統檔案管理存在的不足

（一）檔案信息保存方式嚴重滯后

檔案管理的工作就是對檔案信息的收集、整理、鑒定、保管、利用等，隨著國家的快速發展以及大量數據的增加，傳統的檔案管理方式已經無法滿足數據處理的需求，傳統檔案信息保存方式是采用紙質文件編輯保存，在檔案儲存過程中，由于檔案資源的逐漸增多，需要創建更多的檔案儲存室來存放檔案資料，從而加大了資金的投資，在檔案資料移動的過程中，經常會出現意外損壞、文件丟失、檔案信息泄露等問題，因此傳統檔案管理必須改進。

（二）檔案管理工作人員綜合能力素質偏低

檔案信息的處理、編輯、整理、封裝、分類等都離不開檔案管理員的操作，部分工作人員由于專業性不強、操作技術落后、傳統思維方式嚴重，在資料整理中往往會出現編寫錯誤、文件丟失、文件損壞等問題，此外，在后期的資料查詢中，由于資料庫中文件種類、數量過于繁多，在查詢某個資料的時候，要耗費大量的時間來翻閱，嚴重影響工作人員的工作進度。從而將低了工作效率，此類問題若不解決必然對國家的發展造成重大的影響。

（三）服務方式過于落后

傳統的檔案資料采用是紙質文件，在檔案資料的傳遞過程中受到時間、地區等因素的限制，在相互傳遞的過程中極易發生檔案泄露、檔案丟失的現象且不利于保存，紙質文件在遇到特殊情況例如：水災、火災等不可抗拒因素，直接造成檔案資料的丟失，對國家造成不可挽回的損失。因此改善傳統的檔案管理方式是我國當前面臨的重要任務。

四、傳統檔案管理共享與共建改進的措施

（一）改進管理檔案資料保存方式

在資料管理及保存方面，檔案管理工作人員必須充分利用數據庫技術，云計算技術、互聯網等新型的科技手段，通過新型科技技術的融合，創新出新型的多功能一體化檔案管理技術，利用新型的檔案管理技術，創建數字化檔案目錄數據庫，將傳統的紙質、錄音等檔案信息轉變成現代化電子數據文件，這種現代化的電子數據文件具有操作方便、查詢快捷、不受地區與國家的限制，通過互聯網技術可進行異地瀏覽、異地傳輸、文件加密、云技術備份與保存等功能，從而改變了以往傳遞形式單一性與局限性，改善了以往檔案管理員傳統的人工打印、人工合成聲像光盤、人工語音錄制等傳統工作方式，減少了各類資源的浪費，同時也提高了檔案信息的安全度，這種統一化的電子數據文件更容易分類、保存、查詢、更改從而節省了檔案管理員因整理資料、分類信息的時間，操作完成后及時對文件進行編號、保存、分類與歸檔，從而大大提高了工作人員的工作效率，減輕了檔案管理人員的工作量。

（二）檔案管理人才選擇方面

國家的發展離不開各部門工作人員的共同努力，專業的、優秀的、高素質人才，是一個國家能否快速發展的關鍵，在當今大數據時代的背景下，國與國之間競爭越來越激烈，檔案管理人員是每個國家不可缺少的，檔案管理人員的主要工作內容便是將檔案資源及資料進行整理、分類等，因此在聘請檔案管理人員時要根據檔案管理工作崗位的需要，嚴格進行篩選，選取應變能力強、專業能力好、有責任心、思維活躍、綜合能力強的人員，組建高素質人才檔案管理隊伍健全檔案管理機制，從而促進國家的快速發展。

（三）服務方式方面

傳統的服務方式由于各方面的原因已經無法滿足大數據時代檔案管理工作，國家檔案管理工作能否順利進行，應從根本上考慮問題，因此必須根據大數據技術應用的特點，創建新型的檔案管理模式，樹立網絡化服務思維加大數據手段利用，從而促進檔案管理服務效率的提升且解決了因傳遞中造成的檔案內容泄露、檔案丟失的問題。同時，開發更實用、更新型的軟件，在原有的基礎上用現代化技術創建新型的數據資源共享平臺，設立數字化檔案總部，借助云計算、語義分析、數據挖掘等新技術，提高檔案管理工作的水平，從而實現我國檔案資源共建與共享的偉大目標。

五、結束語

大數據檔案管理模式是當前社會科技發展帶來的產物，之所與大數據時代的發展會對傳統的檔案管理模式造成影響，是由于檔案管理這一工作的性質本身就是數據的集中整理及管理，大數據環境下新型檔案管理模式已成為社會發展的必然趨勢，因此，檔案管理人員必須根據檔案信息資源的特點進行分類整理，構建完善的檔案數據分析庫，滿足廣大用戶提出的多樣化、個性化的檔案服務需求，提高自身的專業技術，加強各方面知識的積累，充分發揮自己的優勢及特點，積極探索，勇于創新，利用大數據技術創新出更完善、更實用的檔案管理模式，為我國檔案管理工作的發展獻自己的力量。