高職院校信息化資產管理平臺構建研究

趙錫根，周 軍，李 英

(鎮江高等專科學校 資產管理處，江蘇 鎮江 212028)

近年來，隨著國家對高職院校投入力度的不斷加大，高職院校的國有資產規模不斷擴大、構成日益復雜，現有的管理模式存在職責不明、有令難行、賬物不清、賬賬不符等現象[1]，越來越難以滿足多元化、規模化的資產管理需求。如何提高資產管理和運行的效率，實現對資產的保值、增值，充分發揮高校資源優勢，服務于教育事業的發展[2]，是高職院校亟待解決的一項工作。

本文探討了制約高職院校資產管理工作的諸多因素，從體制、功能和技術等方面研究了高職院校信息化資產管理平臺的構建，以更好地促進高職院校資產管理工作的可持續發展。

1 高職院校資產管理的現狀與分析

當前，高職院校日益增長的固定資產規模與其落后的資產管理模式之間的矛盾，嚴重制約了高職院校轉型發展的步伐。

1.1 體制不健全

傳統的資產管理職能往往被分解隸屬于多個部門，各部門也習慣于從自身職能的角度考慮資產配置，導致資產在管理過程中出現各自為政的現象。管理體制存在的問題造成目標不一致、職責不明確、管理鏈條和信息割裂，形成了資產管理的職能壁壘和信息不暢[3]，導致資產的統籌管理和監督難以順利實施，無法為學校的科學規劃和可持續發展提供支持。

1.2 重購置輕管理

隨著市場對高素質技能型人才需求量的逐步擴大，國家對高職教育的發展越來越重視，加大了對高職院校的投入力度。各高職院校出于提升高技能人才培養質量的目的，高度重視設備尤其是大型儀器設備的購置工作，投入大量人力、物力和財力，召開多種形式的資產購置分析會或專家論證會等。但資產購置后的科學使用與管理往往存在薄弱環節，相對應的資產管理職能履行不到位，導致許多資產被盲目申請、重復購置，造成了資源的極大浪費，某些教學和科研急需的設備卻由于各種原因無法購置。

1.3 信息難以有效共享

大部分高職院校是省屬或市屬學校，事業單位資金來源主要是財政撥款，學校資產要按照財政類的標準制定資產分類賬目進行管理。從教育職能方面而言，高職院校必須接受教育部門的指導和管理，學校資產要按照教育類的標準制定資產分類賬目進行管理。因此高職院校資產同時接受教育和財政兩個職能部門的監督和指導，按照兩種標準建賬。高職院校資產從管理職能角度歸屬資產管理部門，從財務核算與管理角度又歸屬財務部門，不同的部門和建賬標準給規范管理造成了很大的障礙，導致資產信息難以有效共享。

傳統的資產管理軟件為手工模式的簡單電子化，僅具有簡單的統計、匯總和制作圖表等功能。部門與部門、部門與學校、學校與上級之間資產信息無法實時互動與共享，是信息孤島的成因。管理部門無法實時監督資產的出入庫、驗收、維護、調撥和調配等動態管理信息。

1.4 管理意識淡薄

資產管理部門在高職院校管理中往往處于邊緣化地位，優秀人才都及時充實到教學一線單位，資產管理人員素質往往參差不齊[4]。再加上部分管理層資產管理意識淡薄，不能及時建立規范的信息化資產管理標準，造成資產在出入庫、驗收、報廢和調配等業務處理中的隨意性較大，賬物不符、資產閑置、流失現象嚴重，存量資產總額失真。資產核查信息時，無法實時與財務聯動，浪費大量人力、物力，成本高、效率低。

2 構建高職院校信息化資產管理平臺

隨著Internet和Web技術的廣泛應用，資產的信息化尤其是網絡化管理已成為現代高校資產管理的主流方向之一。高職院校亟需建立適合學校日常管理的網絡化的資產動態管理系統平臺，以滿足高職院校不同應用層次資產業務管理需求，解決傳統資產管理存在的問題，提升工作效率。

平臺建設要能實現資產與財務、資產與預算、資產與決算的有效對接，信息共享；要強化資產從“入口”到“出口”的過程監管[5]，實現資產重要指標監控預警；要能滿足教育部門和財政部門資產監管及數據統計需要；在系統設計方面，要充分考慮高職院校各級資產管理人員對系統靈活性、擴展性、易用性的實際要求。

2.1 體制機制建設

2.1.1 建設“統一領導、歸屬管理、分級負責、責任到人”的體制

建立“統一領導、歸屬管理、分級負責、責任到人”的體制，明確資產在使用、管理、決策方面的職責，將資產管理導入規范化軌道。

1) 統一領導。作為全校資產管理的一級管理部門，資產管理處應發揮統一管理、制度建設、過程監督和綜合協調作用，建立全校統一的管理標準、規范、制度和流程，并匯聚全校資產數據。

2) 歸屬管理。將資產按照學校的歸屬劃分，由各歸屬部門具體負責管理。例如：資產管理處負責教學、科研、行政、后勤使用的各類設備、家具、公用房屋、土地等固定資產的管理；圖文信息中心負責圖書、期刊和網絡信息等資產管理；科技產業處負責學校專利、著作、專有技術等與知識產權相關的無形資產管理；財務處負責國有資產的財務核算與管理等。

3) 分級負責。以學校二級單位為管理基本單位，實現各院系、行政或科研部門分級管理，在每個二級院部建立獨立核算的資產臺賬，設立二級資產管理員，規模較大的二級單位可以依次向下設置三級、四級管理。分級負責有利于調動各院系、行政或科研部門的積極性，實現對資產的實時管理。

4) 責任到人。高校資產數量多、分布廣、專業性強，只有發動具體使用人參與，做到責任到人，才有可能將資產管理到位。

2.1.2 合理配置，實現資產管理與預算管理相結合

資產管理和預算管理相結合是提高資產管理質量的必要途徑。為此，應做好以下3方面工作：健全資產配置體系，實現資產配置以及共享共用機制的創新，促進動態信息管理系統的推廣；編制規范化的單位資產預算，強化資產監管與監督力度。將資產管理與單位預算管理結合是現階段資產管理的發展需求，也是高職院校節約資金支出、高效配置資產的必要途徑。

2.1.3 賬賬相符，實現資產賬與財務賬對應統一

早期的高校資產管理軟件大多脫胎于高校設備管理，其主要弊端是不重視財務管理，沒有將資產賬與財務賬相結合，無法做到賬賬相符，不同口徑統計數據不一致，給預算、管理、領導決策帶來障礙，難以適應高職院校資產管理的實際需求。

資產管理系統應結合財務管理，設計好記賬、結賬、對賬3個環節[6]：1) 記賬，系統在流程上應設計財務記賬環節，從源頭上解決問題；2) 結賬，在資產管理中引入財務的結賬周期，每月進行月結賬，明確資產與財務核對時點和范圍；3) 對賬，有了賬冊才能對賬，資產管理系統應按照財務的要求提供資產分戶賬、分類賬、明細賬，一旦結賬數據封存，賬冊不再變化，為對賬提供基本保障。

2.1.4 安全可靠，具有較高的安全級次

資產管理系統在開發過程中，不僅要考慮信息資源的充分共享，更要注意信息的保護和隔離。因此系統設計應分別針對不同的功能模塊、不同的網絡與服務器環境、不同的存儲設備，采取不同的措施，主要包括系統安全機制、數據存取的權限控制等，以確保系統的安全性。

2.2 功能綜述

傳統的資產管理只是包含了資產的生命期管理，具體包括資產的期初建賬、入庫、調撥、維修、原值變動、績效、處置等基本過程，新的政府會計制度要求資產管理應做到與預算相結合、與財務相結合(見圖1)。

圖1 資產管理框架圖

2.2.1 資產處置

按照資產管理制度和財務制度，固定資產的處置應實行完整的處置流程。

處置流程分為2個大流程(如圖2所示)：1) 處置申請，二級單位先申請，資產管理處審核批準后放入待處置庫；2) 處置，學校每學期或每學年進行集中處置。

圖2 處置流程示意圖

2.2.2 資產賬務

資產的信息為財務核算提供來源支持，財務核算以資產信息為初始依據。一方面資產管理是財務管理的有機組成部分，與財務管理密不可分，加強資產管理，有利于提高資金使用效益，提高財務管理水平；另一方面，資產管理又獨立于財務管理，是對財務管理的重要補充。財務處從資金角度管理資產，資產管理處從實物角度管理資產，二者互相結合，既加強了資產管理又規范了財務行為，夯實基礎數據，做到賬賬相符，為預算、管理、決策提供真實完整的數據。

2.3 技術方案

2.3.1 部署方案

軟件部署為B/S模式部署，只需在信息中心部署數據庫服務器和業務服務器，數據庫服務器亦可使用集成數據庫服務。參與資產管理的各級領導、管理員、普通教職工不需要安裝專門軟件，使用自己的辦公電腦通過瀏覽器即可開展相關的業務(見圖3)。

圖3 云平臺系統部署示意

2.3.2 共享互聯，與智慧校園對接

共享互聯可避免“信息孤島”現象的出現，是信息化建設的基本要求之一。

1) 單點登錄。教職工以自己的教工號(或能唯一代表教職工身份的信息)和密碼成功登陸校園網后，即可以該信息默認登陸學校資產管理系統。

2) 信息推送。將資產管理與教職工本人相關的部分，推送到數字校園的個人門戶中，例如個人保管的資產、個人待辦的工作等，方便教職工在個人門戶中概覽全況。

3) 數據集成。將資產管理系統的數據導入校園網數據中心，既方便與其他系統的數據實現互聯共享，也為學校綜合信息分析平臺提供基礎數據支撐。

3 結束語

在國家高度重視職業教育發展的新形勢下，在“互聯網+”背景下，高職院校應及時建設信息化資產管理平臺，從體制機制建設、系統功能和技術等方面入手，利用互聯網技術縱向對口鏈接教育專網和財政專網，橫向鏈接學校和院部，這對高職院校加強固定資產的動態管理和實時監管，不斷優化和提升資產管理效率，進一步增強自身的綜合實力有著重要的意義。