網絡環境下企業檔案管理的信息共享機制建構

滕詠梅

摘 要：在21世紀中，企業建設的重點內容就是企業內部管理工作的信息化建設。可以說優化企業的檔案管理工作是提高企業工作效率的基礎。隨著互聯網的不斷崛起，以信息化技術為代表的高新技術日益發展，從根本上推動了企業管理工作的信息化建設。其中檔案管理也不例外，檔案管理中的信息共享機制既可以使企業的檔案管理系統更加的專業化和科學化，也符合當下時代發展的潮流趨勢。可以說企業的檔案信息在大網絡的環境下，正逐步實現著資源共享，但當今的企業檔案信息的共享仍舊存在著較多的問題，因此本文將從多方面分析檔案管理的工作，從而探討出一些可行的檔案信息共享建議。

關鍵詞：企業檔案管理 大網絡環境 信息共享

引 言

隨著科學技術的飛速發展，大多數人都習慣通過網絡資源來獲取自己想要的信息。在企業檔案管理中，這一點也不例外，可以說利用網絡資源來實現企業檔案管理的信息共享是二十一世紀發展的潮流與趨勢。當然這更是讓企業檔案信息可持續發展的基本要求。但當前仍有許多因素制約著企業檔案信息共享工作的進行。因此，如何針對企業檔案管理的信息共享工作存在的問題采取有效的措施以及如何利用網絡資源切實推動企業檔案信息更大范圍的共享，已經成為企業檔案管理工作的重點問題。

一、企業檔案信息共享機制建設的現狀。

根據資料顯示，我國的一些大型企業基本已經實現了部門的信息化管理，有些企業甚至已經建立了整個企業的信息管理系統，采用多種安全防范措施更加標準化、規范化、信息化的去建設檔案信息共享機制。其中最常用到的是磁盤硬盤異地備份，檔案信息數據庫集群，磁盤、硬盤異地恢復等手段。1隨著網絡技術發展越來越成熟，企業中已經形成了小規模的局域網，采取保密設置、痕跡修改、權限設置等多種措施來保證企業檔案系統的安全。

企業檔案信息化共享建設主要是指在企業檔案的各項資源與管理過程中都實現數字化，巧妙地利用計算機網絡加工和計算機系統的傳輸功能來實現企業檔案信息的有效開發利用和企業資源的合理配置，從而實現企業檔案信息的資源共享。近十年來，我國的企業檔案管理已經有了新的突破，其信息化程度逐漸提高，企業檔案管理已從封閉型轉變為開放型，從傳統慢速的人工管理轉變為現代化計算機智能管理。當然這種改變還是存在著一定的問題，大多數企業的信息共享率和利用率仍舊十分低，檔案信息并未完全的利用起來，在網絡化的信息傳遞與收集過程中還有較多細節問題亟待

改變。

二、企業檔案信息共享機制建設的意義。

（一）可以使企業檔案保存時間更長，實現永久保存。

眾所周知，企業的檔案信息一般而言都是紙質的，不但紙張容易變黃、受潮，甚至有的檔案因為保存不好而被損毀嚴重。有的企業的檔案信息是以光盤、磁帶的形式存放，這也是非常容易受損的，并不能實現永久性的保存。2然而在網絡環境下，以虛擬的形式保存企業的檔案信息可以說只要網絡不消失，并且操作得當，那么企業的檔案信息就會永遠存在。

（二）可以高效地利用企業的檔案信息。

在大網絡環境下，隨著企業檔案信息被不斷地開發，如果完成了企業檔案信息共享機制的建設，那么操作者就可以在任何地點、任何時間上網去搜索檔案的信息資源，這樣不僅可以使企業減少金錢和時間的浪費，更可以高效工作，提升企業的總體辦事質量與效率。網絡環境下數字化的檔案信息傳播的速度快，并且信息密度大。企業需求與檔案信息的快速結合，使得企業檔案信息的潛在價值逐漸轉變為現實價值，從而使企業檔案產生了更大的經濟利益和社會效益。

（三）檔案信息利用的及時性。

一個企業的檔案信息基本包括了設備檔案、人事檔案、業務檔案、會計檔案、文書檔案與基建檔案等。共享網絡信息使得檔案信息從建成到利用的整體時間減少，不但使檔案信息可以及時被利用，更增加了企業檔案信息的時效性，推動了檔案信息新建設的進程。

三、企業檔案信息共享中存在的問題——網絡與檔案信息的結合度不達標

在企業中，可能檔案管理員有十分豐富的檔案管理知識和嫻熟的檔案管理技巧，但是他對計算機的知識掌握的少，只會簡單的操作，不懂檔案信息共享，不會利用網絡工具。又或者是熟識計算機的人員，又不懂檔案的編研、形成與開發，使得網絡操作與檔案管理徹底脫節，不利于企業檔案的信息共享。

四、有關于企業檔案信息共享建設的要求和措施

（一）查詢檔案信息應盡可能的快捷方便。

21世紀可以說是一個信息化的時代，在企業的管理中也希望可以運用網絡直接地調取檔案信息。但是，由于操作人員對計算機的了解，使用程度不相同，他們操作的水平也高低不一。因此在企業檔案信息共享中應該方便快捷的查詢信息，信息共享要具備易操作性和開放性，同時也應該對企業檔案信息共享的程序進行定期的檢查。從而可以使企業工作人員盡快的熟悉企業檔案信息的網上查詢工作。當然也可以派專人、設專職開展檔案信息的共享管理。從而可以快速的解決員工操作過程中出現的各種問題，從而保證了在大網絡環境下企業的檔案信息可以方便地共享和利用。

（二）一定要保證數字化檔案信息的真實性和原始性。

企業的檔案信息可以說是一個企業歷史的真實面貌，更是一個企業的根，因此一定要尊重企業的歷史，不能肆意的去更改已經成型的檔案資料，應該完整、真實又準確地把紙質化的企業檔案轉變為數字化的資料。要尊重原有的檔案信息，不對企業的檔案做更改等額外的處理。在一些圖像文件中不可以因為檔案信息有瑕疵或是字跡潦草，又或是紙張發黃就對信息進行修改、美化等處理。可以采用防篡改的技術以避免企業檔案信息在共享平臺中被篡改。3采用數字化信息就是為了最大程度的展現企業檔案的原有面貌，只有維護好企業檔案的原真性，才能更好的保證共享信息的準確程度。

總 結

總而言之，企業檔案信息共享機制的建設需要不斷的創新和改進。企業的各個部門都需要共同努力，只有這樣才能夠使檔案信息更好的資源共享，更好地服務于企業，提高企業與社會的經濟效益。

參考文獻

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