智慧養老服務管理系統在我國養老檔案管理工作規范化策略研究

朱雁麗

摘 要：由于歷史的原因，我國自建國以來，各機關和企、事業單位干部、職工的住房、醫療費、退休金等各種福利都是由單位和國家統包統管的，正所謂“一切依靠組織，一切依靠黨”。但是，隨著我國老年人口的日漸增多和各項改革制度的不斷深人，養老機構檔案管理工作中的矛盾日益顯得突出。為了確保養老機構檔案管理工作的規范、有序進行，本文設計了智慧養老服務管理系統，在保障老人基本生活的基礎上，使養老機構檔案管理工作更加規范化。

關鍵詞：養老 檔案管理 智慧養老服務管理系統 規范化 研究

引 言

智慧養老服務管理系統是將傳統意義上的社區養老服務站和如今的大數據互聯網相結合，實現了老人從需求到解決需求的所有過程。無論是老人的人身安全問題、就醫問題、日常生活需求還是老人平時的活動、興趣愛好都有完整的管理體系，能夠清楚記錄老人的各種信息，及時提醒老人注意事項等，完整的管理好老人的信息檔案。同時，政府部門對于老人信息檔案的管理也變得更加方便、更有條理。智慧養老服務管理系統致力于科技化管理老人的飲食起居，使老人能夠不受時間和空間約束，得到最好的照護，為老人做好生活保障，使他們無憂無慮的安享晚年。

1、基礎數據管理需求分析

基礎數據管理主要是對街道、社區、服務商家、服務人員以及社區義工等數據檔案進行管理，其分析了智慧養老服務街道轄區、社區服務站、服務、商家、服務人員、社區義工、服務項目管理以及終端管理等。

1.1街道轄區管理

轄區是依次按照省、市、區/縣、街道來進行劃分的。每個轄區都擁有自己的管理員，并且管理員只能夠對自己轄區內的事務進行管理。

1.2社區服務站管理

社區是居民自行組織的團體，每個社區都要指定社區的名稱、地址、負責人等相關信息。社區服務站則是為老人提供生活幫助或者下發商品而存在的站點，一個社區只能夠對用一個服務站。

1.3服務商家管理

服務商是經過挑選之后確定的為老人提供服務的商家，其每個服務商都需要提供商家名稱、組織機構代碼證等全套的商家信息，確保合法性和安全性，并且每個商家都有固定的服務目標和服務類型，防止出現遺漏的現象發生[1]。

1.4服務人員管理

服務人員包含的用戶是自己創建的為老服務團隊以及加盟為老人提供服務的附體服務人員。

2、老人檔案管理需求分析

老人檔案管理為滿足老人檔案電子化需要，打造老人的電子化檔案以方便查閱或者對數據進行調取。將會對老人的信息檔案、健康檔案等進行綜合管理分析。老人檔案管理主要設計了八個子功能模塊，分別是老人檔案審核、老人信息檔案、老人健康檔案、老人用藥記錄、老人體檢記錄、老人就診記錄、老人興趣愛好、老人跟蹤定位的管理。

2.1老人檔案審核

社區服務站人員添加的老人信息在正式存檔之前會有專職用戶對老人檔案進行審核，專職用戶添加的老人信息檔案則不需要上級用戶進行審核操作。

2.2老人信息檔案管理

為了保障老人人身安全，及時處理老人的生活起居問題，老人信息檔案包含姓名、性別、身份證號、社保號、老年證號、所屬社區、聯系方式、養老方式、子女情況等相關信息。

2.3老人健康檔案管理

為了對老人健康狀態能夠及時了解，健康檔案會記錄老人的以往病史、過敏史、在用藥物、體檢記錄以及就診記錄等所有健康信息，以便日后對老人提供相應的醫療服務。

3、老人檔案管理規范化策略

老人檔案管理是將老人的檔案管理統一實現電子化管理，動態數據庫方便政府對老人狀況的調取查看。老人檔案管理將老人的基本信息、親屬信息、健康信息等內容全方位管理。統在用戶添加老人信息之后會有專職人員對老人信息進行審核。審核狀態初始為未審核狀態，在查看所有的內容之后可以選擇對老人的信息通過審核或者是不通過審核[2]。專職人員在對老人信息進行審核時需要填寫的內容包括審核人、審核意見以及審核狀態。為了保障老人檔案管理的質量，在對服務有任何不滿時可以通過撥打客戶熱線對服務人員、服務商家或者是客服人員進行投訴，老人或老人的監護人可以指派人員對投訴任務進行跟蹤處理。對于己經處理完成的投訴會定期進行投訴處理回訪確認投訴的處理情況，投訴處理回訪可以即時記錄在系統中，用戶可選擇回訪狀態、回訪內容等完成投訴處理結果回訪。

4、養老服務檔案知識本體的構建

運用知識管理的理論方法，以養老服務檔案領域的知識為研究對象，通過對服務社區及相關檔案部門的資料搜集和深入調查，對養老服務檔案進行概念層次分析，總結了以下幾點。

1.養老服務檔案知識本體的概念體系的構成。

（1）“個人狀況”包括能夠反映出老年人經濟能力、保障水平、生活環境、情感狀況、健康狀況、興趣愛好、文化水平和職業技能及特長等基本個人特征的各類涉老檔案信息；以及能夠通過智能終端、交互設備、上訪調查獲取的老年人日常行為信息。

（2）“服務需求”包括老年人群中普遍存在的服務需求信息，例如：貧病孤寡需求、日常生活服務需求、精神文化情感需求、長期護理照料需求以及其他需求（老年人的個性化需求）信息?！胺招枨蟆笔丘B老服務檔案知識本體的核心類，需求識別的精準程度是衡養老服務檔案質量高低的重要指標。

（3）“服務記錄”包括服務內容、回執記錄和服務資源三個子類。其中“服務內容”記錄了服務活動的具體形式和工作性質，覆蓋了醫療衛生、安全保障、保健康復、生活起居、休閑娛樂、學習分享、經驗交流、公益活動與志愿服務等領域；“回執記錄”反映了服務活動的實際效果、存在的問題以及老年人的滿意程度?！胺召Y源”記錄了服務活動的資源提供方，包括政府部門、基層社區、養老機構、個人養老資源等主體的基本信息。

2.養老服務檔案資源整合與知識本體構建的關聯。

（1）養老服務檔案知識本體構建是檔案資源整合的依據。以檔案內容特征與個體特征相關性為依據，通過構建養老服務檔案知識本體模型的概念體系類目，明確了各類靜態檔案資源在知識本體樹中的從屬關系，進而實現檔案信息類型與個體特征的關系映射。由于檔案資源整合的標準是以映射關系為基本架構，因此養老服務檔案的知識本體構建是檔案資源整合的依據。

（2）檔案資源整合是養老服務檔案知識本體的有機組成。從檔案知識本體的角度看，個人狀況類是服務需求類和服務記錄類的形成前提，是養老服務檔案建立的起點，只有全方位了解老年人基本狀況，才能保證對老年人需求的識別和服務活動的開展做出正確判斷。檔案資源整合作為掌握老年個體特征的主要手段，全面記錄了老年人的各類背景信息，是養老服務檔案知識本體的重要組成。

3.養老服務檔案知識本體模型中的類與子類的關系。對于每位老年服務對象，其“服務需求類”所涵蓋的具體需求主要由“個人狀況類”分析得出，并且能夠為“服務內容類”提供服務活動開展的依據，即根據需求制訂個性化的服務；“回執記錄類”能夠從老年群體中得到服務活動的反饋信息，評價服務內容與服務資源的整體效果，還能間接反映老年人自身狀況和需求，更新老年人的“個人狀況類”、“服務需求類”信息，從而實現養老服務內容的實時更新，確保養老服務檔案信息的可持續管理和連續性再用。

結束語

綜上所述，智慧養老服務管理系統的實現，一方面降低了子女的壓力，即便是老人生病沒有了自主能力依然可以為老人提供優質的服務和養老環境，對老人的檔案進行科學有序的管理，及時解決老人遇見的問題。盡管如此，系統依舊存在一些問題還未得到解決。例如系統的響應時間依舊未能達到預期的效果等，在之后的系統維護中會將這些問題一一排查解決將系統做到最好。

參考文獻

[1] 武娟. 淺議新時期如何做好養老機構檔案管理工作[J]. 辦公室業務， 2016（17）：76-76.

[2] 陶德禹. 養老服務機構檔案管理規范化實現與分析[J]. 辦公室業務， 2016（22）：129-129.