大數據時代人事代理檔案管理信息化建設探析

顧珂

摘 要：本文從大數據應用特點出發，分析當前人事代理制度下的人事檔案管理面臨觀念和認識的挑戰、創新與安全的挑戰、標準化法制化的挑戰、技術支持不全面的挑戰四大問題，提出要從人事代理檔案管理的內涵認識其信息化建設的意義和作用，并從轉變觀念、隊伍建設、新技術應用等角度，對加快推進人事代理檔案信息化的對策和路徑作了深入探討。

關鍵詞：人事代理；檔案管理；信息化；策略

1 大數據時代人事代理檔案管理信息化建設存在的主要問題

1.1 觀念和認識的挑戰。由于人事代理檔案管理是我國經濟體制轉型時期衍生出的一個新的人力資源檔案管理方式，目前社會上對這個新的管理方式還存在諸多認識和實踐上的偏差：多數人知道人事代理檔案管理是一種新的檔案管理方式，但對人事代理檔案管理功能的內涵和外延缺乏了解。近些年走向社會并流轉工作崗位的人雖然按照人事代理的管理方式，使用了人事代理檔案管理，但對人事代理檔案管理的很多功能和作用缺乏了解，也有部分人員將檔案進行人事代理后就不聞不問，形成“死檔”，部分人員與人才管理中心簽訂人事代理協議后，僅把人事代理檔案管理視為自己申報職稱或開具證明的手段，一旦達到簡單的目的，很少及時傳遞檔案，形成人才中心人事代理檔案管理出現許多“空白檔”。以上種種現象表明：人事代理檔案管理信息化建設滯后，使這項新的人力資源檔案管理方式，沒有充分發揮出它應有的服務作用。

1.2 創新與安全的挑戰。利用現代計算機技術進行人事代理檔案管理，是一種管理方法上的創新，但現代信息技術在信息利用快捷方便的同時，保障信息安全問題更加凸顯出來。一方面現代信息技術和國際互聯網技術本身存在安全缺陷，計算機硬件本身易于遭到病毒傷害和人為的攻擊，同時受到停電和自然災害的影響會造成一定的毀壞。所以人事檔案的信息安全問題，遠比傳統檔案管理模式下大得多，加之信息時代，由于人們逐利思想傾向的發展，人事檔案信息資源被盜賣的風險急劇加大，必須用技術創新和管理模式創新的辦法進行排除。所以，信息化時代的人事代理檔案管理，創新和安全的挑戰是不可忽略的重要挑戰。

1.3 標準化、法制化的挑戰。人事代理檔案管理的標準化是人事檔案管理能否達到方便快捷、高效利用和資源共享的重要環節。傳統人事檔案管理只是在管理環節有一定管理規范，在管理內容中沒有系統的標準化要求，現代信息技術管理人事檔案必須解決標準化問題。標準化必須緊密貼合各行業的人力資源管理工作。對人事檔案和各種人事管理事務制定系統化的管理標準，比如有調動管理、獎懲記錄、合同管理等眾多的人事管理等，系統化標準還必須針對企事業不同的人事管理需求而設計，功能要簡潔專業，有利于提高人事管理效率，同時還要安裝方便，系統易學易用，使人事管理更簡單。

1.4 技術支持不全面的挑戰。以往傳統的人事檔案管理習慣于收集整理、立卷歸檔、查閱轉檔的管理模式，轉為現代化微機管理模式的過程中，往往還是采用以往的管理模式，先手工立卷歸檔，再手工錄入，編制檢索工具，再將檢索工具輸入微機進行儲存，結果事倍功半，這里原因是多方面的，但主要原因是電子歸檔缺乏一套實用便捷的電子軟件，檔案錄入信息技術支持的不全面是目前存在的突出問題，當前一些單位采用電子平板掃描技術，雖然部分解決了原始檔案向電子檔案轉化中的一些效率問題，但在準確率、保密性能等方面仍然存在許多技術問題。

2 以時代眼光從人事代理檔案管理的外延和內涵認識其信息化建設的意義和作用

人事代理檔案管理制度是人力資源管理方式的一種檔案管理制度創新，它的產生與存在是與我國在經濟體制轉型時期的人力資源配置緊密相連的，可以說是與社會主義市場經濟體制相適應的人事檔案管理方式。人事代理檔案管理制度不僅對市場經濟條件下企事業單位合理勞動力配置提供了便利和快捷，也是對我國勞動用工制度改革的支持和優化，對推進社會主義市場經濟條件下經濟社會的有序穩定發展發揮著至關重要的作用，所以，加強人事代理檔案管理信息化建設，應該從人事代理檔案管理的外延和內涵上，深刻認識其信息化建設的意義和作用。

傳統人事檔案管理工作的外延和內涵主要包括相關人員的檔案收集移交、整理分類、保存管理、查閱流轉等環節，大數據背景下人事代理檔案管理工作的外延和內涵擴大了許多，其仍然保持著傳統檔案的保存、管理和傳遞等基本要素，仍然具有查閱個人經歷、學歷、社會關系、思想品德、業務能力、工作狀況以及獎勵處罰等方面的原始記錄材料的基本內涵；依然發揮著為個人入職、升學、流動、晉職提供方便，為用人部門、組織人事部門考察某個人提供原始材料信息的雙重功能。但由于大數據時代的特點，使人事代理檔案管理工作的內涵發生較多的拓展，主要包括以下四個方面：

一是“信息數據量大”。為方便企事業單位選人用人工作的需要，人事代理檔案管理部門要充分發揮大數據現代化手段的采集信息量大優勢，對被管理服務對象的個人相關數據做到充分搜集，不僅包括基本人事信息，而且包括社會關系、德能勤績、社會誠信等信息。

二是“涉及范圍廣”。為方便被管理服務對象的使用，要圍繞新形勢下的社會保障做好人事代理工作，把勞動力的醫保金、失業金、再就業狀況、住房公積金、養老金等信息準確無誤地包括進來。

三是“服務層次深”。 為方便被管理服務對象就業再就業需要，要圍繞不同學歷、不同年齡段、不同專業、不同層次的人力資源開發進行深層次的服務，包括人事政策法規咨詢服務、職業培訓信息咨詢、就業招應聘信息服務等。

四是“適應變化快”。為方便招聘、應聘人事工作的需要，要發揮信息時代變化快的特點和優勢，在廣泛采集信息的基礎上，盡量完善人力資源檔案管理數據庫建設，及時跟蹤更新和修改變化了的個人檔案信息，保證其檔案信息的準確性，添加數據庫的編輯功能，增加分類統計功能，便于分類集中查詢，添加組合查詢功能，使人力資源數據庫在資源共享中發揮作用。

21世紀是信息化的時代，人事代理制度的檔案管理是保管和提供利用人力資源信息的重要職能部門，是最有實用價值的人力資源數據庫，要與時俱進地適應大數據時代的新變化，要求人們重新從人事代理檔案管理工作的內涵和外延中，加深對信息化建設的意義和作用認識，在收集、保管、利用等方面對人事代理工作作出全方位的調整，利用現代信息化技術，把傳統載體檔案管理者從繁雜的查找、翻閱、核對、復制、歸檔等勞動中解放出來，把服務工作放在一切工作的首位，以現代化方式全方位地滿足用人、就業工作的需要。以檔案信息全面、準確、及時為工作標準，以采用檔案信息快速、便捷為效率標準。以全方位、多角度采集信息、大數據分析，生成可視化檔案、可分類查詢為工作深度標準，為優化人才配置、提升管理質量和更好地提供數據化服務，為黨和政府的決策以及企事業單位提供真實可靠的用人依據。

3 加快推進人事代理檔案信息化管理的對策和路徑

3.1 必須轉變觀念。要充分認識到利用現代信息技術是推進人事代理檔案信息管理的唯一途徑。傳統的人事檔案管理多采用紙質檔案整理收集與管理使用，基本是依靠手工操作的方式進行管理，工作效率低下，查全、查準率也很低，信息準確性存在偏差。推進人事代理檔案信息化管理，必須把做好檔案管理工作的觀念轉變過來，由紙質檔案手工整理的模式過渡到利用現代計算機管理的模式中來，基層人事代理檔案管理單位要采用新技術，在國家統一的信息化標準指導下，花大力氣建立完整的人事檔案數據庫，由國家或者省市一級建立一個相對固定的國家級標準的數字庫，建設時按大檔案的概念來考慮檔號的設置、字段設置、檔案的分類，等等，把所有檔案都納入這個標準中來，然后再按專業的檔案門類進行細分，使所有的檔案數據都可以非常方便地導入傳出，達到市級、省級甚至國家級的大檔案中心資源共享的目的，方便于人力資源的全國流動。

3.2 加強檔案隊伍建設。人事代理檔案管理的數字化及現代化，必須有具備掌握現代信息技術又有較高檔案管理技術和較高思想素質的復合型人才才能實現，必須改變現實工作中檔案管理人員對現代化手段和現代化技術以及現代化方法不夠嫻熟的隊伍現狀，要加強檔案工作人員的責任心建設、素質培養、安全意識的教育，制定完善的檔案管理制度，把各項制度落到實處；要有針對性地對檔案數字化加工企業和基層立檔單位檔案員進行專門的培訓，不僅要做好檔案實體整理的工作，更要了解檔案信息化的過程，了解各種檔案新載體的物理性能，掌握基本的網絡安全策略和知識；建立現代化檔案管理人才的培養制度，培養融檔案、計算機管理、信息安全等知識于一體的高端人才，來引領檔案事業的現代化發展。

3.3 加強檔案新技術的應用，減少檔案損耗，保障個人信息安全?，F代信息技術特別是檔案數據庫等基礎技術，可以在檔案管理的全流程中在保障信息安全、減少檔案損耗等方面發揮最大作用。傳統人事檔案在收集管理環節，一般是把收集來的紙質人事檔案資料通過分類，排列裝檔，分卷分架進行管理；在查閱環節由于需要經常翻閱，故紙質檔案很容易產生破損和出現錯漏。加之查閱環節需要多次復印和傳抄，對紙質檔案的機械性損傷在所難免，特別是對原紙質較差的文字檔案會造成較大的損壞，同時也會加速檔案原件的脆化和褪變，檔案的信息安全會受到較大威脅。檔案新技術的應用，在信息收集階段一次性地把人事檔案輸入計算機終端，利用階段可以無數次查閱打印復制，一份檔案可以多家用人單位無數次查詢，原始檔案無需翻動，所以毫發無損?，F代信息技術也為保障個人信息安全提供了技術保障，按照嚴格的密級管理制度和防火墻技術可以基本保障信息安全。

（作者單位：鄭州農村人力資源管理服務中心 來稿日期：2018-12-20）