話說檔案那些事（五）：歸檔：將歷史裝進檔案盒

任漢中

檔案不是一種自然生成物，也不是人們重新制造的新型物品，而是由已有原始記錄通過一定的程序轉化而來的。只是在經過了歸檔程序后才產生了檔案。

歸檔是檔案管理工作中最為普通的一項入門級的工作程序，簡單而煩瑣。基層工作部門通常認為歸檔是將處理完畢且具有保存價值的事情或文件經系統整理后交檔案室（館）保存備案（備查）的過程。更抽象一點的是，將歸檔定義為是存儲有組織的數據。毫無疑問，大家對于歸檔工作的認識至今還停留在事務性的理解上。因此在實際工作中，檔案工作人員是在上級主管部門一系列規章指導下照章行事，將一些原始記錄材料裝進檔案盒，使檔案機構因此而獲得工作對象，檔案管理便可以按部就班地進行了。然而，如果我們從社會和歷史的高度去看待歸檔工作，就會發現歸檔工作遠不是我們想象的那么簡單。

確實，從表面上看，歸檔只是一項簡單的工作程序。而實際上歸檔不僅僅是為檔案管理獲得管理對象，更重要的是為后人解讀歷史積累素材。人們為什么通過歸檔將社會活動中形成的本可隨現實活動的結束而失去現實功用的原始記錄材料留存下來作為檔案？是因為人們開始認識到，這些失去現實功用的材料還具有加強記憶和歷史證據的作用，在人類漫長的歷史活動過程中具有鏈條連接的重要功能，歸檔是為滿足人類社會的某種特殊需求而形成的一項特殊工作程序。歸檔的深層內涵在于，它是人類主體能力和本質力量對象化結果的凝結、積淀和破譯、復活的雙向活動，它是人作為實踐主體對歷史地形成和發展起來的主體能力和本質力量進行確證、保存、占有和延續的內在機制，體現了人類社會發展的自覺能動性和客觀規律性、創造性和依賴性、歷史階段性與活動連續性的統一。簡略地說，歸檔是指人們將在過去的生產實踐和社會生活中所創造的一切物質財富和精神財富以信息的方式加以搜集、儲存和以備重新提取的過程的總稱。也就是說，檔案資源的狀況，對于后人回溯歷史場景或架構歷史記憶具有決定性的作用。

同時，歸檔工作具有強烈的主觀色彩，檔案工作者應當負有重要的責任。人的記憶分為有意記憶和無意記憶兩種類型。所謂無意記憶，是指人們在沒有任何記憶的目的、要求的情況下，也未作出任何記憶的意志努力和采取任何的記憶方法的記憶，因此無意記憶是自發性，并帶有片面性。有意記憶則不同，是有明確記憶目的并采取相應記憶方法和努力的記憶，并具有自控性和創造性。千百年來，人類在社會生活中產生的實踐材料可謂浩如江海，而人們沒必要也不可能全部留存為檔案以作記憶，只能取滄海一粟，或者說沙里淘金，“金”與“粟”都是通過歸檔程序有意選擇的結果，因此，檔案應屬于有意記憶的范疇。既然檔案是有意記憶的結果，必然帶有深厚的主觀色彩。在歸檔程序中，面對眾多的原始記錄材料，歸檔者必須依據價值判斷進行選擇。歸檔者的政治態度、價值取向、文化素養、管理能力等諸多因素會在其中發揮決定性作用。在經過歸檔后，原始記錄材料中哪些能成為檔案，哪些不能成為檔案體現著歸檔者的目的、要求、目標，以及采取的方法和作出的努力，毫無疑問，檔案工作者在歸檔中發揮著決定性的作用。

檔案作為一種社會記憶載體在社會生活中充當著不可替代的角色。檔案作為控制社會記憶的一種工具，其最終目的是要建立適合于社會總體利益的“話語”體系，對社會群體中的意識施以影響并進而達到控制社會的目的。英國社會學家安東尼·吉登斯指出：“在組織內部，檔案是強化監視的關鍵。對于空間是關注過去的事件或是組織本身成員行動的問題，該組織可以通過檔案這一手段將其自身進入過去，并可以確保對未來的某種控制尺度。”在此意義上，吉登斯將檔案看成是社會控制的“一種結構上的媒介，用于在時空中以各種方式來規定行動”。由此可見，檔案工作者所從事的歸檔工作并非一項普通的工作程序，而承載著沉重的社會責任和深遠的意義。歸檔實質上是撿拾人類社會生活中留下的記憶碎片裝進檔案盒中，為現在和將來編織歷史的畫面積累基本素材，直接決定著歷史的還原度，也決定著社會文化的構成要素和發展走向。更確切地說，后人所認識的歷史和社會記憶，是由我們今天的歸檔工作來完成的。檔案工作的社會責任就起始于歸檔工作。檔案工作者應當基于檔案對于社會的意義而認識歸檔對于檔案的意義，我們才能清醒地意識到：檔案工作者的責任重于泰山。歸檔不僅僅是將原始記錄材料裝進檔案盒，而是將歷史裝進檔案盒，歸檔工作的任何疏忽或失誤都會導致歷史的失真。當然，盡管檔案工作的職責要求是盡可能維護歷史的真實，而在實際工作中，受權力關系、社會制度、意識形態、文化觀念、倫理道德等多種社會因素的制約與影響而留存下來的信息資源，其架構的歷史記憶必然是由檔案實際控制者的意識形態和文化規范所決定的，是被重新架構的“過去”，無法忠實地還原真實歷史面貌。所以，我們懷著真誠的愿望收藏檔案以維護歷史的真實時，卻發現已經自覺不自覺地開始背離歷史的真實在構筑我們主觀需要的歷史記憶，并在權力等社會因素作用下成為共同記憶而得以傳承。由檔案構筑的社會記憶無論如何也難以絕對還原歷史的真實。從這個意義上來說：“我們或多或少都是無意識的撒謊者。”因此，歸檔在檔案管理工作中的意義不可小視，它直接影響著檔案工作的社會聲譽和社會地位。

在對歸檔工作進行了深入分析之后，我們應該意識到歸檔并非一項普通的事務性的工作，它連接著歷史和未來，歸檔者也因此肩負著沉重的社會責任。檔案工作要贏得社會的尊重和維護社會的整體利益，就應當從歸檔做起。在歸檔工作中，不僅要客觀、公正、全面，體現對歷史的尊重和忠實，更要有長遠的眼光，著眼于社會發展的未來。

（作者單位：湖北大學歷史文化學院 來稿日期：2018-12-17）