從年表到目錄：1882—1975年加拿大公共檔案館檢索工具的體裁演變

許曉彤

摘 要：本文基于歷史視角，對19世紀至20世紀中期加拿大公共檔案館的年表和目錄進行研究。運用修辭體裁研究中的組織結構法，從文本特征、編制過程、閱讀實踐和社會角色四個維度解析上述檔案檢索工具，并探索其中蘊含的檔案制度、檔案職業與社會價值觀特征。研究發現，作為“知識文化載體”的年表與目錄充分體現加拿大公共檔案館對館藏開放意義、檔案館功能定位、檔案職業認同等問題認識的演進歷程。

關鍵詞：年表與目錄；公共檔案館；檢索；加拿大

1 研究背景

“體裁（Genre）”作為文本組織分析中重要的概念工具，近年來得到了各學科的廣泛應用，被看作是“具有強烈意識形態特征、使文本內涵與社會行為隨歷史進程變化的塑造者”。學者們普遍認為，體裁是各類文本與社會行為的組織與產生方式，二者之間具有復雜、動態的聯系。近年來，體裁理論逐漸受到檔案工作者的關注，并用于研究檔案的功能價值與業務流程。如2012年，《檔案科學（Archival Science）》刊發了一組將體裁研究應用于檔案學的專題論文，其中兩篇論文均將檔案著錄看作是一種特殊體裁。夏蘭·特雷斯（Ciaran Trace）和安德魯·迪倫（Andrew Dillon）將社會認知視角與體裁理論相結合，對美國的檔案檢索工具進行了研究；希瑟·麥克尼爾（Heather MacNeil）則基于體裁理論概述了檔案著錄的概念框架與組織結構。

體裁理論領域的專家艾米·德威特（Amy Devitt）給出了“體裁”更詳細的定義，即“個體行為與反復出現的情景語境、文化語境和語類語境互相塑造的結果”。將德威特對體裁理論的理解引入檔案著錄研究，可以探究檔案著錄與下列語境相互塑造的關系：如檔案工作者通過各類檢索工具使公眾了解館藏信息并獲取相關檔案文獻，此謂情景語境；檔案工作者與檔案機構扮演的社會歷史角色為文化語境；檢索工具在形式與內容方面的特征及其影響可視作語類語境。

安東尼·帕雷（Anthony Paré）和格雷厄姆·斯瑪特（Graham Smart）認為，體裁可以從文本特征（Textual Features）、編制過程（Composing Processes）、閱讀實踐（Reading Practices）和作者與讀者的社會角色（Social Roles）四個維度進行理解。這一理論也可以應用到對檔案檢索工具的分析中，如文本特征對應檢索工具的結構與內容，編制過程對應與檢索工具編制方法與步驟，閱讀實踐對應用戶如何利用和解讀檢索工具，作者與讀者的社會角色則體現在檢索工具反映的職業特征及與之相關的制度。需要說明的是，由于本文研究所涵蓋的歷史時段內幾乎沒有檔案材料記載公眾對年表和目錄加以利用并進行自身知識建構，因此，本文未將閱讀實踐維度作為單獨一章進行討論，而是主要從文本特征、編制過程和社會角色展開研究，并將對閱讀實踐的探討融合在社會角色維度的分析的章節中。

1882年至1975年間，加拿大公共檔案館編制了一系列檔案檢索工具，包括對外出版的年表、目錄、專題指南，以及僅限館內使用的卡片索引、排架目錄等。在加拿大公共檔案館的著錄工作全面走向自動化和標準化之前，1884-1949年作為年度報告附件出版的年表和20世紀50-70年代發布的一系列目錄代表了其檔案開放工作最為深刻且持久的嘗試，因此，本文將主要對這兩類檢索工具進行研究。

2 加拿大公共檔案館及其著錄工作簡介

加拿大公共檔案館的建成與魁北克文學歷史學會（Literary and Historical Society of Quebec）的積極倡議密不可分。魁北克文學歷史學會成立于1824年，由使用英語的社會精英和知識分子組成，致力于推動加拿大歷史研究及相關文獻的恢復與出版。1871年，加拿大自治領成立后不久，學會成員向加拿大眾議院和總督遞交請愿書，意圖使新任政府意識到歷史檔案對國家發展的重要性，請愿書中寫道：“與英、法和美國相比，加拿大的作家和文學歷史研究者似乎處于非常不利的地位，因為他們幾乎接觸不到那些記載了加拿大歷史發展與社會進步的公共記錄、檔案與官方文書。”請愿者們指出，加拿大是一個民族多元、階級多樣、宗教信仰復雜的國家，不能因檔案事業的落后讓歷史成為“傳聞與片面的陳述”或“服務于政治與宗教偏見的傀儡”，建立可靠的“官方歷史”迫在眉睫，目前這些珍貴的材料分散在全國各地，應盡早著手管理已有的檔案文獻，對其進行分類、編目，并長期保存以備查考。

加拿大政府很快對請愿書作出了積極回應。1871年，國會命當時負責藝術與制造業的農業部籌備“檔案館計劃（Archives Program）”，并撥款4000加幣。1872年，蒙特利爾的一位知名記者道格拉斯·布里姆納（Douglas Brymner）被任命為農業部“高級二等書記員（Senior Second Class Clerk）”，負責加拿大自治領的檔案收集與管理。

由于“庫房空虛”，布里姆納上任后的首要任務就是收集加拿大在殖民地時期的歷史文獻。“檔案館計劃”實施的前兩年，布里姆納調查了早期英國在加拿大和英格蘭各地創建的政府文件。第一次前往英國時，他確定了與加拿大歷史相關的檔案的獲取來源，并在多個檔案機構學習了保存、分類和著錄等實踐工作技能。接下來的若干年中，布里姆納在倫敦和巴黎積極開展檔案復制計劃，他派遣20支抄錄員團隊前往英國公共文書局、大英博物館、法國國家檔案館及英法兩國的多個政府部門，將對加拿大歷史有顯著影響的檔案文獻進行手抄轉錄，這些檔案文獻也構成了早期加拿大公共檔案館的大部分館藏，并成為之后編纂年表的主要資料來源。

年表一般作為附件同年度報告一起出版發行，被視為加拿大公共檔案館檔案開放服務的最初形式，也被看作檔案著錄的初次嘗試。布里姆納是年表的推崇者，而第二任館長阿瑟·喬治·道蒂（Arthur George Doughty，任期為1904-1936）則對年表價值表示懷疑。盡管如此，道蒂及其繼任者古斯塔夫·蘭科特（Gustave Lanct?t，任期為1937-1948）依舊堅持年表的編纂工作。直到威廉·凱·拉姆（William Kaye Lamb，任期為1948-1968）擔任館長后，才正式開展系統化的檔案著錄工作，并配套實施了文件與手稿組合制度（Record and Manuscript Group System），以“組合（Group）”為單位編纂并出版目錄。

3 文本特征

文本特征是指文章的結構、論證模式和寫作風格。本研究中的文本特征則側重于年表和目錄的組織結構、文本內容及其隱含的信息。

3.1 年表。在1882年的年度報告中，布里姆納介紹了他從大英博物館復制引進的哈爾迪曼德（Haldimand）和布屈埃（Bouquet）檔案匯集（Collection），并表示其年表編纂工作進展良好。1884年起，布里姆納每年都會在年度報告后附加一卷年表，如哈爾迪曼德檔案匯集年表于1884-1890期間分批出版完畢。

年表既包含文件標題，又包含內容概要，體量巨大，一般數以百頁計。如1887年的哈爾迪曼德年表就達500多頁。通常情況下，年表中的文件需按照時間順序排列在其所屬卷內。例如，通信文書按時間順序分列于通信對象名下，并標記文件產生的時間、地點、在案卷中的頁碼及內容摘要，內容摘要可詳可簡，篇幅從寥寥幾行到洋洋數頁不等。此外，布里姆納還在每卷開頭標明了手抄副本對應的原件的卷號與所在地（如大英博物館、英國公共文書局等）。

1904年，布里姆納去世，道蒂繼任并提出了停止編纂年表的主張。他認為年表提供的信息過于片面，如果歷史學家對具體內容感興趣，就需要前往渥太華查閱，然而這是極不現實的。由此，道蒂發起了一項檔案全文出版計劃，但年表的編纂工作仍未停止，甚至其本人也花費了大量心力在達勒姆勛爵（Lord Durham）檔案的編纂工作上。

如前所述，年表與檔案館的年度報告共同出版發行。布里姆納通常會在報告中著重突出他認為年表中比較新穎的人物及事件并加以評論。例如，布里姆納在編纂哈爾迪曼德年表時，在相應的年度報告中反駁了前人對哈爾迪曼德在州長任上為人殘暴的論斷，并運用相關文書的原件或副本證明哈爾迪曼德的英明領導。與布里姆納不同，道蒂并未在年度報告中提及年表中的歷史事件，而是更專注于列舉本年度各項工作取得的成就，亦添加了關于年表弊端的諸多論述和其關于歷史檔案全文出版的主張。

“年表時代”終結于第四任館長拉姆的上任。特里·庫克（Terry Cook）曾撰文提到：“拉姆任館長的第二年，年表被分散保存在70多份年度報告中。”隨著拉姆對政府文件與私人文書的廣泛征集，加拿大公共檔案館的館藏越發豐富，年表“繁瑣、過時、不適用于現代檔案”的弊端逐漸突出。同時，拉姆也強調了年表的主觀性問題，并提出“年表的編纂是‘省略的藝術，編纂者憑個人興趣全權決定哪些細節該擴展，哪些內容該省略，其編纂結果有失偏頗”。于是，拉姆決定啟用一種新的著錄與利用方式——讓歷史學家能夠了解館藏的基本情況，并通過在全國各地圖書館存放檔案的縮微膠片副本查閱和利用檔案。

3.2 初級目錄與綜合目錄。拉姆任館長期間，加拿大公共檔案館開始以組合為單位進行檔案整理。對于政府公共文件，按照其來源部門或機構整理為文件組合（Record Groups），對于私人文件，則按照其時間順序與功能整理為手稿組合（Manuscript Groups）。1951年，加拿大公共檔案館開始為上述文件和手稿組合出版一系列初級目錄。

初級目錄（Preliminary Inventory）旨在簡明地著錄政府部門、公司、組織和個人產生的文件與手稿。文件組合的初級目錄提供了每個文件組合的概述，包括簡要情況說明、組織結構變動、行政歷史沿革、文件整理、移交與保管信息等，以全面展現文件產生者的背景，同時還分別對文件組合內各個文件系列（Series）進行了著錄。手稿組合的著錄項目稍有不同，它包括名稱、日期、卷數、作者簡介、整理、移交與保管信息及檢索方式（年表、卡片索引、排架目錄等），亦涉及對文件系列級或更低級單位的著錄，作為組合級著錄的補充。1971年起，加拿大公共檔案館開始發布一系列新的目錄——綜合目錄（General Inventory）以取代現有的初級目錄，但二者在結構和內容上并無顯著差異。羅伯特·S·戈登（Robert S. Gordon）亦指出，綜合目錄是對初級目錄的修正與完善，并將其以更為系統化的方式呈現。相比于初級目錄，綜合目錄在檔案文獻的性質、數量、日期及檢索方式等方面提供了更為全面的信息。

通常情況下，多份目錄合成一卷進行出版，每卷包括：一份介紹目錄的編制目的及與其他檢索工具區別的概述、一份介紹卷內各文件或手稿組合性質與特點的說明、一份關于本卷內容的列表。組合級目錄包括以下元素：題名、文件性質、日期、范圍、在各類檢索工具中的檢索號、創建者的行政歷史沿革、文件整理、移交與保管的信息、其他檢索工具信息等。這一著錄元素同樣應用于系列級的著錄中。

在文本特征方面，初級目錄和綜合目錄的突出區別在于綜合目錄更為注重對檔案管理原則與檔案專業術語的采用。來源原則作為檔案管理的基本原則，是指按照原始單位對業務過程中生成與積累的文件進行整理與著錄。文件與手稿組合制度按照檔案的生成機構背景而非時間或主題進行分類，與之前的分類制度相比更突出了對來源原則的尊重，綜合目錄的編制也緊扣了來源原則的要求，如在“MG11殖民地辦事處—倫敦（MG 11 Colonial Office—London）”檔案匯集的綜合目錄中，1952年的初級目錄介紹了三個世紀以來該殖民地辦事處的行政歷史沿革和檔案管理基本情況，而綜合目錄中則對這兩個方面展開了更為綜合、完善的介紹與分析。同時，綜合目錄的編制語言風格漸趨“檔案化”，除了MG11綜合目錄中采用的“原始順序”“證據價值”等檔案專業術語外，其整體語言基調的“檔案色彩”愈加濃厚，許多初級目錄中的常用短語被逐漸替代：如以“Documents”替代 “Papers”，以“Acquired from”替代“Presented by”；對于文件分類整理的表述，也由“Divided into Sections”轉變為“Organized or Re-arranged”等。

4 年表與目錄的編制過程

如果文本特征只是“潛在規律的表現形式”，那編制過程則是指上述規律被編纂的實踐活動。在帕雷和斯瑪特定義下，體裁理論中的“寫作過程”包括信息的收集與分析、寫作與重寫，以及文本寫作技巧等。本文的“編制過程”則是指年表與目錄編制的實踐和慣例。

布里姆納在英、法進行檔案調查與收集期間，發現倫敦公共文書局、愛丁堡總登記處均采用嚴格按照時間順序整理檔案的原則，這與他的思路不謀而合。在后來的一份年度報告中，布里姆納轉引了他于1888年在美國歷史學會（American Historical Society）作的關于檔案整理與著錄方法的報告內容。報告提到他命人將英國陸軍部產生的檔案從哈利法克斯移交至渥太華永久保管并進行整理和著錄，不論案卷來自何種機構，均將它們打散并按照時間順序排列，再根據其主題重新整理與組織。同時布里姆納將為檔案撰寫摘要作為檔案整理時的“休閑活動”，這些檔案摘要也成為之后年表編纂的素材基礎。

由上可知，布里姆納并未采納來源原則的指導思想。與之不同，第二任館長道蒂常被看作是借鑒歐洲檔案管理思想并在加拿大推行來源原則的先驅，但通過考察其與大衛·帕克（1912-1923年任加拿大公共檔案館手稿處負責人）的交往細節可以發現，道蒂似乎“徒有虛名”。在1920年帕克向道蒂提交的一份關于“手稿處1750-1867政府文件整理方案”的備忘錄中，帕克批判道蒂對其按照來源整理檔案的提議不夠支持，還明確提到“道蒂對檔案進館后的工作漠不關心，長期忽視手稿的價值，并將分類工作視為低級‘技能，甚至認為從未接受過任何訓練的人都可以勝任這項工作”。卡曼·V·卡羅爾（Carman V. Carroll）將帕克視為加拿大公共檔案館的“檔案整理之父”，他指出帕克直至1923年辭職都未得到道蒂的回應，并因此深感挫敗。

拉姆任館長期間，隨著文件與手稿組合制度的采用，來源原則得到了前所未有的重視。拉姆這一主張使政府文件不必打散并重新整理，而是和來自同一部門的文件一起保管。對于非政府文件，拉姆主張按照時間和功能進行整理，雖然這不符合尊重全宗的思想，但總體而言，文件與手稿組合制度的采用已然體現了分類思想的進步。1972年，時任館長威爾弗里德·I·史密斯（Wilfrid I. Smith）指出，文件與手稿組合制度從源頭解決了檔案分類的難題。

5 年表與目錄的社會角色

社會角色是指作者或讀者在創建或利用文本中的角色定位及其相互關系。本文重點關注加拿大公共檔案館年表與目錄中所體現的對用戶需求的認知變化過程，以及檢索工具功能定位的演化路徑。

如前所述，加拿大公共檔案館是在魁北克文學與歷史學會的倡議下建立的，其成員均由精英與學者組成，他們可被視為加拿大公共檔案館的第一批用戶。學會成員們主張對檔案進行保管與收集，以便使更多和他們一樣擁有“高貴夢想”的學者一起將檔案館變成“歷史研究者心之所向的麥加圣地”。

布里姆納及其繼任者道蒂、蘭科特均將歷史學家看作檔案的主要利用者。正如米勒所言，“加拿大公共檔案館的第一代檔案工作者將其對歷史研究的熱愛蘊于對檔案管理的理解之中”，年表的編制則反映了上述愿景，比如檔案材料被按照時間順序排列，以便歷史學家查看“事件自然發生的過程”，且每份文件的內容（日期、關鍵人物、地點、活動等）均被提取并編制成摘要。此外，年表還有一重隱含的目的，即向世人展示加拿大的偉大歷史。正如布里姆納1885年報告中所說：“通過為文件編制摘要，闡述加拿大歷史上鮮有人知的重要事件，能夠使館藏的價值得以彰顯。”

和布里姆納相同，道蒂也懷有同樣的愿景，但他卻更主張出版完整的檔案文獻以服務歷史學家。盡管如此，年表的編纂工作仍在繼續。加拿大公共檔案館的前三位館長均將自己視為史學研究的推動者。尤其在布里姆納和道蒂任上，歷史學家與檔案館的關系十分密切。道蒂亦通過在加拿大公共檔案館開展歷史研究的暑期課程項目增進與各個大學歷史學家的聯系。

加拿大公共檔案館成立前50年內，工作重點在于書寫歷史和推動歷史研究。之后的50年內，隨著規模進一步擴大，其工作重點轉向了政府公共文件的收集與管理。關于檔案館角色定位的爭論之聲亦逐漸增多。特里·庫克這樣描述1950年后北美長達20年的“檔案革命”：“檔案職業、檔案機構及檔案館藏不斷發生著變化。關鍵的變化在于檔案機構從熱衷于收集‘類文物或英雄人物的個人檔案轉向采取更為學術化、系統化和專業化的方法獲取當代社會的記錄，特別是對新興政府文件進行有效的管理。同時，檔案工作者的角色也逐漸從僅為歷史學家保管文獻的被動‘守史人轉向為服務更廣泛用戶的學者型檔案工作者。”庫克認為拉姆是這場變革的主導人，并認為其成就主要體現在三個維度：第一維是檔案鑒定，第二維是政府文件管理，第三維則是服務現代學者。

檔案著錄實踐屬于拉姆的第三維成就。庫克指出：“拉姆不僅僅從歷史學家的角度出發來思索檔案著錄問題，而是意識到除歷史學家外，經濟學、社會學、地理學等各學科的研究者也對檔案利用有著強烈需求，檔案工作者應該盡其所能為各學科研究者提供一視同仁的幫助。”由于針對歷史學家編制的年表并不能滿足各學科研究人員的需求，拉姆提出應當建立一套更為系統的、可以快速確定檔案館藏是否滿足用戶需求的著錄方案，在這一背景下，目錄應運而生。與年表反映了編纂者的個人興趣與喜好不同，目錄著重突出機構的行政歷史背景和其中包含的所有文件內容，從而提供了比年表更為廣泛和客觀的信息。

對檔案用戶群體認識的革新引發了檔案工作者對自身職業定位的思考。隨著加拿大公共檔案館管理的政府文件不斷增多，整個加拿大的檔案工作者都在討論檔案職業的角色定位——檔案工作者是歷史學家嗎？抑或是服務于政府的行政人員？20世紀70年代后期至20世紀80年代，加拿大《檔案（Archivaria）》雜志上刊發了一系列關于檔案工作者的角色定位、檔案和檔案工作者與歷史、歷史學家、政府、行政部門、信息、文化之間關系的論文，爭論聲此起彼伏。與此同時，檔案界也在思考檔案教育的必要性，部分檔案工作者建議不應將檔案學置于歷史學的教育體系下，或僅對檔案工作者進行實踐培訓，應開展體系化的檔案學專科教育。

上述關于檔案工作者角色定位、人才培養、專業發展的探討體現著檔案工作者不再將自己劃歸于歷史學家或圖書館員等群體，其職業認同感越發強烈。在檢索工具的編制中，檔案工作者也不斷努力彰顯其獨特之處，從年表到目錄，檢索工具的語言風格從歷史研究的“學院派”逐漸轉向檔案的“職業化”。如前文提及的MG11綜合目錄中，“來源”“原始順序”等專業術語的采用無不體現著檔案職業的元素。

6 結論

正如米勒所言，加拿大檔案事業發展的早期，文獻遺產保護作為與國家建設息息相關的“公共責任”，由自治領政府負責，具體而言，即由加拿大公共檔案館負責。多年來，加拿大公共檔案館的歷任館長秉承著這種責任感，意圖通過檔案喚起人們的愛國主義情懷。在布里姆納和道蒂的領導下，檔案館的首要職能是鑒定與獲取對加拿大歷史研究最有價值的檔案素材。布里姆納始終懷著歷史視角撰寫報告并編制年表，他認為通過時間順序整理檔案并編寫摘要能夠為歷史學家清晰地展現歷史事件的原貌。盡管道蒂不贊同將年表作為檔案檢索利用的主要途徑并提出開展全文出版計劃，但年表的編制工作仍持續至20世紀。布里姆納、道蒂和蘭科特均認為自己從事的是歷史事業，并從屬于歷史學家群體。

這一看法在拉姆上任后得以轉變。拉姆積極采用文件與手稿組合制度并編纂了目錄，這被看作是加拿大公共檔案館著錄工作的重要轉折點，同時加拿大的檔案機構和檔案職業亦發生了根本性變革。檔案機構從僅收集歷史文獻轉向對當代政府記錄的收集與管理，檔案工作者也從被動的“守史人”轉向為服務更廣泛用戶的學者型人員；檔案機構將來源原則、尊重全宗的基礎理論引入檔案管理實踐，以“組合”為單位進行檔案整理；檔案人逐漸使用更專業化的術語編制目錄……均體現著加拿大公共檔案館對檔案、檔案工作獨特性的認識逐漸深刻，其職業認同感也愈加強烈，加拿大的檔案工作亦不斷向體系化、專業化的方向發展。

本文對年表和目錄的文本特征、編制過程和社會角色進行了分析，發現在上述維度中，均能提煉出加拿大公共檔案館在檔案開放意義、檔案工作者與用戶的關系及檔案職業認同感等問題上的認識。年表與目錄分別以其各自的方式體現并延續著加拿大公共檔案館的工作目標，也體現著檔案工作者對檔案的屬性、檔案學術研究和檔案工作的理解與信念。

（譯者單位：武漢大學信息管理學院，圖書情報國家級實驗教學示范中心（武漢大學） 來稿日期：2018-12-20）