中國少數民族語言檔案雙語著錄規范研究

趙生輝　胡瑩

摘 要：少數民族語言檔案的科學管理是我國民族地區檔案管理工作面臨的特殊性任務。本文在介紹我國民族地區語言文字多樣性特征的基礎上，提出并界定了少數民族語言檔案雙語著錄的概念，分析其現實意義，探討了少數民族語言檔案雙語著錄的內容與過程、質量控制、多語言主題標引支持等問題。本文的結論對我國少數民族語言檔案管理水平的提升和多語種檔案信息資源的共享具有重要的參考價值。

關鍵詞：檔案著錄；雙語主題詞表；多語言信息管理

Abstract： The Scientific management of archives in minority languages is the specially task of archival organizations in minority residences regions of China. Based on introduction of language diversity characters of China， the conception of bilingual description is suggested and its practical meaning is analyzed. Then， the issues such as content， procedures， quality control， multilingual subject indexing are discussed. The conclusion of this paper is significant to management standard enhancing on archives in minority languages as well as multilingual archival information sharing.

Keywords： Archive description； bilingual thesauri； multilingual information access

1 中國少數民族語言檔案雙語著錄概念與意義

著錄（Description）是檔案整理和編目工作的基本環節，其成果構成檔案檢索和利用的基礎。在絕大多數情況下，我國檔案工作者需要進行著錄的檔案是以國家通用的漢語和漢字作為記錄符號的，著錄用文字也是漢字。然而，我國絕大多數民族地區的檔案管理工作是在多語言環境下進行的，管理的對象除了國家通用語言文字檔案之外，還涉及為數眾多的少數民族語言檔案。由于語言文字的差異性，少數民族語言檔案的著錄工作所面臨的管理需求要更加復雜。例如，檔案著錄要盡可能保證著錄信息的“原始性”，對題名、責任者等關鍵信息原則上要進行“照錄”，而不是將其翻譯為另外一種語言文字，因此少數民族語言檔案最好采用對應語種的文字進行著錄。然而，民族地區檔案管理工作最終是要為所在地區的社會大眾提供服務的，在絕大多數當地公民并不能識讀少數民族語言文字的情況下，將其翻譯為國家通用語言文字版本以便更多的人可以理解又是一種現實的需求。因此，對少數民族語言檔案同時采用對應語種的少數民族文字和國家通用語言文字進行著錄就是一種可以兼顧上述兩種需求的解決方案，即本文所述的“雙語著錄（Bilingual Description）”。中國少數民族語言檔案的雙語著錄也符合行業標準的要求，《DA/T 18-1999 檔案著錄規則》規定：著錄用文字必須規范化，漢字應使用規范化的簡化漢字，外文與少數民族文字應依照其文字規則書寫。由此可見，漢字、少數民族語言文字、外文都是可以作為檔案著錄用文字的。

綜上所述，少數民族語言檔案雙語著錄是指民族地區檔案管理人員遵照國家檔案著錄規則，在各類受控檢索語言的支持下，采用特定語種少數民族文字和國家通用文字分析記錄少數民族語言檔案內容和形式特征并生成兩種文字版本檔案目錄數據的過程。需要說明的是，本文所述雙語著錄主要限于當前在民族地區社會生活中具有較強社會影響力，文字信息處理技術相對成熟的蒙古文、藏文、維吾爾文、哈薩克文、柯爾克孜文、壯文、彝文、傣文、朝鮮文等少數民族語言文字形成的檔案，我國歷史上曾經存在過但目前已經完全退出社會生活的西夏文、契丹文、女真文等古文字的歷史檔案不在雙語著錄工作的范疇當中。

少數民族語言檔案的雙語著錄最大限度保障了檔案目錄信息的“本真性”特征，又考慮到絕大多數檔案利用者的服務需求，對于提升民族地區少數民族語言檔案管理工作的水平具有非常重要的意義。更為重要的是，如果全國各少數民族地區都基于統一的受控語言進行當地少數民族語言檔案的雙語著錄，則可以通過國家通用語言文字為中介，將各少數民族語言檔案信息聯結為統一的整體，為更大范圍內的跨語言檔案檢索與利用提供支持。因此，中國少數民族語言檔案雙語著錄是民族地區檔案管理工作科學化的客觀需求，也是推動我國多民族語言檔案資源共享的重要舉措。

2 中國少數民族語言檔案雙語著錄內容與過程

中國少數民族語言檔案雙語著錄需要遵循《DA/T 18-1999 檔案著錄規則》要求，對題名與責任說明項、稿本與文種項、密級與保管期限項、時間項、載體形態項、附注與提要項、排檢與編號項等著錄項目進行全面著錄。與單一語種檔案著錄有所不同的是，雙語著錄是將一種語言文字檔案的語義信息通過兩種語言文字進行描述和記錄的過程，需要盡最大可能保障兩種語言文字版本檔案目錄數據的語義對等性。為此，需要在著錄之前確立以下原則：第一，雙語著錄只需要對語言文字進行轉換，所有涉及編號的著錄項目不需要進行翻譯，照錄原有著錄結果。例如，排檢與編號項、檔案館代碼、檔號、電子文檔號、縮微號等著錄項兩種文字版本的著錄結果保持一致。第二，分類號、主題詞等涉及檔案標引的著錄項目可以留到最后進行著錄，例如，在國家通用語言文字版本的絕大多數著錄項完成的情況下，可以通過查閱《中國檔案分類法》和《中國檔案主題詞表》確定國家通用語言文字版本的標引結果，分類號可以保持不變，主題詞需要翻譯成為與其內容最接近的少數民族語言詞匯。第三，原則上雙語著錄過程中著錄項目的排列順序和格式保持不變，個別語種少數民族語言文字除外。例如，蒙古文的書寫規則是自上而下豎行排列，維吾爾文的書寫規則是自右到左，這部分少數民族語言文字的著錄需要在保持著錄項目內容和順序不變的情況下遵從其原有書寫規范，設計不同形式的著錄目錄格式。第四，著錄過程中盡可能使用與檔案本身內容信息較為接近的詞語，如果少數民族語言檔案中使用的某個詞匯在國家通用語言文字當中找不到對應的詞匯，也可以采用音譯方式表示，例如，我國民族地區的地名、人名等信息都是采用音譯方式產生的特定詞匯。第五，針對古代文字和現代文字差異性較大的少數民族古文字歷史檔案，可以在題名照錄的情況下，對其他著錄項目采用現代文字進行著錄。在對少數民族語言古文字無法識讀和理解的情況下，可以向相關領域專家學者尋求幫助。例如，回鶻蒙古文與目前我國內蒙古自治區正在使用的現代蒙古文有著非常大的差異，如果要對這些古文字歷史檔案進行著錄，需要可以識讀這種文字的專家參與才可以完成。第六，當同一檔案當中包含有兩種或兩種以上少數民族語言文字時，對其著錄可以根據需要靈活安排，可以選擇當地通用的少數民族文字和國家通用語言文字雙語進行著錄，也可以采用每一種少數民族語言文字進行單獨著錄，檔案著錄結果有可能出現三種文字甚至更多的文字。例如，西藏自治區檔案館所收藏的一些歷史檔案就是同時采用藏文和蒙古文兩種少數民族文字，此時可以分別采用三種文字進行著錄。第七，為保障著錄結果不出現亂碼，著錄用文字處理軟件最好使用Unicode作為底層代碼方案。如果個別詞匯無法通過計算機進行錄入，也無法通過符號組合生成新字詞，可以在系統中采用特點代碼進行標注。

少數民族語言檔案的雙語著錄通常可以通過以下模式來實現：第一，直接雙語著錄模式。由同時掌握國家通用語言文字和少數民族語言文字的著錄工作人員對同一檔案采用兩種語言文字分別進行著錄。這種方式對著錄人員的語言能力和專業素質有著非常高的要求，實踐中符合這一條件的工作人員數量較少。第二，階段雙語著錄模式。階段雙語著錄分兩個階段進行：首先由精通少數民族語言的檔案著錄人員先采用少數民族語言文字進行著錄，之后由另外一名同時掌握兩種語言文字的工作人員將著錄結果翻譯為國家通用語言文字。第三，并行雙語著錄模式。所謂并行雙語著錄，是指針對已有國家通用語言文字版本的少數民族檔案，由兩名工作人員按照統一要求分別進行少數民族語言文字的著錄和國家通用語言文字兩種文字的著錄。這種模式對翻譯人員要求較低，但兩種版本分別進行著錄，可能會出現部分著錄項目不完全一致的情況。第四，反饋雙語著錄模式。反饋雙語著錄主要針對國家通用語言文字檔案少數民族語言文字譯本的著錄需要，首先根據國家通用語言文字版本內容，采用國家通用語言文字進行檔案著錄，之后將著錄結果再翻譯為對應語種的少數民族語言。這種模式主要針對漢語檔案的譯本，不能直接針對少數民族語言檔案進行著錄。在實踐中，民族地區檔案管理機構究竟采用哪種模式著錄，需要綜合考慮著錄對象類型、雙語版本是否存在、機構雙語工作人員的數量和語言能力等多方面的因素，選擇最適合的雙語著錄模式。

3 中國少數民族語言檔案雙語著錄控制與優化

民族地區檔案管理機構無論采用哪種模式進行少數民族語言檔案的雙語著錄，都需要至少在其中一個環節對整篇檔案或者檔案目錄數據進行翻譯，翻譯工作的質量直接決定了檔案著錄數據的質量。因此，雙語著錄的核心矛盾就是如何將源語言檔案信息準確無誤地轉換成為另外一種語言文字的等價語素。為了確保雙語著錄工作成果的數據質量，民族地區檔案管理機構通常需要對著錄過程中可能影響翻譯質量的因素入手，逐一采取措施，盡可能減少這些因素可能造成的著錄結果的偏差。第一，人才是從事檔案管理和服務工作最為關鍵的要素。民族地區檔案管理機構應該配備精通少數民族語言文字和國家通用語言文字的雙語翻譯人才，同時加強檔案管理相關知識的培訓，使其能夠準確把握檔案著錄工作中對著錄成果翻譯的規則與要求，滿足高質量完成少數民族語言檔案雙語著錄工作的需要。為此，民族地區檔案管理機構需要把高素質雙語檔案管理人才的培育納入工作規劃，通過與相關高校聯合培養方式，使其同時在語言能力和專業能力方面得到全面提升。第二，建立科學規范的雙語著錄工作流程，通過多重校核降低出現語言文字失誤的概率。例如，雙語著錄結果通常需要不少于兩名工作人員的相互審核，以便發現翻譯過程可能存在的問題。對于部分內容非常重要的少數民族語言檔案，除本機構內部校核之外，還應該尋求中國民族語文翻譯局、地方政府下屬的民族語言文字翻譯機構的支持，進一步確認雙語著錄結果的質量。對于部分內容相對專業的少數民族語言檔案，如果工作人員難以準確把握檔案的內容，則雙語著錄的結果除了要由至少兩名從事少數民族語言檔案管理的工作人員相互審校之外，還應該由對應領域的專家學者進行把關，以確保著錄結果的準確性。第三，開發專門的少數民族語言檔案雙語著錄計算機輔助系統，內置少數民族語言文字和國家通用語言文字的機器翻譯程序模塊，為工作人員選擇對應的詞匯提供自動化支持。例如，中國民族語文翻譯局目前可以提供漢文、蒙古文、藏文、拉丁維吾爾文、現代維吾爾文、哈薩克文、朝鮮文、彝文、壯文等文字信息的計算機在線翻譯和智能校對等服務。總之，民族地區檔案管理機構在進行少數民族語言檔案雙語著錄時應該從人、流程和技術等多個方面采取措施，使雙語著錄工作始終處于可控狀態。

主題標引是檔案著錄工作的核心任務，通常需要根據統一的邏輯參照體系，對著錄對象的主題信息進行描述和記錄。由于語言文字的復雜性，“一詞多義”“多詞近義”“歧義”等現象在各類語言當中普遍存在，完全依靠人工翻譯費時費力且著錄成果的一致性得不到保障。因此，如果民族地區檔案管理機構可以為其著錄人員提供雙語自動關聯支持，使其在進行檔案著錄時可以較為熟悉的語言文字進行著錄，著錄結果一旦選定則自動與另外一種語言對應的語言要素建立聯系，自動組成生成另外一種語言文字的檔案目錄數據，而上述構想可以使用“受控語言”來實現。受控語言是為保證信息組織和檢索的一致性而設計開發的一種人工語言，在檔案管理領域通常是以檔案分類表和檔案主題詞表的形式來體現。主題詞表即敘詞表，是一種以經過規范化處理的自然語言詞或詞組作為檢索標識來表達文獻主題概念的人工檢索語言，是進行文獻主題標引、建立主題索引和開發目錄數據庫的重要工具。在檔案管理領域，我國政府所編制和頒布的《中國檔案主題詞表》屬于單語種主題詞表。隨著我國主要語種少數民族語言文字信息處理技術的逐步成熟和應用范圍的逐步擴大，在《中國檔案主題詞表》的基礎上開發可以融合國家通用語言文字和少數民族語言文字的多語言版本檔案主題詞表，為少數民族語言檔案的高精度主題標引和高水平多語種檔案信息管理系統的建設提供邏輯參照體系就成為亟待研究和解決的問題。“多民族語言檔案主題詞表”是以國家通用語言文字為核心，可以實現國家通用語言文字主題詞和各少數民族語言文字主題詞之間語義映射和關聯關系的多語種檔案主題詞表，是實現跨語言檔案主題信息檢索的基礎性工具。根據我國語言文字工作的實際，“多民族語言檔案主題詞表”由若干個雙語子表構成，各個子表可以獨立運行，也可以按照總表模式統一運行。按照子表獨立模式運行時，參照各子表進行少數民族語言文字主題標引的結果主要用來支持當地少數民族語言文字與國家通用語言文字檔案信息的跨語言檢索。例如，內蒙古自治區檔案管理部門可以參照《中國檔案主題詞表M-ZH（蒙漢版）》進行蒙古文檔案的精準主題標引，標引的結果是用蒙古文來標注的，但是邏輯上與用漢語的等價主題詞進行標注是一致的，檔案信息檢索系統可以根據詞表的邏輯關聯將其作一體化處理，用戶無論是通過漢字還是蒙古文主題詞進行檔案信息檢索，都可以得到蒙漢兩種語言文字的檔案信息。“多民族語言檔案主題詞表”可以使檔案管理人員擺脫繁重的少數民族語言檔案翻譯工作，直接使用少數民族語言文字進行主題詞標引，通過詞表映射與國家通用語言文字、其他語種少數民族語言檔案主題詞建立隱含的邏輯關聯。

參考文獻：

[1]中華人民共和國檔案局官網. DA/T 18-1999 檔案著錄規則[EB/OL].http：//www.saac.gov.cn/xxgk/2015-05/28/content_100320.htm.[2018-05-16].

[2]中國民族語文翻譯局官網.智能翻譯系統[EB/OL].http：//www.mzywfy.org.cn/translate.jsp.[2018-05-16].

[3]洪漪.檔案信息組織與檢索[M].武漢：武漢大學出版社，1999.11：45-47.

[4]肖秋會.檔案信息檢索[M].武漢：武漢大學出版社，2011.8：58-61.

[5]馮惠玲.檔案文獻檢索[M].北京：高等教育出版社，1999.6：33-35.

[6]趙生輝.中國少數民族語言數字檔案管理協同管理的戰略構想[J].檔案學通訊，2016（3）：88-92.

[7]趙生輝.中國少數民族語言數字檔案館的建設構想[J].檔案學通訊，2012（3）：52-57.

[8]趙生輝.中國少數民族語言電子文件雙語著錄研究[J].蘭臺世界，2012（2）：39-41.

[9]尚姍，高文靜.國內外檔案著錄準則比較研究[J].檔案學通訊，2014（2）：100-104.

（作者單位：趙生輝：西藏民族大學管理學院；胡瑩：云南大學歷史與檔案學院 來稿日期：2018-12-13）