高中學校檔案網絡信息化管理微探

摘 要：隨著互聯網的普及，人們在日常工作生活中基本都使用電子文件，傳統的學校檔案管理模式面臨著挑戰和機遇，檔案網絡信息化管理成為了高中學校檔案管理發展的必經之路。本分重點分析了高中學校檔案管理存在的問題以及實施檔案網絡信息化管理的重要性。

關鍵詞：高中學校；檔案；網絡信息化；管理

隨著科技的快速發展，網絡技術已經覆蓋到人們生活和工作的方方面面，檔案管理工作也不例外。新時期，檔案部門也逐漸改變為積極為人們提供信息服務的重要機構。檔案網絡信息化管理打破了傳統檔案管理的時間和空間限制，人們可以根據自己的需求進入檔案管理系統去查閱自己需要的檔案信息，并且及時、全面的了解學校的管理和發展狀況。檔案網絡信息化管理能夠為高中學校的發展提供準確、有價值的檔案信息資料，最終實現檔案信息資源共享。

1 高中學校傳統檔案管理存在的弊端

1.1 檔案的保密性和安全性較低

傳統的高中學校檔案管理模式較為落后，學生信息管理主要依靠工作人員手工錄入，效率和保密性較低。多數檔案管理工作人員的知識結構落后，和時代脫節，不能熟練掌握計算機技術，無法準確、規范的把學校的檔案基本信息錄入，致使信息出現錯誤、遺漏等情況出現。檔案接觸的主體較為廣泛，使檔案的保密性受到威脅。假如檔案的安全工作無法保障，就會造成嚴重的后果。

1.2 工作任務繁重、效率較低

高中學校每年都有大量的學生畢業，新生入學、教職工出現變動，就會需要錄入和變動大量的數據，檔案需要頻繁變動，采用人工管理模式來進行檔案管理，信息量較多，任務繁重，致使檔案管理工作人員的工作效率偏低，同時學校也需要耗費大量的人力和物力去完成此項工作，增加學校的經濟負擔。

1.3 查詢檔案較為麻煩，更新和維護數據較為困難

高中學校檔案如果出現累積或者累積時間較長，就會產生大量的數據和文件，采用傳統的檔案管理方法，讓工作人員手工查詢、更新和維護都是較為困難的。想要查閱一份檔案資料就需要在大量的資料中查詢，如同大海撈針，致使需要的時候找不到，不用的時候隨意亂放。學校需要花費大量的時間、人力、物力和財力去整理、規范這些混亂的檔案，最終就會影響高中學校檔案管理工作的質量。

2 互聯網技術在高中學校檔案管理中的運用

使用計算機技術，把高中學校檔案信息資料轉化成電子信息，建立網上數據庫。能夠推動高中學校檔案管理工作的發展，進而實現檔案管理信息化、網絡化、現代化，解決目前高中學校檔案管理中存在的問題，提高工作效率，優化資源配置，實現資源共享。

2.1 檔案工作重點發生變化，統一規定資料標準

高中學校檔案管理工作要想跟上時代發展的步伐，實現“廣泛、快速、精準”的要求，就需要把檔案管理工作重點放在信息的傳遞和加工這兩方面，傳統的檔案保存位置放在之后。進行現代化檔案管理工作，使用計算機進行檔案管理，這是實現現代化檔案管理的重要內容。運用計算機，檔案管理工作人員和使用者不用再花費大量的時間和精力進入檔案庫。查閱和使用檔案不用再接觸檔案的原件，使得檔案資料的壽命增長。使用計算機對檔案數據進行一體化處理，大大的提高了學校檔案的管理效率和質量，使信息技術在檔案管理中的作用得以全面發揮。檔案工作人員的工作性質也發生了變化，從以往的保存資料，轉換為審計資料，時刻關注檔案信息的完整、準確、連續和真實。使用互聯網技術把高中學校的歸檔資料標準統一規定，保證歸檔資料清晰、方便閱讀。

2.2 增強檔案管理工作人員的綜合素養，實現現代化檔案管理模式

高中學校要想實現現代化檔案管理模式，就要采用無紙化管理方法，使用信息管理系統，使檔案資料的形成實現一體化模式。這種方法能夠節省大量的時間、人力、物力和財力，使用計算機管理使文件插入、信息存檔、信息查閱等更加方便，減輕了檔案管理工作人員的負擔，提高了工作效率。檔案工作人員需要不斷學習檔案管理和計算機新知識，廣泛閱讀各方面知識。深入研究檔案管理，樹立先進的管理理念，不斷拓寬視野，提高檔案管理水平和使用計算機快速、便捷的檢索能力，進而滿足人們的不同需求。使用電子加密技術來機密管理文書檔案，滿足廣大用戶的具體要求。

2.3 使用檔案的保密性，提高檔案管理工作水平

計算機技術具有超大存儲空間，快速存儲速度以及動態化的管理等優點，高中學校利用計算技術對檔案資料進行管理，能夠實現檔案的編輯等功能。要想實現檔案的較高保密性，可以使用計算機把檔案學校檔案資料制作成文件，進而提高學校檔案管理水平，降低工作人員的負擔，提升工作效率。進而逐漸提高檔案的網絡信息化水平。

綜上所述，隨著互聯網技術的快速發展，高中學校檔案實現網絡信息化管理變為尤為重要。而高中學校的檔案管理工作和學校整體管理有著密切聯系，因此，學校領導階層應該把檔案信息化建設作為工作重點，構建完善、高效的檔案網絡管理系統，進而實現檔案網絡信息化管理模式。

參考文獻

[1]唐風華.高中學籍檔案網絡信息化管理芻議[J].陜西檔案，2016.6.

[2]閆明.芻議高校檔案管理網絡化建設[J].經營管理者，2016.24.

作者簡介

李秋峰（1971-），男，漢，大專，山東省萊蕪市，初級，研究方向：檔案管理。