電子文件時(shí)代文檔一體化管理措施探討

田曉輝

摘 要：隨著信息技術(shù)的發(fā)展，我國的文件管理已經(jīng)進(jìn)入電子文件時(shí)代。電子文件成為辦公系統(tǒng)中主要文件形式，且人工管理逐漸被電子管理所取代。電子文檔管理具有高效率、易存儲的優(yōu)勢，且文檔一體化管理的實(shí)施，保證了文件信息資源得到最大限度的開發(fā)和利用。因此，在電子文件時(shí)代，文檔一體化管理是文檔管理工作的必然趨勢。本文闡述了電子文件時(shí)代文檔一體化管理的含義及必要性，并提出了建設(shè)電子文檔一體化的相關(guān)措施，希望為相關(guān)單位加快文件一體化建設(shè)提供有益的參考。

關(guān)鍵詞：電子文件；文檔一體化管理；檔案

1 文檔一體化管理

文檔一體化管理指的是運(yùn)用文件生命周期的理論，從公文和檔案管理工作的全局出發(fā)，將其融入統(tǒng)一的管理系統(tǒng)中，使之成為一個有機(jī)的整體，實(shí)現(xiàn)對文件的全過程管理和檔案信息的前端控制，達(dá)到文件與檔案資源的最佳管理和利用效果。推行文檔一體化管理就是要消除文檔工作和檔案工作的障礙，實(shí)現(xiàn)兩者之間信息的共享，促進(jìn)文檔管理一體化發(fā)展。

2 實(shí)行文檔一體化管理的必要性

1）辦公處理自動化的需要。文件管理工作的改革是辦公自動化實(shí)現(xiàn)的前提。辦公室工作要實(shí)現(xiàn)自動化管理，必然要建立無障礙的信息交流渠道，保證辦公信息的及時(shí)傳達(dá)，而統(tǒng)一的檔案文件管理體系是實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)的有效途徑，文檔管理一體化使文件管理部門與檔案管理部門合并交融，其信息實(shí)現(xiàn)流通共享，使得各部門與人員可以及時(shí)地溝通和獲取信息，為辦公自動化系統(tǒng)的建立創(chuàng)造了重要的基礎(chǔ)。

2）檔案館自身發(fā)展的需求。傳統(tǒng)的檔案管理模式以紙質(zhì)為主要載體，將各單位和部門的文件資料收集立卷，并定期交于檔案室歸檔、保管并為社會提供利用。然而隨著我國進(jìn)入電子文件時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案管理模式已無法有效管理逐漸增多的電子文件。為了檔案工作能夠與時(shí)俱進(jìn)，緊跟時(shí)代的步伐，檔案館必須實(shí)行文檔一體化管理模式，對電子文件實(shí)行全程管理。

3）文檔一體化的優(yōu)勢。電子文件時(shí)代實(shí)現(xiàn)文檔一體化具有十分明顯的優(yōu)勢，具體從以下兩個方面進(jìn)行分析：一方面， 文檔一體化將文件與檔案部門生成的資料信息歸入統(tǒng)一的管理系統(tǒng)中，有利于兩者之間的資源共享；另一方面，文檔一體化有利于提高工作效率。文檔一體化管理借助現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對文檔實(shí)行整體管控，即從文件的錄入、歸檔、分類等環(huán)節(jié)都是利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作的。強(qiáng)大的文檔管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了文件和檔案的多途徑檢索和一次性輸入、輸出，避免了文件部門和檔案部門的重復(fù)記錄，也加強(qiáng)了兩者之間的信息溝通。另外，文檔一體化管理大大減少了文件檢索的程序，提高了文件的查找效率，對于檔案整理工作的效率有很大的促進(jìn)作用。

3 推進(jìn)文檔一體化管理的措施

1）加強(qiáng)文檔一體化意識。文檔一體化不僅是信息時(shí)代的發(fā)展要求，而且是提高文檔工作效率的重要途徑。單位領(lǐng)導(dǎo)和管理部門必須認(rèn)識到檔案一體化管理的重要性，加強(qiáng)各文檔管理部門之間的溝通交流，統(tǒng)一探討實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理的有效途徑。文件管理部門與檔案管理部門改變傳統(tǒng)的“各自為政”管理觀念，樹立宏觀、整體的思想，發(fā)揚(yáng)合作精神，共同致力于檔案的一體化發(fā)展。此外，相關(guān)高層領(lǐng)導(dǎo)需要將文檔一體化建設(shè)融入單位的長期規(guī)劃中，以增強(qiáng)檔案管理相關(guān)人員的文檔一體化管理意識，從而保證文檔一體化管理的推行有良好的環(huán)境和氛圍。

2）完善文檔一體化管理體制。傳統(tǒng)的文檔管理存在人員職責(zé)不清、界限模糊、管理分化等缺點(diǎn)，管理體制的混亂嚴(yán)重影響了機(jī)構(gòu)的正常運(yùn)行，因此，檔案部門必須盡快實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理，完善文檔一體化管理體制，明晰各部門關(guān)于文檔管理的具體崗位職責(zé)和權(quán)限。我們具體從兩方面著手來完善文檔一體化管理體制，具體如下：一方面，機(jī)構(gòu)要設(shè)立專業(yè)的行政管理部門，承擔(dān)溝通文件管理部門和檔案管理部門的中間角色，并對文檔管理工作進(jìn)行統(tǒng)一的協(xié)調(diào)規(guī)劃，監(jiān)督指導(dǎo)檔案管理部門和文件管理部門實(shí)施文檔一體化管理的辦法、政策，并對其實(shí)施效果進(jìn)行分析評估。另一方面，機(jī)構(gòu)要實(shí)行整體的管理模式，保證實(shí)現(xiàn)文檔的收集、登記、分類、歸檔立卷、標(biāo)目錄等一系列流程的全面控制和綜合管理，保證現(xiàn)行工作事物處理與立卷同步進(jìn)行，使文檔在處理結(jié)束的同時(shí)完成歸檔，使文檔管理改變以往領(lǐng)導(dǎo)組織獨(dú)立、操作程序重復(fù)的不利局面，促進(jìn)文檔管理的進(jìn)一步發(fā)展。

3）建立健全文檔一體化標(biāo)準(zhǔn)。我們需要從以下三個方面來建立健全文檔一體化標(biāo)準(zhǔn)：一方面要完善原有的文檔管理標(biāo)準(zhǔn)，對于相矛盾的規(guī)范進(jìn)行修訂，為文件管理與檔案管理的協(xié)調(diào)統(tǒng)一奠定良好的政策基礎(chǔ)；另一方面，要增添有關(guān)文檔一體化管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，具體包括：一是有關(guān)人員的管理標(biāo)準(zhǔn)，包括明晰電子文件管理人員的崗位職責(zé)，明確用戶的權(quán)利和義務(wù)，判斷電子文件信息資源合法性；二是有關(guān)文件內(nèi)容的管理標(biāo)準(zhǔn)，包括電子文件數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，如電子文件存儲格式、電子文件保管期限表等；三是有關(guān)技術(shù)的管理標(biāo)準(zhǔn)，包括電子文件交換技術(shù)規(guī)范，電子文件移交技術(shù)要求、數(shù)據(jù)存儲壓縮格式規(guī)范等。

4）建立完善的文檔一體化管理系統(tǒng)。建立完善的文檔一體化管理系統(tǒng)，需要從多方面入手。一是建立一體化的領(lǐng)導(dǎo)結(jié)構(gòu)，并按照“文件生命周期”統(tǒng)籌安排文檔管理工作，實(shí)現(xiàn)文件管理與檔案管理的對接與整合，從而實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理的目標(biāo)。二是構(gòu)建檔案管理的評價(jià)機(jī)制，以此監(jiān)督并指導(dǎo)有關(guān)部門文檔管理的實(shí)施，推動檔案管理建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展。三是加大資金投入，配備全套的檔案管理硬件設(shè)施，同時(shí)引進(jìn)先進(jìn)的管理軟件，統(tǒng)一規(guī)劃文件與檔案的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，以保證文檔管理的高效率與長期性。

5）提升軟件研究與開發(fā)力度。文檔一體化管理實(shí)現(xiàn)的重要基礎(chǔ)就是管理軟件的應(yīng)用。一款先進(jìn)的文檔管理軟件，能夠有效整合文檔的收集、歸檔、檢索、利用等一系列服務(wù)，大大減少了管理的人力成本，同時(shí)也提高了文檔管理工作的效率。以文檔檢索為例，先進(jìn)的文檔管理系統(tǒng)可以精確地篩選文件類別，快速查找相關(guān)文件，符合快節(jié)奏生活下人們的實(shí)際需要。因此，檔案相關(guān)部門應(yīng)加大投資，引進(jìn)并開發(fā)先進(jìn)的文檔管理軟件或系統(tǒng)，以提升文件的流通貢獻(xiàn)，同時(shí)擴(kuò)大檔案服務(wù)范圍，以促進(jìn)文檔管理的一體化發(fā)展。

4 總結(jié)

綜上所述，文檔一體化管理是電子文件時(shí)代發(fā)展的必然要求，也是高效完成文件和檔案管理工作的有效手段。文檔管理的一體化建設(shè)從根本上改變了文件管理和檔案管理相脫節(jié)的狀況，有利于統(tǒng)籌管理文件的收集、整理、檢索等整個流程，極大地促進(jìn)了文檔管理的規(guī)范化，提高了工作效率，同時(shí)加強(qiáng)了各個部門的信息交流，實(shí)現(xiàn)文檔資源的共享，為用戶提供了更加便捷的服務(wù)。電子時(shí)代文檔一體化管理是檔案工作的必然趨勢，要想實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理，這就要求領(lǐng)導(dǎo)和全體員工充分意識到文件一體化管理的重要性，單位要建立健全文檔一體化管理體制和系統(tǒng)，同時(shí)加強(qiáng)資金投入，完善基礎(chǔ)設(shè)施，并利用信息技術(shù)提高文檔的電子化水平，從多方面入手，全面加快一體化管理步伐。

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