如何加強文秘工作與文書檔案管理工作一體化的思考

韓姍珊

摘 要：現階段，隨著我國辦公網絡技術不斷發展，也就表示目前管理工作水平將不斷發展，能夠為我國文書檔案的管理和文秘工作的落實提供相對良好的環境，讓這兩者趨于一體化。對此，本人主要針對加強文化檔案管理工作和文秘管理工作一體化進行了相應的探討和分析，并提出了相對應的思考和見解，希望能不斷提高我國的行政管理工作水平。

關鍵詞：文秘工作；文書檔案；管理工作；一體化

目前，檔案電子化、辦公自動化有利于進行文書檔案管理工作和文秘工作，但同時也帶來了很多風險和挑戰，文秘工作的內容和表現形式都發生了很大的改變，對文秘工作人員的要求更高。把文書檔案管理工作與文秘工作互相融合能促進文秘工作的發展，本人就從加強文書檔案管理工作與文秘工作的一體化領域展開分析和研究，希望能給大家提供一些有用的借鑒。

1 文檔一體化之間有內在聯系

文秘工作和檔案管理聯系是十分密切的，他們兩者之間相輔相成。高校檔案管理是開展文秘工作的重要工具。檔案管理與高校文秘工作聯系密切，檔案管理是影響高校文秘工作的是否能夠順利的開展的關鍵因素，其中具體表現在以下幾個方面：一是部分高校檔案管理為文秘工作的順利開展提供更加方便的信息查詢服務，這實際上也是提高檔案管理工作能夠更好地實現的一項非常重要的任務，這能夠在一定程度上對檔案管理工作的質量與效果進行檢驗，這種服務功能是貫穿于檔案管理工作的始終[1]。我們從文秘工作的角度來講，在為領導提供有效信息、制定起草文件講話等多項工作中，能夠聯系到高校已有檔案的學習與查詢，檔案室中一般會保存大量的各種相關檔案資料，我們通過檔案管理數據庫，利用關鍵詞檢索等方法，能夠在大量的資料信息中選擇更加合適的檔案資源，在為文秘工作的順利開展提供了豐富的資料的同時，還能為文秘工作的開展提供更加便利的查詢途徑，為提升文秘工作的質量與工作效率奠定堅實的基礎。

2 目前檔案工作和文秘工作銜接方面存在一些問題

第一，編號不夠規范。分類不準確、登記不及時將會造成公文編號上出現一些不必要的問題，比如一些重號、漏號等一些亂號情況的出現，既不符合立卷歸檔的要求又影響了公文的質量。并且附件不規范，版面記錄不全。我們在日常檔案管理中經常遇到歸檔文件主題詞的或自擬自編或選用不夠準確，這樣我們就無法用簡便的途徑給文件歸檔擬寫案卷標題。很多“附件”字樣標識不夠恰當，不夠準確，比較難統一的是附件和正文的序號、名稱，這樣就會對公文的規范立卷和歸檔產生不好的影響。公文用紙幾乎不怎么在克度上嚴格要求，如果用紙不達標，裝訂不規范，再加上紙張耐折度低并且質量很差，在很短的時間內就逐漸變黃。如果紙型大小不規范，那么即使是同一型號的紙，有時大小也不相同。在印刷裝訂的過程中，公文的美觀性、嚴肅性和文書檔案的完整性受漏頁、掉頁、壓字、釘腳不齊等的影響。

第二，部分會議記錄和草擬公文用了容易褪色的墨水、筆種和紙張后字跡不清晰。部分部門收集文件材料時沒有按照相應的歸檔范圍，僅把手頭文件經過簡單的加工和處理就交給領導，上級機關的文件歸檔積累過多是因為部分員工只想著一些文件和資料放在周圍非常方便而沒有考慮到檔案的長期利用和保管造成的，該歸檔的文件材料無法實行統一集中管理，完整的存檔文件和資料的清晰度在這一環節中顯得尤為重要。

3 文秘工作和文書檔案管理工作一體化的相關建議

第一，提高員工的管理能力，培養文檔相關人員樹立管理意識。提高這兩個部門相關工作人員的管理意識能夠避免文書檔案管理工作和文秘工作出現一系列問題，要想保證檔案管理質量，就必須培養這兩個部門相關員工的管理意識。在完成本部門工作項目之后再深入了解其他部門的工作，培養自身工作意識，更好地將這兩種工作相結合，使文檔一體化管理工作更加規范。將文檔智能化、工作信息化的管理進程的速度加快[2]。文秘人員要經過充分的學習，了解文秘與文公關的相關內容，并且還要對秘書學、現代學的方式和原理有一定的了解，不斷提高自己的寫作能力，為進行秘書事務、文書任務奠定堅實的基礎，提高新聞寫作、文學編輯、文章寫作的能力，并且還要提高公關能力，更好的開展文秘服務、公共關系、信息宣傳、日常辦公管理等項目。因此，相關產業的領導應該抓緊時代的發展規律，努力讓相關的管理工作向時代化方向邁進，也就是緊跟時代的發展潮流，創立創新新的技術手段，對管理模式進行相應的改造，讓文秘工作和文書檔案管理工作一體化保證充足的發展動力。還要創立創新文檔管理媒介，這就需要相關單位充分發揮互聯網等高端技術的優勢，在這一媒介中單位內部員工要提高迅速搜集所需要的相關資料的能力，領導要合理設置文件資料，借此方便領導查詢相關信息，提供多個功能的版塊，讓文件管理工作逐漸信息化和現代化。文檔管理工作是極其重要的，要增加與一些單位之間的和溝通和聯系，共同分享工作中所需的數據資源，提高數據資源利用率，加快向數據工作信息化的方向邁進，使文秘工作和文化檔案管理能夠緊密聯系起來。

第二，培養質量意識，強化公文全過程的管理任務。首先，相關員工們應該要有很強的質量意識，提高在公文的編制、制發、歸檔等工作的質量，規范公文。詳細全面地了解公文的要求、格式等，減少錯誤的出現，高效地進行檔案管理任務。

第三，加強公文的標準化建設。實現這兩種工作的一體化要以注重日常工作的標準化為前提。只有這樣公文歸檔、管理、使用等過程才能更加方便，減少不必要的麻煩。

第四，文書處理的最后一個步驟和檔案工作開始的起點都是強化文秘工作中的文書立卷任務。所以說文書立卷在這項任務中至關重要，只有把它處理好了才能更快的實現文檔一體化[3]。

綜上所述，信息技術能更好的利用和管理電子檔案，有利于創立創新完善的技術保障制度，但是它也有一些弊端，比如說，電子檔案信息更加的不可靠真實等。要想實現機關文秘工作和文書檔案管理工作“一體化”管理，必須要強化“文檔一體化”管理，強化“全過程管理”工作，樹立質量意識，優化隊伍結構，滿足人文需求，多渠道地進行業務教育，更新業務知識，提高綜合素質，創新工作機制，形成良性互動的行動路線等，以上，從多方面分析探討了加強文秘工作與文書檔案管理工作文檔一體化的措施和建議，相關單位發展文秘工作與文檔一體化管理的措施還有很多，相關人員要在今后的工作中與其他部門加強交流和溝通，更好的促進文秘工作與文書檔案管理工作的一體化的發展，例如：創立創新文檔一體化模式，維護相關系統，建立高質量的數據庫等等。

參考文獻

[1]胡娜.淺析如何加強文秘工作與文書檔案管理工作的一體化[J].商情，2017，15（11）：211.

[2]楊彥杰.如何加強文秘工作與文書檔案管理工作的一體化[J].長江叢刊，2016，16（24）：174-174.

[3]賀明霞，潘雪亮，路富強.如何加強文秘工作與文書檔案管理工作的一體化[J].工程技術：文摘版，2016，29（7）：00189-00189.