大數據時代基層檔案數字化工作的探索與實踐

謝軍偉

摘 要：隨著經濟社會的發展和科學技術的進步，各行各業數字化、網絡化、信息化的程度也不斷提高。信息技術的高速發展與廣泛應用給檔案工作帶來的新的課題——檔案數字化建設。近年來很多單位或部門開始對傳統檔案進行數字化處理，逐步形成并完善數字化檔案。本文就大數據時代基層檔案數字化工作的探索與實踐展開探討。

關鍵詞：檔案；基層；數字化；建設

在大數據環境下，企業要想實現更好的發展，促進工作效率的提升就需要開展檔案數字化建設。智能化、網絡化以及信息化屬于現代信息技術的主要特點，得到了許多企業的重視與青睞，而這些也將成為新時期檔案管理的特點。盡管傳統檔案模式投入了大量的財力與人力，但取得的實現效率較低，而數字化的檔案管理除了能夠增強系統的存儲能力之外，還能夠讓檔案信息資源的共享和利用變得更快捷，有利于工作效率的提升，充分發揮檔案的價值。

1 檔案數字化對于檔案利用的重要意義

檔案數字化是滿足互聯網+時代利用需求的必經之路。當今的時代是一個信息化瞬息萬變的時代，可謂是數字化的“微時代”。計算機及網絡技術的迅猛發展和廣泛應用強烈地沖擊著社會各個領域，改變著人們的工作方式、學習方式和生活方式。滿足信息時代檔案利用的需求也有著與時俱進的各種變化，這種變化主要體現在以下幾個方面：一是利用檔案的意識有了顯著的提高，利用檔案的領域越來越廣泛；二是對檔案利用的時間值有了更高的要求，要最大程度的做到迅速、及時、準確；三是對檔案利用的便捷性開始有了更高的期待，希望能通過網絡快捷的方式進行自動檢索、編目、統計、立卷等一系列繁瑣的程序。面對利用者在信息時代和數字時代的使用需求，傳統的紙質檔案管理模式已經不能夠全盤適用于多元化的當今社會，檔案工作必須盡快做到吐故納新，改變原始的檢索方式和提供利用的手段。數字化的引入不但能夠提高檔案工作效率和工作質量，而且對于實現檔案工作科學性和規范性也發揮著其巨大的功效。

2 推動基層檔案數字化工作的有效策略

2.1 轉變觀念，積極推進檔案數字化工作的全域發展

在一些地區和部門，傳統的檔案管理模式在檔案管理人員心中依然根生蒂固，尤其是在一些存量小、人員老齡化的基層，仍然是靠傳統的手工查閱模式，抵觸數字化工作，這無疑會使檔案的實體安全和利用效率大打折扣。為改變這一現狀，各基層檔案管理部門可采取制定制度規范、加強宣傳力度、設立試點推廣等行之有效的措施，通過檔案數字化后實實在在的利用效果來改變基層檔案人員的傳統觀念。在實際操作上，可將傳統的紙質檔案先進行數字化，把數字化成果存儲在光盤上返還給各立檔單位，實體檔案及時歸檔移交，這樣既方便了查閱利用，又保護了紙質檔案的安全。

2.2 培養人才，為檔案數字化建設提供技術保障

目前，基層檔案從業人員數量少、薪酬低、專業程度不高等原因造成檔案專業人才不足，不能滿足檔案數字化建設的需要和檔案事業的后繼發展，迫切需要檔案專業人才的引進和培養。各基層單位可從高校聘請檔案管理專業人才，引進專業的檔案外包服務公司，加強基層檔案管理人員的培訓和繼續教育，尤其是計算機技術和信息技術培訓，使之不僅懂檔案業務管理，又能熟練操作計算機，掌握檔案管理軟件的使用和檔案數字化加工方法。另外，還應提高檔案從業人才的待遇，以市場經濟來刺激后繼人才的產生和專業技能的提升。

2.3 整體規劃，點面結合地開展紙質檔案數字化

基層檔案門類眾多，保存利用價值參差不齊，因此在推進檔案數字化過程中必須做到“重點”與“全面”相結合。優先著手處理新形成的檔案，在處理過程中吸取好的經驗，及時優化后續形成的檔案，再處理庫存的歷史檔案；先處理利用率最高、人民群眾最需要的公證檔案、婚姻檔案、社保檔案等民生檔案，為人民群眾的利用提供便利，再處理其它歷史檔案，即采用“先增量、后存量；先民生、后其他”的原則，穩步推進檔案數字化工作。在開展各項工作前，還應該綜合考慮經費、人員、設備設施及技術要求等各個方面，做到全面考慮、統籌規劃。

2.4 組織協調，高效開展數字檔案資源建設

目前，高度的社會信息化導致檔案數據量劇增，檔案載體呈現多樣性，檔案內容分散交叉，各地區或部門檔案信息資源互通程度不高，因此，建立一個包羅萬象的“大數字檔案館”必將成為檔案數字化建設的最終目標。組織協調基層各單位、部門之間的互通交流，使之成為普及業務知識、交流先進經驗、推動工作進展的有效手段，這不僅能促進檔案數據的對接與融合，實現檔案信息資源的共享，還避免了數字化工作的重復進行，推進了“大數字檔案館”建設的進程。

另外，各基層單位、部門還應明確內部檔案管理的工作崗位、工作責任。按照數字化工作的流程，設立每個環節的責任崗位，使工作人員能夠快速完成各自的工作并及時向下一環節的工作人員交接，實現流水線式的作業，提高檔案數字化的工作效率。

2.5 注重質量，確保數字化檔案的實際效用

各基層單位、部門在檔案數字化的過程中，不僅要通過全面的質量控制、檢查手段來保證掃描后的數字化檔案內容完整，畫面清晰，與原件一一對應，格式、載體等符合規范要求，還要確保其具有法律效力。要充分考慮的數字化成果的現實效用和長遠規劃，通過一些權威、可靠的法律認證手段、先進的防偽技術來保證其法律效力和安全，還要從高要求，確保現在及以后都能與“大數據庫”對接融合。

2.6 加強電子文件的歸檔工作

電子文件是現代檔案的主要成分，也是未來館藏數字檔案的主要來源。因此，我們要從源頭上抓起，對有條件進行檔案數字化的歸檔單位或已實行網上辦公的單位實行電子文件和紙質文件的歸檔雙軌制，所有電子檔案要求與檔案文件級目錄相鏈接，建立全文數據庫。這樣檔案部門不必對歸檔的傳統載體檔案進行二次處理，既節省了人力和時間，又有效地保護了檔案。

2.7 加強基層檔案數字化的安全管理

檔案的安全管理始終是檔案管理工作的重中之重。在檔案數字化的過程中，要采取一系列行之有效的措施來確保檔案的安全：首先要確保檔案實體的安全，嚴格清點、全程監控、細心操作，并全面檢查數字化后恢復原狀的實體檔案；第二，檔案數字化的辦公場所和設備設施的安全，要落實辦公場所的防火、防盜、防潮等措施，并確保所用計算機、儲存載體等設備的質量和安全，安排專人負責全程監管；數字化檔案管理軟件要充分考慮后續的擴容和功能升級，與時俱進；第三，檔案信息的安全，檔案數字化工作人員應具有保密意識，與外包服務單位簽訂保密協議，不得私自復制、下載、傳播檔案信息及數字化成果，秘密檔案須專人負責，不宜外包。

3 結語

大數據時代是信息化的時代，各基層檔案部門要順應社會發展趨勢，積極應對，利用云計算、互聯網、物聯網等信息技術，提升檔案工作的現代化水平。積極探索前沿技術在檔案領域的運用，尋求多方面的合作，逐漸引入大數據技術，加強對檔案數據的分析和利用，加快推進信息技術與檔案工作的融合進程，為最終實現全國檔案大數據格局打下堅實的基礎。

參考文獻

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