殯儀館的檔案管理現(xiàn)代化微探

高波

摘 要：任何一個行業(yè)當中，檔案管理都是工作正常開展的必要條件，因此，也是殯儀館工作開展的必要條件。本文筆者主要重點分析了如何加強現(xiàn)代技術(shù)觀念，運用現(xiàn)代化的管理技術(shù)，確保我國殯葬事業(yè)的健康發(fā)展。

關(guān)鍵詞：殯儀館；檔案；現(xiàn)代化；管理

殯儀館是對已逝者的遺體進行運送、存放、火化的一個場所。這是一個由政府進行管理的公共福利場所。殯儀館檔案資料的組成主要是記錄死者的死亡資料，這當中具體包括死者骨灰的存放、移走和紀念等等。這些管理和相關(guān)的過程上的工作可以為殯儀館的發(fā)展進行客觀數(shù)據(jù)上的記錄。殯儀館的檔案信息不僅是對死者家屬的一種數(shù)據(jù)上的服務(wù)，同時也是相關(guān)工作的法律特征。在必要的時候也是作為權(quán)利保護和訴訟的相關(guān)證據(jù)。由此可見，殯儀館檔案管理是一項內(nèi)容廣泛的工作，是保護死者、殯儀館和死者家屬權(quán)益的重要參考依據(jù)。然而，許多殯儀館的檔案管理模式已不再適合當今時代的運作速度。管理工作中暴露的一些問題阻礙了殯儀館檔案管理的升級和優(yōu)化。

1 現(xiàn)階段殯儀館檔案管理工作的現(xiàn)狀及存在的問題

1.1 現(xiàn)代化工作落實的并不夠全面

殯葬管理屬于國家直接管理的一個部門，這樣就很容易導致殯儀館的一些部門當中，許多的管理人員在制度上無法建立起良好的競爭意識和困窘感，這也將直接阻礙了殯儀館檔案的進一步發(fā)展和更新。工作人員甚至常常忽視檔案工作的質(zhì)量。這也是檔案信息當中承載的作用不能全面發(fā)揮作用的主要原因之一。其最為直接的表現(xiàn)就是檔案工作當中的服務(wù)相對的被動，大量的不良風氣逐漸出現(xiàn)。從而形成了用戶上門的思想，這對于檔案服務(wù)工作的優(yōu)化是非常不利的。在檔案信息資源的收集以及整理工作的方面上，也相對比較松懈，導致更多用戶與殯儀館之間出現(xiàn)了一些經(jīng)濟和服務(wù)上的糾紛，這不但阻礙了殯儀館工作的高效運行。與此同時，也會對政府建立的管理形象產(chǎn)生負面影響。造成這些問題的主要根本原因就是現(xiàn)代化體制和管理的實施不足。因此，加快殯儀館管理工作的升級以及優(yōu)化是管理人員應(yīng)關(guān)注的重點問題。

1.2 缺乏行之有效的檔案管理制度及標準

現(xiàn)階段一些殯儀館在管理上缺乏有序性，與時代的快速發(fā)展和要求相差的太遠。到目前為止，檔案中保存了許多未命名的骨灰，導致了資源方面的占用。祭掃的場地布局也比較凌亂，妨礙了寄存管理、陳放的骨灰盒查詢等。有些殯儀館只會簡單的寄存骨灰，只要祭掃的人員出據(jù)寄存證以后，就可以進行祭掃的活動，這樣就使得檔案管理工作長期的混亂無序。大量的殯葬檔案都是紙質(zhì)媒介，這樣長期如此，字跡就會模糊不清且凌亂不堪，一些紙張材料嚴重損壞。更加嚴重時，會導致數(shù)據(jù)的流失。

1.3 缺少綜合素質(zhì)以及能力過硬的檔案管理工作人員

檔案管理工作被忽視，導致了殯儀館人才聘用方面的問題出現(xiàn)，大量工作人員來自沒有檔案管理經(jīng)驗、不熟悉檔案管理專門知識和工作的其他部門，這樣就會導致工作的效率低下。如果情況嚴重時，殯儀館將退休雇員及其家屬安置在檔案管理部門。一些員工甚至無法操作簡單的計算機，這樣就無法進行檔案管理的信息化建設(shè)。一些殯儀館招聘受過高等教育的專業(yè)人士擔任檔案管理工作。但是，由于文件管理工作的數(shù)量大、復(fù)雜，員工缺乏足夠的學習時間，無法自我提高，使得專業(yè)知識和技能無法滿足檔案工作發(fā)展的需要。

2 殯儀館檔案實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的有效策略

2.1 對檔案管理意識進行有效強化

在檔案管理意識上要與時俱進，這對于推進殯儀館檔案資源管理工作具有非常重要的意義，因為只有這樣才能及時的發(fā)現(xiàn)工作中所存在的一些問題，并且及時的采取有效的方法進行解決。為了保證檔案管理工作的質(zhì)量，首先要做的就是建立工作人員的管理和服務(wù)意識。只有使所有工作人員重視起工作質(zhì)量，并明確自己在工作中的責任。才能夠為整個工作的運作奠定堅實的基礎(chǔ)。建立較強的管理意識可以讓員工自覺地高度重視自己的職責。有了先進的管理制度和方法，可以使殯儀館工作中的規(guī)章制度等管理措施的作用發(fā)揮得更加全面。

2.2 構(gòu)建健全的檔案工作制度，發(fā)揮管理作用

檔案管理工作需要得到高度的重視，這將給殯儀館工作帶來巨大的推動力，因此建立完善的檔案管理體系可以有效保證整個工作的規(guī)范化。但是，在沒有科學有效的管理制度的情況下，殯儀館的殯葬服務(wù)將受到一定程度上的限制，因為殯儀館的工作本身在處理上就相對的比較復(fù)雜，如果沒有更加完善的管理和限制制度的話。就可能會因為得不到妥善的整理，每個部門就會隨機堆積起來。一旦需要使用這些文件信息的時候，就會因為雜亂而影響工作效率。一個標準化和匹配的檔案管理系統(tǒng)可以使工作更有效率。

2.3 對收集、整理、保存殯葬檔案資料進行強化

殯儀館檔案管理現(xiàn)代化最主要的目的是為了方便檔案管理工作的有序進行，有助于檔案資料的收集、處理以及保存，與此同時促進檔案管理工作的有效開展。殯葬檔案全面、客觀地記錄殯葬活動的全部情況，為殯葬工作提供第一可靠的信息，引導領(lǐng)導正確決策，處理工作中所出現(xiàn)的問題。在殯葬工作的過程當中，負責各部門殯葬工作的數(shù)據(jù)收集工作，是做好檔案管理的基本前提。殯葬單位應(yīng)確保檔案的完整性，工作流程人員負責收集第一手資料。仔細對手續(xù)的每個過程檢查的完整性。確認正確無誤以后，交付至最基層的管理部門人員進行保存。基層管理人員記錄當前收集的信息并將其輸入計算機統(tǒng)計數(shù)據(jù)庫當中。

2.4 提高檔案管理應(yīng)用的水準

一是加強分類，引導殯葬檔案信息，提供信息資源，支持殯葬領(lǐng)域?qū)崿F(xiàn)二次生產(chǎn)以及創(chuàng)新；二是在社會、殯葬行業(yè)內(nèi)部等領(lǐng)域發(fā)布時間段的殯葬檔案信息。并分享和交流殯葬行業(yè)情報信息，提高殯葬科技成果，突出良好價值；第三，互聯(lián)網(wǎng)支持發(fā)掘殯葬院檔案資源。通過強大的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，探索和利用檔案資源提取價值信息，滿足殯葬行業(yè)領(lǐng)導者的需求。最后，要想提高殯儀館現(xiàn)代檔案管理工作的水平，必須要注重工作的有效開展，提高工作質(zhì)量，同時簡化今后的工作內(nèi)容。首先，要通過充分利用現(xiàn)代檔案管理的有效手段，通過手工輸入、掃描或者是識別等等，將印刷文本轉(zhuǎn)化為電子檔案內(nèi)容。它可以有效地解決由于保管人員不愿意或不便將數(shù)據(jù)交給殯儀館而造成的檔案不足的問題出現(xiàn)。其次，在過去，紙質(zhì)版是主要的檔案管理。除了查詢中的問題之外，也很容易出現(xiàn)破損的現(xiàn)象。因此，在現(xiàn)階段的檔案管理工作過程當中，可以利用紙質(zhì)版的數(shù)據(jù)，使用掃描設(shè)備創(chuàng)建電子版檔案。這樣一方面，它可以防止原始檔案的丟失。另一方面，也可以在相關(guān)部門實現(xiàn)檔案共享，提高工作效率。

3 結(jié)束語

綜上所述，殯儀館檔案管理的工作相對比較復(fù)雜，因此，檔案管理人員在實施管理制度時，應(yīng)注意自身專業(yè)素質(zhì)的積累，促進整個管理工作的升級和優(yōu)化。與此同時，運用更先進的管理制度和方法，與時代發(fā)展同步，使整個工作中需要實施的步驟得以簡化或減少，使殯儀館管理落后的局面從根本上得到扭轉(zhuǎn)。同時，采用現(xiàn)代化的手段和先進的設(shè)備，可以加快檔案管理工作的步伐，更直接地保證殯儀館管理工作的質(zhì)量和水平，使整個工作的效率發(fā)揮的更加全面。

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