如何加強高職院校文書檔案的收集歸檔工作

王丹

摘 要：高職院校的文書檔案收集和歸檔工作有著服務性強、基礎性高等特點。它是高職院校進行各種工作的重要參考。隨著我國高職院校改革越來越深入，文書檔案的收集歸檔工作的內容范圍越來越廣。文書檔案能夠對學校歷史進行真實的記錄，其有著重要的意義。文書檔案管理工作涉及到了學校科研、教學等方面的記錄，其有助于人們更好的對學校歷史進行深入了解。然而，目前，我國的高職院校文書檔案收集和歸檔工作還存在許多問題，所以，本文對存在的一些問題進行總結，探討了如何強化高職院校文書檔案收集歸檔工作的應對策略。

關鍵詞：高職院校；文書檔案；收集歸檔；策略

在高職院校檔案管理工作當中，文書檔案收集和歸檔工作是基礎。它是高職院校檔案管理工作的重要構成[1]。文書檔案的收集是不是齊全完整，歸檔是不是準確和及時，直接關乎著文書檔案管理的質量水平。它直接關乎著廣大使用人員利用文書檔案。因此，我們需要針對性的采用一定的措施，強化高職院校文書檔案收集和歸檔工作的管理，進而更好的提升院校文書檔案管理工作的質量。

1 高職院校文書檔案收集歸檔工作過程中存在的問題

1.1 文書檔案管理人員意識比較差

目前，高職院校往往對文書檔案收集歸檔管理工作存在比較弱的重視程度，進而造成了人們在日常工作過程當中，往往發生注意力不集中的問題，并且對文書檔案收集以及歸檔工作不能進行全方面的開展，進而使高職院校文書檔案收集以及歸檔工作存在比較差的管理意識[2]。工作人員在管理過程當中，對高職院校紅頭文件重視程度較高，然而卻對普通文件沒有引起高度的重視，進而造成了文書檔案收集和歸檔工作整體的質量和工作效率都比較低，往往會發生檔案殘缺、不完善以及失真問題[3]。一些管理工作人員認為：文書檔案的收集和歸檔工作不重要。因此，在日常的工作過程中，不能全心的投入到工作當中，進而造成了在對信息資料進行收集和歸檔的時候，提高了管理的困難度。這樣，不但文書檔案的作用不能更好的發揮，并且在一定情況下嚴重制約了高職院校持續健康的發展。

1.2 高職院校對文書檔案收集和歸檔的力度不足

目前，盡管文書檔案的管理工作越來越受到人們的密切關注，然而在高職院校實際的操作時候，重視程度還不足。一些文件和資料都出現了破壞和缺失問題。高職院校文書檔案資源破壞和缺失問題的因素比較多，其中歸檔的模式不科學，不可以按照文件資料實際狀況來管理。一些高職院校還利用了傳統文字檔案的形式來收集和歸檔，并沒有提升對電子文書檔案的重視度。除此之外，文書檔案的歸檔和收集的流程不完善，一些文件的資料都會沒規律的進行放置，不能根據規定的內容以及時間來管理，同時會出現許多檔案不能有效的進行存檔，容易出現今后找不到檔案的狀況。最后，文書檔案自身存在較弱的可靠性，一些高職院校為了對上級檢查進行應對，許多文書檔案失去了有效性以及真實性。

2 強化高職院校文書檔案收集和歸檔工作的策略

2.1 提升對文書檔案收集和歸檔工作的重視度

高職院校在檔案的管理過程中，檔案管理工作的重點為檔案收集和歸檔。如果沒有檔案收集，就沒有檔案整理。缺乏有效的整理就不能充分的利用檔案資料。所以，在高職院校文書檔案管理的時候，檔案收集歸檔是重要的一個工作，需要高職院校對文書檔案收集和歸納工作進行高度的重視，需要從人力、財力以及物力等進行強有力的支持，利用有效的措施，提升高職院校文書檔案收集和歸檔工作質量。文書檔案不是高職院校自身出現的，而是在長期的發展過程當中經過持久積累而出現的。所以，在高職院校大的檔案收集和歸檔過程中，對高職院校檔案收集是文書檔案管理工作比較重要的環節。高職院校檔案管理單位需要將價值比較高的檔案進行充分的收集，并且構建合理的檔案管理系統。只有這樣才能夠確保高職院校檔案保存的更加完整。

2.2 強化建設高職院校文書檔案收集歸檔工作制度

第一，構建完善的高職院校文書檔案收集和歸檔管理制度，讓高職院校文書檔案管理有制度可依。文書檔案收集和歸檔工作是高職院校檔案方面管理的基礎。怎么充分做好這項工作，要根據有關規定來進行，并且按照自身實際狀況，針對性的制定文書檔案的收集和歸檔方面的制度，進而在收集和歸檔文書檔案的時候，管理工作人員會按照相關規章制度來認識貫徹。第二，強化高職院校文書檔案的歸納以及收集方面的制度建設，創造更好的文書檔案歸檔以及收集的工作環境。同時，定期的培訓文書檔案管理人員的有關法律法規知識，持續的提升高職院校的文書檔案管理工作人員的法律法規知識方面的學習，才可以更好的做到有法可依的情況。在高職院校當中，文書檔案管理的工作人員需要對《檔案法》進行認真的學習，充分掌握好有關內容，并且將其很好的應用到實際當中。除此之外，高職院校文書檔案管理工作人員還需要對有關檔案法律法規進行自覺的遵守。第三，加強文書檔案的歸檔和收集方面工作的監督和管理，并且對文書檔案歸檔和手機執法程序進行嚴格的遵守。在高職院校文書檔案的歸檔和收集監督的時候，需要對監督人員執法行為進行規范，嚴格要求監督人員根據法律法規來進行管理，進而更好的收到監督的理想效果。

2.3 提高高職院校文書檔案更加準確的鑒定

第一，構建相關網站并且利用檔案管理系統。隨著我國信息化技術發展越來越快，其給高職院校文書檔案管理工作帶來了比較大的機遇。在新的形勢下，高職院校檔案管理有關部門需要積極的促進高職院校檔案管理信息化方面的構建，進而更好的符合目前社會發展需求。在文書檔案管理信息化方面構建過程中，高職院校要更好的構建自己特有的管理網站，并且充分的利用檔案管理系統，進而讓文書檔案管理利用現代化手段，讓信息化查詢系統在使用的過程中，不斷對文書檔案信息內容進行豐富，加速學校文書檔案管理信息化方面的建設速度。在建設文書檔案的信息化管理過程中，高職院校能夠將所建設的檔案信息看成是信息化建設的重中之重，對國家檔案管理的有關標準進行嚴格遵守，根據高校文書檔案收集和歸檔的基本規則，利用各類模板來對管理技術進行定制，繼而實現更合理的對文書檔案的歸檔和收集。第二，強化高職院校檔案信息化管理基礎建設。對于這樣工作，高職院校只有通過合理的手段，進行全程跟蹤，才能夠得到預期效果。在實際的文書檔案收集以及歸檔的時候，對高校的重大事件以及活動等，需要全面的記錄和收集。例如：在不同時期，高職院校得到過什么稱號。在科研方面得到過什么的業績等。這些都需要文書檔案管理人員進行認真的收集。這些資料都非常有保存的價值，其能夠給高職院校文書檔案的信息化建設帶來豐富的檔案信息資源。

3 結論

綜上所述我們可以看出，文書檔案能夠更好的反映出高職院校日常活動等內容。有效的開展文書檔案的歸檔和收集，是高職院校管理工作的基礎和根本內容。它不僅能夠確保文書檔案整體上的使用效率，還可以確保文書檔案更好的發揮出自身價值。按照目前高職院校文書檔案收集和歸檔管理過程中存在的一些不足，從四個方面分析了如何強化高職院校文書方案收集和歸檔工作，進一步提高了高職院校文書檔案管理工作的質量和效率。

參考文獻

[1]劉美萍.從人才培養水平評估工作看高職院校檔案管理的重要性[J].中國教育技術裝備，2016.09.

[2]李家文.淺談如何做好新時期的學校檔案工作[J].職業技術，2015.01.

[3]王建萍.淺談高職院校文書檔案工作的信息化發展[J].常州工程職業技術學院學報，2014.03.