數(shù)字檔案室建設實施方案

唐春雨 李偉

摘 要：我們所要建立的數(shù)字檔案室既不是模仿紙質檔案為主體的實體檔案室，也不是將紙質檔案進行數(shù)字化處理后形成的封閉的檔案信息庫，而是建立在現(xiàn)代信息技術的普遍應用基礎上，把分散于不同載體，不同地理位置的信息資源以數(shù)字化的形式存儲，以高度有序的綜合檔案信息資源為處理核心，為單位日常運轉、管理和決策提供可靠的信息服務的超大規(guī)模、分布式數(shù)字信息系統(tǒng)。

關鍵詞：數(shù)字檔案室；建設；檔案

1 數(shù)字檔案室特征

1）室藏資源數(shù)字化。數(shù)據(jù)是數(shù)字檔案室的核心，是檔案信息資源的數(shù)字反映，所以數(shù)字檔案室實際上是一個龐大的數(shù)字信息資源庫，在這個資源庫中，不僅有文字、圖像，還有聲音等多媒體介質，因此，數(shù)字檔案室除了現(xiàn)已存在的電子文件以外，還必須將館藏的實態(tài)檔案進行數(shù)字化處理，使其永久的存儲在服務器的磁盤、光盤或其他存儲介質中。

2）檔案信息結構標準化。應該說信息結構標準化既是室藏信息數(shù)字化的基本依據(jù)，又是檔案信息能否方便快捷利用的前提和基礎。尤其是建設數(shù)字檔案室將要引進比較復雜的元數(shù)據(jù)的概念和很多新的數(shù)據(jù)處理技術，比如：數(shù)據(jù)倉庫技術、數(shù)據(jù)挖掘技術、數(shù)據(jù)壓縮技術、數(shù)據(jù)遷移技術等等。這就要求檔案信息結構的標準化。

3）檔案信息傳遞網(wǎng)絡化。網(wǎng)絡化是信息社會的重要特征。要實現(xiàn)信息利用的社會化，首先必須實現(xiàn)網(wǎng)絡化，這是個重要的基礎。同樣，由于數(shù)字檔案室是在網(wǎng)上運行的，因此，寬帶高速網(wǎng)對檔案信息的迅速傳遞是必不可少的途徑和條件。目前，支持數(shù)字檔案室的網(wǎng)絡技術主要有：局域網(wǎng)技術，Internet技術和Intranet技術。考慮到檔案信息不同于圖書或其他信息，其傳遞的范圍要受到密級的限制和訪問權限的約束以及系統(tǒng)的安全性，因此，在許多場合使用局域網(wǎng)技術和Intranet技術較為穩(wěn)妥。

4）生成空間虛擬化。由于數(shù)字檔案室是一個群體概念，是由一個部門的各部門、各基層單位乃至一個行業(yè)系統(tǒng)的眾多檔案或信息資源單位組成的聯(lián)合體，通過網(wǎng)絡實現(xiàn)跨庫互動查詢，達到使用信息的目的，所以從這個角度講，正是由于網(wǎng)絡技術的運用，使得傳統(tǒng)意義上的檔案館改變了存在的性質和方式，延伸了傳遞的途徑和條件，拓寬了使用的環(huán)境和范圍。通過網(wǎng)絡的連接，傳統(tǒng)檔案室被分成兩類：一類是信息資源檔案室，一類是終端檔案室，前者為數(shù)字檔案室提供信息，后者則為用戶提供服務，而終端檔案室則可認為是一種虛擬的工作環(huán)境。

5）檔案信息利用社會化。眾所周知，傳統(tǒng)介質檔案的利用，在同一時間內只能供一個用戶使用，其他用戶如果想獲得這種檔案信息，只能等待，因而很難實現(xiàn)檔案信息服務社會化。建立了數(shù)字檔案室以后，這個問題就可以迎刃而解，用戶可以在任何時間從網(wǎng)絡上查詢這些信息，實現(xiàn)真正意義上的檔案信息服務社會化。

6）檔案管理自動化。這是數(shù)字檔案室建設不可忽視的基本內容之一。諸如檔案自動編目、檢索、檔案自動標引、各類檔案的借閱管理、統(tǒng)計、報表、檔案業(yè)務建設活動等。

2 建設數(shù)字檔案室的必要性

當今世界信息技術的發(fā)展日新月異。經(jīng)濟全球化、社會信息化、企業(yè)信息化的浪潮，不僅加快了人類社會歷史發(fā)展的進程，而且日益深刻地改變著人們的工作、生活和思維方式。信息產(chǎn)業(yè)升級為發(fā)達國家的支柱產(chǎn)業(yè)，信息化成為當代國際競爭的戰(zhàn)略制高點。作為重要信息資源之一的檔案，面臨著全球信息化趨勢的巨大沖擊：以計算機技術、通信技術、網(wǎng)絡技術以及多媒體技術為基礎的網(wǎng)絡環(huán)境逐漸形成，電子文件的大量產(chǎn)生和應用，使得檔案信息快速地向數(shù)字化方向發(fā)展。面對這種挑戰(zhàn)，如果缺乏相對完善的數(shù)字檔案管理方案及基礎設施，不僅檔案工作與社會的發(fā)展脫節(jié)，而且各領域的信息化進程必然會受到影響和制約。

全球信息化帶給人們的不僅是新的希望和憧憬，更多的是機遇和挑戰(zhàn)，企業(yè)的檔案工作如何把握機遇，迎接挑戰(zhàn)？如何使檔案工作與企業(yè)的發(fā)展目標和管理水平相適應，并充分發(fā)揮其作用？這就要創(chuàng)新，正如中辦王剛同志在全國檔案工作會議上所說：“要解放思想抓創(chuàng)新，要注重觀念創(chuàng)新、工作創(chuàng)新、機制創(chuàng)新”。因此，這就要求我們主動、積極地變革與形勢和企業(yè)發(fā)展不相適應的檔案管理理念、管理系統(tǒng)、管理模式。

3 建設數(shù)字檔案室的條件

1）資源保障。數(shù)字檔案室海量存貯和快速傳輸?shù)墓δ埽髾n案室要有足夠多的可傳輸?shù)臄?shù)字信息。現(xiàn)行檔案室的室藏檔案多以紙制、音像、聲像材料為主要載體，電子文件和數(shù)字信息少而又少，這勢必影響到數(shù)字檔案館信息的傳輸和信息的提供利用，造成信息停滯和利用需求的阻斷，這正所謂巧婦難為無米之炊。加快檔案室原始信息的數(shù)字轉換進程和電子文件的積累，保證可傳輸數(shù)字信息的數(shù)量，并不斷補充、更新和完善是滿足社會各界的廣泛利用需求，使數(shù)字檔案室正常運轉，保持旺盛生命力必不可少的一環(huán)。

2）技術保障。數(shù)字檔案室的建設對人員結構和知識結構提出了要求。一方面，面對各種計算機、網(wǎng)絡等技術含量的專業(yè)設施，需要一批具有相關專業(yè)知識的技術人員進行日常維護、維修，從而保障各種專業(yè)設施的正常運行。另一方面，隨著專業(yè)技術水平的提高和信息化進程的加快，各種應用管理軟件需要不斷升級、更新，相應的軟件開發(fā)人員也是不可缺少的。再有，各級檔案管理人員的知識結構也要做出調整，除熟練掌握檔案專業(yè)知識外，還要加強現(xiàn)代知識的學習，掌握基本的計算機知識、網(wǎng)絡知識、數(shù)據(jù)庫管理知識及電子文件的管理知識，具備一定的適應數(shù)字化建設發(fā)展需要的基本技能，才能處理好數(shù)字化的信息，做好數(shù)字化資源的服務。

4 數(shù)字檔案室的建設內容

數(shù)字檔案室的建設涉及到方方面面的內容，主要包括以下幾個方面：

1）數(shù)字檔案信息資源的建設。數(shù)字檔案信息資源是數(shù)字檔案室建設的核心內容。一方面，要做好多種媒體形式的原始館藏檔案（如紙質檔案、照片檔案、聲像檔案等）的數(shù)字化處理和電子文件的接收工作，通過對數(shù)字檔案的整理加工重組，建立多種形式的數(shù)字檔案信息資源庫；另一方面，要加強對網(wǎng)絡檔案信息資源的搜集、組織和開發(fā)利用。要最終通過各個數(shù)字檔案館的聯(lián)合共建、協(xié)同開發(fā)，避免重復，建成一個超大規(guī)模的高質量的分布式數(shù)字檔案信息資源庫群。

2）硬件基礎設施的建設。硬件基礎設施是數(shù)字檔案館建設的基本前提條件。數(shù)字檔案室的建設要以本單位的辦公網(wǎng)絡為依托，不需再進行專有通信網(wǎng)的建設投資，因而數(shù)字檔案室基礎設施的建設，主要是配置相應的網(wǎng)絡設備、服務器、存儲設備、安全設備、供電設備、檔案數(shù)字化設備以及庫房現(xiàn)代化管理支持設備等。

3）軟件設施的建設。軟件是數(shù)字檔案室持續(xù)發(fā)展和不斷完善的基礎。在數(shù)字檔案室建設中，軟件設施的建設是其核心。主要包括：數(shù)字檔案室綜合管理應用軟件的部署及充分應用、單位0A系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)、庫房溫濕度監(jiān)控系統(tǒng)以及安防監(jiān)控系統(tǒng)與數(shù)字檔案室綜合管理系統(tǒng)的集成。此外，從數(shù)據(jù)安全性考慮，還需部署相關的核心數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，實現(xiàn)重要數(shù)據(jù)的物理隔離。

4）標準與法規(guī)的建設。標準與法規(guī)是數(shù)字檔案室建設的重要保障機制。必須在充分調研的基礎上，結合建設內容，逐步推出相關的標準與法規(guī)，主要包括數(shù)字檔案資源的描述、標識、存儲、查詢、交換、管理和利用等的標準與規(guī)范，并最終形成數(shù)字檔案室建設所需的標準與法規(guī)體系。

5）人才培養(yǎng)。人才是數(shù)字檔案室建設持續(xù)發(fā)展的關鍵。要通過數(shù)字檔案室建設的具體實踐，逐步培養(yǎng)一批在系統(tǒng)開發(fā)與維護、檔案數(shù)字化加工與管理、標準法規(guī)建設與保護、相關技術的使用與研究以及數(shù)字檔案室運營與管理等方面具有持續(xù)發(fā)展能力的專業(yè)人才隊伍。