芻議事業(yè)單位文書檔案的規(guī)范化管理

張利萍

摘 要：在現(xiàn)代社會管理體系中，事業(yè)單位占據(jù)著重要地位，發(fā)揮著社會管理與社會服務的重要職責。文書檔案是事業(yè)單位的重要記錄形式，應該進行科學的保管和存檔，以便日后查閱。因此在這樣的實際情況下，深入分析事業(yè)單位文書檔案管理的有效策略，對于促進事業(yè)單位管理水平提升，具有十分積極的理論和現(xiàn)實意義。在實踐中，事業(yè)單位文書檔案管理仍存在諸多問題，有待進一步優(yōu)化提升，滿足現(xiàn)代事業(yè)單位檔案管理需求，提升綜合服務管理效能。

關鍵詞：事業(yè)單位；文書；檔案；規(guī)范化管理

很多事業(yè)單位管理人員認為，檔案管理并非事業(yè)單位的核心業(yè)務，在工作開展上沒有多大難度，其實不然，文書檔案管理是事業(yè)單位的一項重點工作，良好的文書檔案管理工作也是事業(yè)單位整體管理水平的直接體現(xiàn)。但是一直以來，事業(yè)單位對于文書檔案管理工作的重視程度明顯不夠，從而導致文書檔案管理模式傳統(tǒng)，管理觀念落后，無法適應當前時代發(fā)展對于檔案管理工作的總體要求，有待進一步創(chuàng)新提升[1]。隨著現(xiàn)代信息技術的發(fā)展，對于事業(yè)單位文書檔案管理也提出了新的要求和挑戰(zhàn)，作為事業(yè)單位檔案管理人員，要認清發(fā)展形勢，探索管理新路徑。

1 事業(yè)單位文書檔案管理過程中存在的突出問題

一直以來，事業(yè)單位的工作重點都在業(yè)務之上，而對于其他方面的工作關注程度明顯不夠，其中表現(xiàn)最為明顯的就是文書檔案管理方面。由于對文書檔案管理工作缺乏足夠的認識，從而導致在實際的工作過程中出現(xiàn)較多的問題，這些問題也是制約事業(yè)單位文書檔案管理水平提升的主要障礙。總體來看，這些問題主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

1.1 事業(yè)單位文書檔案管理不夠規(guī)范

對于事業(yè)單位來說，在文書檔案管理過程中，由于文書檔案管理具有一定的特殊性，需要在管理過程中將紙質(zhì)版的文字資料目錄錄入電腦，生成電子版的數(shù)據(jù)形式，然后便于存儲和管理，這是文書檔案管理信息化工作開展中最為基礎性的工作。同時這種信息化管理形式與傳統(tǒng)的管理方式相比，在查找和共享方面有著得天獨厚的優(yōu)勢。但是隨著大數(shù)據(jù)技術的不斷發(fā)展，這種電子數(shù)據(jù)的存儲形式就會產(chǎn)生一定的風險，受到來自于網(wǎng)絡的威脅。也就是說，在大數(shù)據(jù)共享平臺的操作過程中，很難避免不出現(xiàn)操作漏洞，一旦文書檔案管理的計算機出現(xiàn)問題，就會很容易受到外來的攻擊，導致存儲數(shù)據(jù)的丟失[2]。因為檔案記錄的都是一些具有重要信息價值的資料，一旦發(fā)生泄露，將造成巨大的損失，給檔案管理工作造成嚴重的損害，影響文書檔案的信息安全。

1.2 對于事業(yè)單位文書檔案管理不夠重視

在工作實踐中，除了專門管理檔案的部門之外，檔案管理在其他單位并不是主要的工作，只是基礎性工作之一，一般單位的領導者都將主要的管理精力集中在主要業(yè)務之上，對于檔案管理工作的重視程度明顯不夠，事業(yè)單位同樣也不例外。事業(yè)單位在檔案管理過程中并未意識到文書檔案管理工作的重要意義，仍然按照傳統(tǒng)的管理觀念和管理模式開展工作，在文書檔案管理過程中，也不進行相應的資金投入，從而導致在實際的檔案管理過程中基礎設施不夠完善。信息化管理是當前時代的發(fā)展趨勢，而對于檔案規(guī)范化管理工作來說，基礎設施占有很重要的部分，基礎設施建設跟不上，信息化管理的水平就很難有效提升，這就會給文書檔案管理帶來一定的安全風險，不利于文書檔案管理工作的有序開展[3]。

2 加強事業(yè)單位文書檔案管理的有效策略

作為事業(yè)單位檔案管理工作人員，要不斷革新觀念，從自身工作優(yōu)化角度出發(fā)，主動適應外部環(huán)境變化，實現(xiàn)工作效能的提升。在經(jīng)濟發(fā)展新常態(tài)的背景下，傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案模式暴露出諸多問題，不能停留在問題表面，要深度分析產(chǎn)生這些問題的主要原因，并且提出有針對性的解決策略，提升事業(yè)單位綜合發(fā)展水平。在實踐中，既需要構建有效的制度體系，同時也要打造現(xiàn)代人才隊伍，提升檔案綜合水平，同時要充分借鑒現(xiàn)代新進的運作模式，進而適應不斷變幻的發(fā)展形勢，在現(xiàn)代競爭中立于不敗之地，實現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展目標，推動傳統(tǒng)工作不斷提檔升級，引領現(xiàn)代檔案工作不斷向前發(fā)展。

2.1 提高對文書檔案管理的重視程度，優(yōu)化規(guī)范化系統(tǒng)管理

對于文書檔案管理來說，造成管理質(zhì)量較低的一個主要原因就是對于文書檔案管理工作的重視程度不夠。為了從根本上解決這一問題，有效防范檔案規(guī)范化管理過程中的安全風險，事業(yè)單位應該對文書檔案管理工作給予足夠重視。也就是說，應該在認識到文書檔案管理工作重要性的基礎上，積極創(chuàng)新文書檔案管理模式，運用數(shù)據(jù)技術，提升文書檔案規(guī)范化管理的整體質(zhì)量。同時，加大文書檔案管理方面的資金投入力度，完善基礎工作設施，配備具備先進管理系統(tǒng)的規(guī)范化管理設備，簡化文書檔案規(guī)范化管理工作流程。根據(jù)事業(yè)單位文書檔案管理的實際特點，完善相關的網(wǎng)絡系統(tǒng)建設，解決文書檔案規(guī)范化管理過程中基礎設施不健全的問題，促進文書檔案規(guī)范化管理質(zhì)量不斷提升，有效提升文書檔案管理質(zhì)量，為事業(yè)單位文書檔案管理工作的有序開展提供良好的基礎條件[4]。

2.2 優(yōu)化管理流程，建立科學完善的文書檔案管理工作標準

文書檔案管理是一項十分系統(tǒng)和復雜的工作，要想有效提升管理的整體質(zhì)量，每一個工作環(huán)節(jié)和工作流程都不能馬虎，尤其在規(guī)范化背景下，文書檔案的管理流程尤其重要。在之前的文書檔案管理實踐中，工作流程都不是十分標準，工作人員也不按照標準的工作步驟開展工作，造成了一定的文書檔案管理問題。為了有效避免文書檔案管理過程中出現(xiàn)這一問題，事業(yè)單位應該積極制定和完善文書檔案管理制度，制定嚴格的工作標準和工作流程。可以根據(jù)本單位工作實際，結合文書檔案管理的基本特點，制定符合發(fā)展特征的文書檔案管理工作標準，并在內(nèi)部進行宣傳和普及，要求工作人員嚴格按照指定的工作標準和工作流程執(zhí)行。對于其中發(fā)現(xiàn)的問題，要及時進行整改，避免問題擴大帶來的不利影響。

2.3 提升工作人員專業(yè)素質(zhì)

除了對于文書檔案管理工作的重視程度不夠之外，從事文書檔案管理工作的人員專業(yè)素質(zhì)偏低也是造成事業(yè)單位文書檔案管理質(zhì)量不高的主要原因。因此，事業(yè)單位應該在提高文書檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)方面多下功夫，積極采取各種行之有效的措施，提升文書檔案管理人員綜合素質(zhì)。事業(yè)單位應該積極更新管理觀念，對于文書檔案管理工作配備專門的工作人員，在單位中選擇具備文書檔案管理專業(yè)知識的人員，并且積極組織檔案工作人員培訓，從外界聘請文書檔案管理領域的專家學者，針對當前時代背景下的文書檔案管理問題開展培訓，提升工作人員的專業(yè)素養(yǎng)。有條件的事業(yè)單位還可以在社會上招聘具備較高文書檔案管理專業(yè)素質(zhì)的人才，提升工作人員的整體素質(zhì)，這樣才能有效避免文書檔案管理過程中的突出問題[5]。

3 結語

綜上所述，文書檔案管理是事業(yè)單位的一項重點工作，應該給予足夠重視。在工作實踐中，事業(yè)單位應該積極采取有效措施，優(yōu)化檔案管理流程，建立科學完善的文書檔案管理工作標準，促進文書檔案管理水平不斷提升。

參考文獻

[1]肖璟.事業(yè)單位文書檔案的規(guī)范化管理研究[J].教育教學論壇，2018（29）：16-17.

[2]薛春子.推進事業(yè)單位文書檔案規(guī)范化管理的策略探討[J].才智，2018（25）：202.

[3]張曉敏.解析事業(yè)單位文書檔案的規(guī)范化管理措施[J].青春歲月，2018（23）：479.

[4]張玉梅.事業(yè)單位文書檔案的規(guī)范化管理探究[J].辦公室業(yè)務，2018（4）：110.

[5]吳仲熙.事業(yè)單位文書檔案的規(guī)范化管理[J].科教導刊-電子版（下旬），2018（1）：216.