淺談推進檔案數字化和信息化的重要性

付小娟

摘 要：檔案管理工作繼續保持A級水平，進一步增強作業區全員檔案意識，明確工作職責，加強檔案規范化管理，完善檔案工作責任制，深化檔案資源的建設和開發利用，推進檔案信息化進程，促進作業區檔案工作整體水平再上新臺階。

關鍵詞：檔案；數字化；信息化

檔范圍確認”為依據，加大各類檔案的收集力度，加強數字化和信息化的作用。把歸檔部門的應交與檔案部門的應收緊密聯系在一起，形成雙向制約機制，并以E6檔案系統、聲像檔案系統、勘探開發V3.0系統為平臺，做好實體檔案與電子檔案的同步收集、整理、歸檔，確保檔案齊全、準確、系統、完整。 檔案工作從以下面幾方面著手：

1 加強檔案數字化管理水平，實現檔案信息的集成共享

1.1 積極開展檔案管理系統的上線應用

為加快檔案信息化進程，今年公司研發《新疆油田檔案信息網絡集成V3.0系統》，實現紙質檔案與專業數據庫的對接和數據的邏輯歸檔、在線利用，形成統一、專業的檔案信息網絡集成平臺。5月完成了對E6檔案系統導出勘探開發檔案數據項的檢查整改、對電子文件的整理備份等準備工作，6月集中遷移導入勘探開發單井檔案數據1453卷、37389件，勘探開發綜合檔案數據1284卷，掛接電子文件12394件。

1.2 嚴把新增檔案數字化關，保持作業區檔案數字化率

作業區檔案按照“增量電子化”的要求，做好新增各種類型、各種載體檔案數字化工作。在接收實體檔案的同時，加大接收電子文件的力度，要求移交實體檔案的同時必須提交相應的電子文件，特別是基建檔案，要求資料形成單位必須提交與卷內目錄一一對應的PDF格式掃描文件，本著審核合格再辦理交接手續的原則。

1.3 做好各類檔案入庫數據脫機備份，實現異地保管

按照《關于做好各類檔案入庫數據脫機備份的通知》要求，做好各類檔案入庫數據的備份工作。備份數據包括系統電子目錄、入庫電子文件。系統電子目錄的備份，采取年度備份的形式，每年歸檔工作完成以后，導出準確無誤的系統數據，形成《企業檔案目錄》，并打印出紙質目錄，與往年企業檔案目錄合并存放。

1.4 層層把關，加強電子文件質量控制

隨著檔案信息化的深入，通過系統借閱電子檔案已逐漸成為日常。歸檔電子文件的質量關系到查借閱數據的準確度、可信度。為了做好歸檔電子文件的質量，嚴把歸檔電子文件的審核關，兼職檔案員對歸檔電子文件初審，檔案員再進行終審的，對電子文件存在不是最終版、與原件不一致、掃描不清晰、掃描缺頁漏頁等問題的，堅決要求整改合格后，才辦理檔案移交手續。切實做到了層層把關、層層落實的歸檔管理機制，電子文件的合格率達到了100%。

2 深化數字化建設，提高檔案管理水平

2.1 《檔案信息網絡集成系統》數據檢查及應用

《檔案信息網絡集成系統》今年進行了系統升級，保證作業區勘探開發類檔案、聲像檔案數據在升級后條目準確無誤、電子文件不漏不丟，對升級后系統中數據進行條目數量、著錄項、電子文件掛接情況核對，共核對勘探開發綜合和單井類檔案2774卷38554卷內件、聲像檔案1053件數據，對發現問題及時整改，共整改條目233卷件，重新上傳電子文件106個，確保了全庫數據齊全準確。

2.2 歷史電子文件，完善E6檔案系統數據

為確保E6系統數據的完整性、確保備份電子文件數與系統數據的一致性，針對E6檔案系統做整體遷入時沒有掛接電子文件的檔案類別，即文書類、科研類、實物類檔案，今年統一手工進行上傳電子文件。共整理上傳電子文件3727個，確保了E6系統中的數據準確無誤。

2.3 核對整改檔案系統著錄項，確保檢索無遺漏

隨著檔案信息化、數字化的不斷深入，目錄數據庫的檢索已代替了手工檢索，這對檔案系統著錄的也提出了更高的要求。為了更好地為作業區檔案查、借閱服務，提高查全、查準率，今年開展了管理類檔案著錄項的檢查整改工作，針對文件內容中包含多人的，而文件名中不能全部體現多人的文件，如“任免通知”“調動介紹信”“表彰決定”等，查閱原始文件后，將文件涉及到的人名補充進檔案系統“題名”著錄項或“備注”著錄項中，確保檔案系統檢索更精準、無遺漏。

3 結論

檔案員承擔著每個部門文件材料的收集整理、歸檔工作，是檔案形成的關鍵點，特別是信息化項目檔案的管理，發揮對項目檔案資料的指導檢查職能，在項目實施過程中，及時指導檢查文件材料的收集、整理，保證項目檔案歸檔的及時、齊全、完整。

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