合同管理信息系統功能設計研究

吳曉燕 曹小平 史強 宋祖榮

[摘? ? 要]? 在當今社會，合同越來越發揮著重要作用，實現合同的高效、有序管理越來越受到重視。合同管理能力與水平的提升是綜合性命題，既涉及理念、思路，又涉及工具和方法。利用現代信息技術，設計開發合同管理系統，實現合同管理的信息化，已成為合同管理的一個趨勢。文章在總結多年來合同管理實踐經驗的基礎上，充分分析合同管理的一般需求，對合同管理信息系統的功能設計進行初步研究，明確合同管理系統功能設計的基本原則、系統權限分配，并重點介紹3個流程和10個功能模塊的設計思路，以期該系統可以對合同進行全生命周期動態管理和控制。

[關鍵詞] 合同管理系統;全生命周期管理;功能模塊

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 03. 061

[中圖分類號] F715.4;G203? ? [文獻標識碼]? A? ? ? [文章編號]? 1673 - 0194（2019）03- 0152- 04

0? ? ? 前? ? 言

合同是平等主體之間進行資源配置、實現價值交換的基本手段，具有法律、經濟、管理等多重屬性。法律層面，合同是平等主體的自然人、法人、其他組織之間設立、變更、終止民事權利義務關系的協議，是對平等主體之間民事合同關系的確認;經濟層面，合同是市場主體之間進行商品服務流通、資源配置、最終實現價值交換，滿足多樣化需求的有效方式;管理層面，合同是進行內部控制，規避風險，確保內部管理秩序的有效手段。合同的重要性不言而喻，如何實現合同的高效、有序管理越來越受到重視，各市場主體紛紛從管理實踐出發，研究提升合同管理能力與水平的途徑與方法，以不斷適應合同管理的現實需要。

合同管理能力與水平的提升是綜合性命題，既涉及理念、思路，又涉及工具和方法。在理念與思路層面，合同管理一般強調制度化、流程化和專業化;在方法和工具層面，做法不一，實踐中有加強培訓、增加人員數量、對標學習、聘請專業顧問等多種方式，而利用現代信息技術，設計開發合同管理系統，實現合同管理的信息化，已成為合同管理的一個趨勢。本文在總結多年來合同管理實踐經驗的基礎上，充分分析合同管理的一般需求，對合同管理信息系統的功能設計進行初步研究，明確合同管理系統功能設計的基本原則、系統權限分配，并重點介紹各功能模塊的設計思路 。

1? ? ? 合同管理系統功能設計基本原則

根據多年合同管理實踐經驗，合同管理工作可以概括為“一個思路”、“兩個層面”、“三個階段”。一份合同從醞釀到最終履行完畢，需經歷漫長的時間和過程，可能遇到各種問題，面臨各種風險，鑒于此，對合同進行全過程、全生命周期動態管理和控制，是做好合同管理最基本的思路。全過程管理，是一個全員參與、歸口管理的過程，不同的人員和部門有著不同的權限。就具體工作內容而言，合同管理包括兩個層面，第一層面著眼于完成合同立項、合同簽署及合同履行的過程管理，強調程序、流程和內容的管控，是動態的管理過程;第二層面著眼于對合同相關文本的管理，強調文檔、知識、資源的管控，是靜態的管理過程。以合同簽訂為劃分節點，合同管理可以分為事前、事中、事后管理三個階段。

合同管理系統的設計應以實現合同的全過程動態管理為目標，通過不同的功能模塊設置，對合同管理三個階段中不同的內容和重點加以落實，以提高管理的質量和效率。系統的設計除遵循可擴展性、先進性、成熟性、標準性、數據格式統一性、安全性等信息系統的一般性開發原則外，特別強調在業務模塊、流程及功能設計方面堅持簡便易用、全過程控制、檔案化管理、動態更新、數據完整等原則，做到明確管理權限和層次，落實歸口要求，體現全員參與，保證全程記錄，以實現合同的規范、嚴格管理。

1.1? ?簡便易用原則

合同管理系統屬于基礎性管理系統，潛在用戶一般為開發主體的所有職工，該系統的設計必須遵循簡便易用原則。在流程設計上應嚴格遵循現行的合同管理辦法，將合同管理思想轉化為業務流程，但必須強調避免流程煩瑣、冗余，以提高工作效率。系統各項功能、模塊的設計盡量尊重用戶們已形成的工作習慣，便于廣大用戶接受和使用，做到全員參與，實現系統的有效推廣和使用。

1.2? ?全過程控制原則

全過程控制原則是指將合同管理工作的各個重要環節都納入合同管理系統中，實現從立項、談判、文本確定、審批、簽署、信息統計、履行、變更、驗收到成果的全過程、全生命周期管理與監控。據此，合同管理系統功能模塊的設計應盡量全面，力爭覆蓋合同管理的各個環節。

1.3? ?檔案化管理原則

檔案化管理原則是指為每一個合同建立檔案，并在不同階段進行實時更新，詳細記錄每一個合同的“前世今生”，實現散亂合同信息資料的統一化管理，力求對合同相關事項可以進行歷史追蹤。實現合同檔案化管理有雙重積極意義，對外，利于記錄過程，促進合同順利履行，若發生爭議，有利于收集整理證據，有效應對合同糾紛;對內，有利于強化內部控制，防范業務風險和廉政風險。

1.4? ?動態化管理原則

動態化管理原則主要指在合同管理系統的設計開發中通過明確管理權限和職責分工，做到責任清晰，使用系統提醒、發送待辦任務等手段，督促全員參與，實現責任到人，保證合同各環節各階段的實時數據可以得到及時更新，以便利信息的統計和掌握，為管理層進行決策提供最實時的信息支持。

1.5? ?數據完整性、準確性原則

合同數據是重要的基礎管理數據。在系統的功能設計與開發中，盡量實現同類信息一次輸入后續無限次代入使用，對于其他系統中已有的數據，盡量可以實現集成和代入共享，實現分散信息的統一化集中管理，保證合同信息采集的完整性和準確性，以便于合同信息統計、查詢和合同報表管理，提升合同信息和資料的集成化利用能力。