電網企業物資合同臺賬管理系統的建設與實踐

張道榮++邵自銀

摘要：物資合同管理是國家電網公司物力集約化的一項重要內容，傳統手工記賬的合同臺賬管理模式效率低下，且準確性與時效性較差，僅適合企業發展初期或規模較小時使用，與國家電網公司物力集約化管理要求嚴重不符，因此必須按照科學的方法，從公司實際業務流程出發，運用信息化手段，建立完整、高效、安全、穩定的物資合同管理系統，加強合同簽約及結算業務管控，減輕工作人員勞動強度，提高合同簽約結算效率。

關鍵詞：合同臺賬管理；功能模塊；系統建設

中圖分類號：F275 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）007-000-02

一、傳統合同臺賬管理存在的主要問題

1.數據安全性較差

傳統合同臺賬是用Excel表格來記錄和管理的，維護數據時需對整張表格進行查找、粘貼、復制和手工錄入等操作，在這些過程極易污染其他數據，造成數據的篡改或丟失，從而影響合同的正常履行和結算。

2.合同信息不共享

傳統合同臺賬管理無法實現合同信息的實時更新，且無法實現多人同時操作，合同信息不能有效互通，不利于合同信息的匯總分析。

3.工作效率低下

電網物資采購貨款由預付款、到貨款、投運款和質保金4個部分組成，傳統合同管理模式下，所有數據（如簽訂日期、發票金額、單據收取時間、操作人等）需人工錄入，支付金額需手工計算和核對，工作量大卻難以保證數據的準確性。

4.風險管控力度較弱

傳統合同臺賬只有單純的數據記錄功能，對錯誤錄入的數據缺少必要的提醒或限制功能，無法校驗支付金額的準確性，存在較大管理風險。

二、物資合同臺賬管理主要內容

1.合同簽約管理

物資合同簽約是指依據中標結果，應用統一合同文本，在規定時間內完成合同簽訂工作。及時、規范、高效地完成合同簽約工作是確保招標采購結果的剛性執行，規范公司各單位和供應商的履約行為，防范法律風險和商業風險的基礎和前提。

2.合同結算管理

物資合同結算是指按照合同約定和實施進度開展合同物資的資金預算申報及支付工作。電網物資合同結算嚴格按照 “三單”（驗收單、投運單、質保單）管理方式，統一合同結算單據，加強物資到貨、設備投運、產品質保關鍵階段單據管理，加快結算單據驗審和流轉，準確編制資金預算計劃，嚴格按照合同規定審核資金支付，準確支付合同資金。

三、物資合同臺賬管理系統主要功能模塊

1.中標結果導入模塊

中標結果下達后，按照預設的Excel模板將結果集中導入到系統，以此為基礎開展后續合同簽訂、履約及結算工作。導入模板對字段的類型、是否必填項以及字段間的邏輯關系等都做了明確規定，同時保留系統上線前在執行合同的導入功能，確保錄入數據的準確性和完整性。

2.合同審核簽訂模塊

合同基礎數據導入后，組織供應商進行線下紙質合同的簽訂，將紙質合同關鍵信息與系統數據進行比對，審核無誤后，勾選對應的合同完成線上審核，系統自動記錄下合同簽訂日期和審核人信息；對于協議庫存匹配單，只有對應的協議庫存合同完成簽訂后，才可進行合同簽訂。審核過的合同進入合同履約結算流程。

3.單據交接管理模塊

合同履約完畢后，供應商提交結算單據至供應商服務大廳，大廳人員初審無問題后，在單據交接模塊進行登記并打印交接單，雙方現場辦理單據交接。在本模塊大廳人員只需點擊操作即可完成單據交接，發票金額、交接日期等交接單內容由系統自動帶出，提高了單據交接效率；對于不符合付款條件的則無法登記（如合同未簽訂、質保期未到和供應商受處罰暫停付款等），從源頭上保證了合同結算業務的規范性。

4.合同結算管理模塊

合同經辦人員對結算單據復核無誤后，錄入發票校驗號，修改發票金額、到貨數量等信息（系統默認與合同內容一致，可根據實際情況修改），支付金額由系統根據合同支付方式以及已支付資金情況自動計算，合同經辦人只需點擊操作即可進行支付申請，保證了合同結算業務的準確性同時減輕了員工工作強度。

圖1 單據登記及合同結算業務流程

月度預算提報前，系統自動匯總各合同經辦人已申請資金的采購訂單，按照預付款、到貨款、投運款和質保金四個部分一鍵生成下月預算；次月中旬根據預算批復結果，點擊自動生成支付計劃，財務按照支付計劃進行支付，資金預算和支付計劃都可導出Excel表格并打印，完成線下審核流程。單據登記及結算業務流程詳見圖1。

5.合同信息查詢模塊

物資部門作為業務支撐部門，需不定期對物資合同的簽訂情況、項目類型、資金劃分類型等重點數據以及合同應支付情況、實際支付情況、未支付原因等相關信息進行統計和分析。因此系統要具備從項目名稱、項目單位、項目性質等多維度進行查詢的功能，方便數據的匯總分析。

6.基礎信息設置模塊

包括角色管理、用戶管理、日志管理和供應商管理等內容。角色管理可對不同角色的權限進行設置和調整；用戶管理可對用戶進行增加、刪除、凍結、代理以及密碼修改等操作；日志管理可記錄和查詢每個用戶在系統中的操作痕跡；供應商管理則可對供應商進行凍結＼解凍，以及名稱、賬號、聯系人信息修改等操作。

四、角色及權限分類

根據業務需要，系統將用戶區分為供應商服務中心工作人員、系統管理員和合同經辦人等三類，具體角色定位及權限設置描述如下：

1.大廳工作人員

供應商服務中心工作人員主要負責各類結算單據的登記和交接工作，同時為供應商提供相關合同信息的查詢服務。該角色主要權限包括：合同信息查詢、供應商信息查詢和單據登記交接及打印等。

2.系統管理員

系統管理員主要負責合同基礎數據的導入、資金預算及支付計劃生成以及供應商、日志等系統基礎數據的維護工作，一般為1～2人，主要權限有：合同導入模塊、合同信息查詢模塊、單據交接查詢、基礎信息設置以及合同結算模塊的預算和支付計劃生成權限等。

3.合同經辦人

合同經辦人主要負責合同的簽訂、單據復核以及結算流程的發起等工作，一般為多人，僅能對其分管的合同進行操作，主要權限包括：合同簽訂模塊、單據交接模塊、合同結算模塊、合同信息查詢、供應商信息修改及查詢等。

另，系統保留超級管理員角色，擁有最大權限，系統將權限設置細化到了具體操作層面（如選擇、查詢、刪除、導入和導出等），除超級管理員外，上述三種角色的權限可根據實際需要隨時調整。

五、系統建設主要步驟

1.開發前業務梳理及需求確認

調研了解物資合同臺賬管理現狀，梳理主要業務流程，確定主要功能模塊，完成系統框架的初步搭建；與業務人員深入討論和分析對系統的功能需求，進一步細化系統設計方案。

2.系統開發過程

根據前期制定的系統設計方案，實施系統功能建設工作；在系統開發周期每個模塊結束之前，對該模塊的鎖定成果進行嚴格的里程碑式技術審查，通過用戶參與，及時得到反饋信息，驗證該模塊的成果并及時糾正錯誤；編寫用戶操作手冊，開展系統操作培訓。

3.系統運行階段

組織系統評審驗收，系統正式上線；加強系統的應用，不斷總結經驗，做好系統運行情況反饋，根據運行結果對系統做必要的修改和完善。

六、結語

物資合同臺賬管理系統建設以實際業務為藍本，科學設置功能模塊，合理設計業務流程，人機界面友好，實際運行安全穩定。該系統重點加強了物資合同簽約、單據交接、預算管理、合同支付以及供應商管理等業務管理，與國網公司ERP和ECP系統相補充，實現了物資合同全流程管控，大大提高了公司合同管理水平和效率，取得了良好效果。

參考文獻：

[1]國家電網公司編.國家電網公司物力集約化管理實踐與創新[M].北京：中國電力出版社，2015.6.

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