基于供應(yīng)鏈管理的高校圖書館圖書采購優(yōu)化研究

黃美

摘?要：文章分析了目前高校圖書館圖書采購中存在的問題，指出了基于供應(yīng)鏈管理的高校圖書館圖書采購的優(yōu)勢，在此基礎(chǔ)上著重從高校圖書館構(gòu)建信息平臺、雙方信息共享和選擇優(yōu)秀供應(yīng)商三個方面構(gòu)建了圖書采購模式，并提出了圖書采購的優(yōu)化路徑。

中圖分類號：G258.6文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1003-1588（2019）01-0057-03

關(guān)鍵詞：供應(yīng)鏈;高校圖書館;采購;優(yōu)化

供應(yīng)鏈管理理論起源于西方。最初，現(xiàn)代管理學(xué)之父彼得·德魯克提出了“經(jīng)濟(jì)鏈”的概念，隨后邁克爾·波特根據(jù)經(jīng)濟(jì)組織的發(fā)展變化將其更新為“價值鏈”。20世紀(jì)90年代，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，物流系統(tǒng)日趨成熟，價值鏈已經(jīng)無法準(zhǔn)確表述經(jīng)濟(jì)活動中組織的系列行為，進(jìn)而演變?yōu)椤肮?yīng)鏈”。供應(yīng)鏈管理理論在20世紀(jì)末引入我國，通過數(shù)十年的不斷實踐，逐步形成了一套適用于國內(nèi)市場的供應(yīng)鏈管理理論。高校圖書館與一般經(jīng)營類企業(yè)相比，幾乎沒有來自校方下達(dá)的關(guān)于盈利的目標(biāo)和任務(wù)，導(dǎo)致其圖書采購模式長期處于陳舊與停滯不前的狀態(tài)，創(chuàng)新動力不足。高校圖書館將供應(yīng)鏈管理思想引入圖書采購過程中，有利于優(yōu)化圖書采購的業(yè)務(wù)流程，整合各方資源，最終實現(xiàn)資源優(yōu)化配置，提高圖書館的服務(wù)水平和綜合實力。

1?高校圖書館圖書采購存在的問題

高校圖書館不同于一般的圖書館，其存在的意義更多是為高校的教師和學(xué)生服務(wù)，面對的讀者比較單一，群體特征明顯，因此，采購工作相比普通的圖書館更加單一。縱然如此，高校圖書館的圖書采購活動仍然存在著許多弊端，不僅影響了高校師生的閱讀感受，也不利于高校圖書館事業(yè)的發(fā)展。

1.1?圖書采購調(diào)查方法過于單一，溝通不暢

我國高校圖書館在獲取采購書目信息時，通常是采編部先根據(jù)學(xué)科建設(shè)的需求提出采購建議，然后征求各學(xué)院的意見及建議進(jìn)行修改。這種確定書目的方式存在著諸多不足之處，具體體現(xiàn)在：①主觀性。高校圖書館管理層在確定采購的圖書書目時帶有濃厚的個人色彩，不能真正滿足廣大師生的教學(xué)科研需求。②約束性。采編部在確定所購書目時首先考慮的是館內(nèi)庫存的圖書情況，而不是考慮真正缺少什么樣的藏書。③信息溝通不暢。高校圖書館主要的圖書借閱者是教師和學(xué)生，然而，他們沒有機(jī)會參與圖書采購活動，無法將自己的閱讀需求告知圖書館管理層，雙方信息溝通不暢，導(dǎo)致所購圖書實用價值不高，造成資源浪費。

1.2?圖書采購過程煩瑣，書目更新緩慢，成本較高

由于高校圖書館體制的特殊性，圖書采購工作通常是一個漫長、系統(tǒng)的過程。筆者以河北科技大學(xué)圖書館為例。

從圖書館決定采購圖書，直到圖書供應(yīng)商將圖書發(fā)至高校圖書館，中間要召開三次會議，進(jìn)行兩次審批，一共要完成15道程序，涉及包括高校圖書館、紀(jì)檢監(jiān)察部、財務(wù)部在內(nèi)的3個部門，過程復(fù)雜，不僅延長了圖書采購的時間，致使書目更新速度緩慢，而且增加了圖書采購的成本。

2?基于供應(yīng)鏈管理的高校圖書館圖書采購優(yōu)勢分析

高校圖書館在圖書采購活動中引入供應(yīng)鏈管理思想，不僅能有效改善現(xiàn)有圖書采購模式存在的弊端，更有利于圖書采購工作的順利進(jìn)行[1]。

2.1?精簡采購流程

供應(yīng)鏈管理是一種新型的管理理念和管理模式，國家標(biāo)準(zhǔn)《物流術(shù)語》將其定義為利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)全面規(guī)劃商流、物流、信息流、資金流等，并進(jìn)行計劃、組織、協(xié)調(diào)與控制等活動。可見，供應(yīng)鏈管理強(qiáng)調(diào)的是資源整合，整體最佳，利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)建立數(shù)字化信息平臺，使采購方與供應(yīng)商的信息共享。將供應(yīng)鏈管理理念引入高校圖書館，對圖書館的文獻(xiàn)采購資金進(jìn)行優(yōu)化配置，創(chuàng)建高校圖書館圖書信息平臺，可以及時地將圖書館的購買需求告知圖書供應(yīng)商，從而避免一些不必要的程序（如圖1中的⑤⑥⑨⑩）。高校圖書館利用信息平臺的信息共享將圖書館確定購買書目清單、圖書館與圖書供應(yīng)商之間確認(rèn)訂單的活動程序合并在一起，使圖書館的購書程序從15道減至12道，極大地簡化了高校圖書館的圖書采購流程[2]。

2.2?縮短采購周期

高校圖書館圖書采購周期一般在半年到一年之間，信息爆炸時代知識更新?lián)Q代的頻率是2～3年，如果高校圖書館按照傳統(tǒng)的采購模式進(jìn)行圖書采購，那么在年初定下的書目清單到年末才會收到圖書，此時圖書已失去參考價值。基于供應(yīng)鏈管理的采購模式，是實現(xiàn)圖書訂購、下單、配送一體化。高校圖書館可定期通過網(wǎng)絡(luò)信息平臺，匯總整理學(xué)院、教師和學(xué)生的閱讀需求，并將其生成新的訂購書單，及時通過網(wǎng)絡(luò)信息平臺將書單傳遞到圖書供應(yīng)商，當(dāng)圖書供應(yīng)商確認(rèn)訂單后會立即安排最近的庫存點發(fā)貨至圖書館，整個購書過程可在一周內(nèi)完成，有效地縮短了高校圖書館圖書采購的周期。

2.3?降低采購成本

無論是精簡采購流程還是縮短采購周期，對于高校圖書館而言，最終目的都是在保障圖書質(zhì)量的前提下，降低采購成本。高校圖書館的圖書采購成本由兩部分組成：圖書的價格成本和非價格因素成本（包括員工工資支出、行政會議成本、調(diào)查成本等）。高校圖書館建立供應(yīng)鏈管理采購系統(tǒng)后，通過供應(yīng)鏈的有機(jī)整合，一方面采購人員可以事先咨詢多家圖書供應(yīng)商的圖書價格，在此基礎(chǔ)上確定性價比最佳的圖書進(jìn)行購買，從而降低圖書的價格成本;另一方面高校圖書館可減少召開圖書采購會議的次數(shù)、摒棄人工調(diào)查活動，精簡采購人員，以減少工資支出，這在某種程度上能大大降低圖書采購的非價格因素成本。

3?基于供應(yīng)鏈管理的高校圖書館圖書采購模式構(gòu)建

供應(yīng)鏈管理下的高校圖書館圖書采購流程的構(gòu)建，包括信息平臺、讀者需求、購買渠道、選擇供應(yīng)商、物流、退換貨、后期服務(wù)等。

3.1?需求驅(qū)動：搭建信息平臺

高校圖書館發(fā)生圖書采購行為的前提是教師和學(xué)生對圖書館館藏資源內(nèi)容的不滿足，現(xiàn)有圖書已經(jīng)無法為他們的科研、學(xué)習(xí)和閱讀提供系統(tǒng)全面的服務(wù)。筆者以某高校信息工程學(xué)院為例，假設(shè)該學(xué)院在進(jìn)行某項學(xué)科建設(shè)時需要用到一批最新的有關(guān)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)方面的書籍，而當(dāng)時這些書籍在圖書館中并沒有庫存，那么按照傳統(tǒng)的圖書采購模式，要想購買這些書籍首先應(yīng)由信息工程學(xué)院向圖書館采編部提出購買申請，然后圖書館召開采購會議研究決定，待所需圖書到庫已經(jīng)過去了大半年時間，致使該學(xué)院的學(xué)科建設(shè)項目只好延遲到下一個學(xué)期。信息平臺建立之后，該信息工程學(xué)院就可以在平臺上提交書籍清單和購買理由申請，圖書館在后臺看到申請即可決定是否同意購買。如果同意購買，工作人員就將書籍清單推送給信息平臺內(nèi)的圖書供應(yīng)商，由供應(yīng)商進(jìn)行報價，圖書館在分析各供應(yīng)商的優(yōu)劣勢之后，選擇最佳合作對象，發(fā)出購買合同，供應(yīng)商即可將相關(guān)書籍發(fā)送到圖書館，紀(jì)檢監(jiān)察部門也可通過信息平臺對此次采購行為進(jìn)行全程監(jiān)督，無論從時間上還是書籍的利用程度上，都不存在過度浪費。因此，需求決定購買，由讀者需求引發(fā)的圖書采購行為，真正能夠滿足高校讀者的信息需求。

3.2?渠道暢通：雙方信息共享

信息共享包含兩方面的內(nèi)容：一是讀者與高校圖書館之間的信息共享。二是高校圖書館與圖書供應(yīng)商之間的信息共享。

3.2.1?讀者與高校圖書館之間的信息共享，可以通過信息平臺來完成。讀者登錄信息平臺后，查詢圖書館館藏資源中是否有自己需要的書籍，如庫存顯示有，即可以直接預(yù)訂;如庫存顯示無，則可提出購買申請。不同的讀者有相同的閱讀需求時，信息平臺可自動將其合并，避免了信息采集過程中的重復(fù)性。

3.2.2?高校圖書館與圖書供應(yīng)商之間的信息共享。高校圖書館除了利用內(nèi)部信息平臺，還需要掌握供應(yīng)商的相關(guān)信息。高校圖書館采編部門應(yīng)充分利用“詢價”“比價”“比質(zhì)量”“比服務(wù)”等手段，從供應(yīng)商處獲取更多的有價值的信息，爭取在圖書采購過程中占主動地位。

3.3?層次分析：選擇優(yōu)秀供應(yīng)商

層次分析法是由美國運(yùn)籌學(xué)家薩蒂提出的一種對定性問題進(jìn)行定量分析的多準(zhǔn)則決策方法，適用于采購供應(yīng)鏈中對多個供應(yīng)商的評價[3]。選擇優(yōu)秀供應(yīng)商是高校圖書館圖書采購順利進(jìn)行的決定性因素，從整個供應(yīng)鏈來看，供應(yīng)商一方面決定了高校圖書館圖書采購的質(zhì)量和成本，另一方面還對圖書出版方的生產(chǎn)活動產(chǎn)生了較大的影響。筆者認(rèn)為，圖書館在進(jìn)行圖書采購時對供應(yīng)商的選擇，一般都會從圖書質(zhì)量和價格、配送和服務(wù)四個因素進(jìn)行比較分析。而圖書質(zhì)量是最基礎(chǔ)的要素，在上述四個因素中所占權(quán)重可確定為1/3;價格決定了采購成本，因此其權(quán)重可略高一些，為1/4;配送的權(quán)重為1/6;供應(yīng)商的后期服務(wù)影響書籍的使用效果，因此服務(wù)的權(quán)重比配送要略高一些，為1/4[4]。采購部門在確定了影響因素和權(quán)重后，可選擇3～4家圖書供應(yīng)商，并根據(jù)他們以前的表現(xiàn)分別打分，最后確定最高分的供應(yīng)商為合作對象。

4?基于供應(yīng)鏈管理的高校圖書館圖書采購優(yōu)化路徑

高校圖書館基于供應(yīng)鏈管理的圖書采購模式應(yīng)是不斷改進(jìn)和完善的，對采購過程中出現(xiàn)的突發(fā)情況或者產(chǎn)生的一些問題，圖書館和供應(yīng)商都應(yīng)積極采取有效措施，盡快解決，確保整個圖書采購系統(tǒng)正常運(yùn)行。

4.1?加強(qiáng)組織管理，實現(xiàn)內(nèi)部優(yōu)化

高校圖書館應(yīng)加強(qiáng)對組織內(nèi)部的規(guī)范管理，加強(qiáng)對圖書采購過程中所涉及的部門和人員的監(jiān)督力度，主要是對采購應(yīng)遵守的制度規(guī)定、采購程序和采購費用進(jìn)行約束，避免出現(xiàn)內(nèi)部混亂。例如，圖書館采購人員無視信息平臺上的購買需求，自行決定書目清單，導(dǎo)致購買的圖書不能真正為讀者所用;圖書館采購人員與外部供應(yīng)商勾結(jié)，對圖書價格進(jìn)行虛報，造成采購費用的增加等。高校圖書館強(qiáng)化對組織內(nèi)部的管理，能增強(qiáng)內(nèi)部人員的責(zé)任意識，提高采購人員的水平，實現(xiàn)內(nèi)部優(yōu)化[5]。

4.2?增進(jìn)交流合作，降低外部風(fēng)險

高校圖書館應(yīng)增進(jìn)與圖書供應(yīng)商的交流合作，改變傳統(tǒng)的采購觀念，與供應(yīng)商建立供應(yīng)鏈戰(zhàn)略伙伴關(guān)系，推動資源共享，實現(xiàn)合作共贏[6]。外部風(fēng)險不僅來自供應(yīng)商，還來自政策、環(huán)境和市場等方面的風(fēng)險，因為高校圖書館采購的信息資源不僅包括紙質(zhì)書籍，還有電子出版物和部分音像制品，后者存在著一定的版權(quán)風(fēng)險。因此，圖書館采購人員要深入了解有關(guān)政策規(guī)定，隨時關(guān)注國內(nèi)外出版物市場的情況，與外界保持良好關(guān)系，從而規(guī)避相應(yīng)的風(fēng)險。

4.3?及時評價調(diào)整，不斷改進(jìn)創(chuàng)新

評價施加壓力，調(diào)整帶來活力。對于破壞規(guī)則的內(nèi)部人員或圖書供應(yīng)商，高校圖書館有權(quán)將其從供應(yīng)鏈中剔除，以免引起負(fù)面效應(yīng)。評價和調(diào)整具有時效性，高校圖書館應(yīng)定期或不定期地對采購活動進(jìn)行評價，周期通常為三個月，若評價中發(fā)現(xiàn)問題，至少應(yīng)在三天內(nèi)完成調(diào)整處理行為，使震懾效果最佳化。創(chuàng)新是發(fā)展的動力[7]，高校圖書館基于供應(yīng)鏈管理的圖書采購優(yōu)化，是為了更好地應(yīng)對不斷變化的讀者需求、采購環(huán)境和供應(yīng)商。圖書采購工作者只有在采購過程中及時發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，不斷改善、持續(xù)創(chuàng)新，才是促進(jìn)高校圖書館圖書采購工作健康有序發(fā)展的根本途徑。

5?結(jié)語

高校圖書館圖書采購是一項基礎(chǔ)性工作，采選人員工作水平的高低，直接影響著圖書館整體藏書的質(zhì)量。因此，高校圖書館要想使采購工作健康、有序地發(fā)展，就必須引入供應(yīng)鏈管理模式，創(chuàng)建信息平臺，整合資源，加強(qiáng)溝通，不斷改進(jìn)，提高采購工作效率。

參考文獻(xiàn)：

[1] 黃芳，謝志耘.高校圖書館供應(yīng)鏈戰(zhàn)略與管理[J].醫(yī)學(xué)信息學(xué)雜志，2014（5）：64-68.

[2] 謝嘉雯.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下圖書館供應(yīng)鏈管理策略研究[J].物流科技，2012（4）：65-67.

[3] 朱鐸輝，吳志軍，張玉峰.基于層次分析法的供應(yīng)商評價模型的研究[J].計算機(jī)應(yīng)用研究，2004（6）：90-91，96.

[4] 馮曉紅.試論圖書館的供應(yīng)鏈管理[J].現(xiàn)代情報，2009（1）：131-133.

[5] 張喜年，詹德優(yōu).基于供應(yīng)鏈管理的圖書館參考服務(wù)[J].情報理論與研究，2006（1）：74-77.

[6] 何丹青，邢嵐.論供應(yīng)鏈管理思想在圖書館管理中的運(yùn)用[J].科技情報開發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2003（10）：63-64.

[7] 岳修志，張懷濤.復(fù)合圖書館的數(shù)字化管理和供應(yīng)鏈管理[J].大學(xué)圖書館學(xué)報，2002（6）：27-30.