新時代背景下人力資源和社會保障局的人事檔案管理策略分析

單世東

摘 要：人力資源和社會保障局的人事檔案管理記錄和保存著人員的重要信息，對社會和個人的發展有著極其重要的影響。隨著信息時代的到來，傳統的人事檔案管理模式已經越來越不適應當下社會的需求，基于提高人力資源和社會保障局的檔案管理工作效率的目的，本文從檔案管理存在的主要問題進行剖析，并針對這些問題提出加強人事檔案管理的幾種有效措施。

關鍵詞：人力資源和社會保障局 人事檔案 檔案管理

1 人力資源和社會保障局人事檔案管理的重要性分析

截止目前，我國人事檔案管理事業已經走向法制化管理道路并形成了一個巨大的管理系統。人事檔案管理對國家、單位以及個人都有著極其重要的意義。從宏觀方面看，人事檔案管理也是國家工作的一部分，檔案為國家各項政策實施提供了有利的依據，檔案管理工作的順利進行關系到我國民生的發展，黨和國家各項事業順利開展和社會的和諧進程。從微觀方面來看，檔案管理記錄了每位公民的成長經歷，有了他，企業員工得到晉升的機會，學生得到升學就業的機會，老人和其他群體以此獲取社會各項福利。

2 人力資源和社會保障局檔案管理的主要問題

隨著信息時代的推進和人事制度的不斷改革推新，我國檔案管理工作也要跟上時代步伐，走上現代信息化時代。近年來，我國很大一部分檔案管理工作還比較滯后，嚴重影響了我國人力資源和社會保障局的制度改革進程。以下是目前人力資源和社會保障局檔案管理出現的主要問題。

2.1 缺乏先進的人事檔案管理模式。

“卷”和“件”是我國目前檔案整理最基本的方式，這種方式延用至今已經有幾十年的歷史，其整理方式在初期具有一定的優勢，但在目前信息數據急速增加的年代，由于工作量巨大，檔案管理工作效率低下，容易造成檔案管理混亂局面，也時常出現為了調取某些資料而花費大量人力和時間。若增派人手，檔案管理工作由多人經手，檔案很難形成系統的管理。所以人事檔案應該采取先進的技術進行分類管理，為國家和個人提供更優質的服務。

2.2 對人事保障檔案管理缺乏重視

人力資源和社會保障檔案管理工作看似簡單確十分繁重且復雜，由于我國是一個擁有13億多人口的國家，其地域遼闊、人口眾多，給人力資源和社會保障局的檔案管理工作帶來的一定的難度。在我國很多地區，對檔案管理缺乏重視，缺乏對檔案管理工作人力和物力的投入，其管理工作僅靠著人的手工記錄和歸檔，檔案管理工作量大、人員數量不足，造成一些檔案不能及時收集和歸檔甚至出現檔案遺失等不好的情況發生。再加上，我國很多私營企業認為人事檔案用處不大，僅靠員工的自訴經歷和近期表現而決定是否對員工進行聘用和職位晉升方面，企業往往對人事檔案置之不理，造成了人檔分離的局面，甚至有些人都不知道自己檔案在何處，檔案出現了無人整理和認領，給人力資源和社會保障局檔案管理工作帶來很大的困難。

2.3 人事檔案管理體系不健全

由于我國檔案管理設計的領域較多，目前多數檔案管理模式是將社會保障檔案歸為不同的類型，并交由不同部門進行管理，這種管理對檔案進行分門別類，其管理的模式具有一定的科學合理性。但隨著我國信息化時代的來臨，龐大的數據信息給檔案管理帶來了一定的困難，如果繼續使用這種管理方式，在調用個人檔案過程中涉及的部門多，這就要求各部門間必須形成密切的配合和溝通。如果各部門間缺乏溝通和協作的話，不僅增加檔案人員的工作量，還將給社會保障檔案管理工作帶來一定困難。

目前，我國一些單位并沒有組建專門的檔案管理小組，也沒有對檔案工作實行定期的檢查和監督，更沒有一個完善的檔案管理制度對其管理人員進行約束，這樣也造成管理人員工作懈怠，檔案信息混亂，檔案不能真實準確地反映個人信息。

2.4 人事檔案內容不全面

人資資源和社會保障局對人員檔案采集主要包括個人教育程度、學習情況、自傳信息、獎勵和懲處、政治歷史情況、證明和其他資料。由于我國很多大單位對人員管理能力、專項技能、工作表現、個人素養和心理綜合素質等非常重視，而人事檔案并未涉及這些內容，單位無法從人事檔案中系統全面的了解員工整體狀況，造成企業人員流動大，人才稀缺等情況發生。

2.5 檔案管理人員安全意識低

隨著信息化時代的推進，我國人事檔案的管理工作都通過電子信息技術進行處理，但由于我國檔案利用頻率不高，檔案管理人員對人事檔案保管的不夠重視，不認真對待新電子信息設備操作方法的學習，常常出現電子信息系統操作失誤或者被外界病毒侵入，最后造成很多重要的人事檔案保管不善，不僅造成了人員的資料泄露，還給人力資源和社會保障局檔案管理工作帶來嚴重的損失。

3 新時代背景下加強人事檔案管理的有效措施

3.1 加大對人事檔案管理的力度

人事檔案對國家以及個人都有著非常重要的意義，所以國家應該重視人事檔案管理，豐富人事檔案信息。首先，單位內部應該大力宣傳人事檔案的重要性，檔案管理人員應該積極轉變思想觀念，取得政府相關部門的重視以及獲取一定的人物力和資金的支持，解決檔案管理人員缺乏、資金不足等的問題。其次，檔案管理應該分批次分等級進行系統管理，把年代久遠的棄檔和死檔進行處理，對信息不全的檔案進行補充和整理。并對檔案管理人員權利和義務應該有嚴格的劃分標準，從而規范管理人員的行為，提高人事檔案管理的效率。

3.2 完善人事檔案管理制度

建立和健全人事檔案運行管理機制是人力資源和社會保障局檔案檔案管理工作順利進行的有利保障。應從人事檔案管理中的收集、處理、歸檔等基礎工作開始制定出適應市場經濟發展的標準管理制度，把管理制度加以實施并落到實處，從而規范和監督管理人員的活動，保證人事檔案管理的準確性。另外，還要建立員工的激勵制度，對表現優異的員工給與獎勵，以提高檔案管理人員的積極性，為檔案管理的優化提供強大的人力支持。

3.3 提高檔案管理人員的素質

隨著信息化時代的快速發展，傳統的檔案管理模式已經不適應社會發展的需求了。目前，我國種類多樣的檔案管理和現代化的硬件設備，對檔案管理人員管理水平提出了更高的要求。在我國，大多數檔案管理人員年級普遍偏大，其觀念陳舊，缺乏系統的檔案管理方法，單位應該對管理人員進行各種形式學習先進的管理技術和管理方法，了解最新的檔案法律法規，提高其專業知識，增加其責任心，培養出一批能夠掌握新技術又具有豐富數據檔案知識的專業人才。能夠在工作中重視理論和實踐相結合，運用新的管理方法提高工作效率。此外，為了提高團隊整理管理水平，單位應該引入一批具有先進的管理方法和掌握高科技信息技術的綜合性管理人才。

單位進行機構結構調整時，往往會有檔案管理人員的崗位變動，單位應該注重新舊員工交接的問題，新檔案管理人員缺乏專業的檔案知識，對檔案基礎工作和管理專業知識基本技能認識不夠，所以需要老檔案管理人員的培訓和指導，老檔案管理人員應該多一份耐心和責任心，細心完成交接工作，使檔案管理工作順利開展。

3.4 加大檔案管理的信息化建設

加大人事檔案信息化建設是提高管理效率的有效途徑。傳統的人事檔案管理工作量大，投入了大量人力和物力后其工作效率依然低下，經常造成檔案磨損和丟失的情況發生。單位應該加大對人事檔案管理的硬件投入，實現管理的電子信息化后，不僅可以減輕人員的工作量，減少人員成本，還可以使檔案管理工作更加簡潔方便，從而提高其檔案管理的工作效率。

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