電子信息化管理模式在檔案管理中的作用分析

陳思

摘 要：在機關事業單位發展與管理的過程中，檔案管理是其中重要的組成部分。隨著我國電子信息技術不斷的發展，以及計算機的普及，逐漸被廣泛的運用在各個領域中。尤其是在檔案管理中運用電子信息技術，使得機關事業單位對于檔案管理的便捷性更上一層樓。電子信息化的管理模式改善了傳統紙質檔案的管理的弊端。利用電子信息技術將檔案中的文字資料進行儲存，實現了更為便利的管理模式。因此，本文分析了電子信息化管理模式在機關事業單位檔案管理中的作用，以期為進一步研究提供參考價值。

關鍵詞：電子信息化；檔案管理；管理模式

機關事業單位的管理模式就是將電子信息技術運用在機關事業單位的管理中，實現機關事業單位現代化管理快速的發展。相比較于傳統的紙質版文件而言，電子文件具備了快速傳遞與處理的功能，并且在儲存上有著絕對的優勢。同時，電子文件不會受到時間與空間的限制，實現文件實時的共享，改變了紙質版固有模式，實現了簡單高效的檔案管理信息化模式。

一、電子信息化管理模式的概述

電子信息化管理模式建立在電子信息技術的基礎上，對機關事業單位所進行的科學化、信息化的管理模式。檔案管理是機關事業單位利用電子信息技術手段對檔案材料進行整理儲存，即對文件、圖紙、報表等等內容。電子信息化的管理模式是一種全新的管理模式，檔案管理模式的操作離不開計算機的支持，檔案材料主要以電子文件的形式存在。電子信息化的管理模式秉持著嚴謹科學的態度，收集儲存的檔案信息必須要真實、精準。在傳統檔案管理的基礎上實施升級、更新，改善并且建立一個全新的開放性的檔案管理模式，有效提高檔案管理的工作質量和工作效率。

二、電子信息化管理模式在檔案管理中的作用

電子信息化管理模式取代了傳統紙質版檔案管理模式，在實際的工作運用中，將圖片、報表、文字等內容利用計算機形成數字記錄的電子文件。在機關事業單位中運用電子信息化的管理模式，實現了快捷性的發展，促使電子文件具備高效的傳遞性、儲存的安全性、實時共享性等特點。電子信息化管理模式的發展離不開計算機的支持，實現了檔案管理信息化、自動化、智能化以及現代化的發展。在機關事業單位檔案管理模式中的具體作用主要表現在以下幾個方面。

（一）提高檔案管理的工作效率以及質量

傳統的檔案管理十分的繁瑣，并且需要大量的人力以及物力，將電子信息化管理模式運用在機關事業單位的檔案管理中，可以減少中間的人工操作的環節，實現檔案管理工作流程的自動化發展，從而有效的提升了機關事業單位檔案管理的工作效率。在提升了工作效率的同時保證檔案管理的工作人員有更多的時間審查檔案材料的真實性、有效性、價值性，保證了檔案材料的質量。

（二）實現檔案資源的實時共享

將電子信息化管理模式中的檔案管理模式運用在機關事業單位的現代化管理中，實現了現代辦公軟件與檔案管理系統兩者的連接，簡化了檔案管理的流程，實現了檔案材料從收集到查閱的一體化的發展，促使檔案資源實時共享的發展。從而使得相關人員查閱檔案資料的便利性提升，不斷的加強檔案服務工作的創新。

（三）確保了檔案資源的精準性

在傳統的檔案管理模式中，檔案管理工作十分的繁瑣與復雜，機關事業單位的檔案管理工作涉及到管理、技術等多個方面，再通過人工操作查閱時，造成了檔案工作人員的工作量大量的增加，浪費了查閱的時間，這種情況下極易出現誤差，降低了工作人員的工作效率。利用現代化的辦公軟件實現精準、高效的查閱檔案資料信息，現代化辦公軟件可以為檔案資料的查閱人員提供多種檢索方法，讓檔案的管理人員工作的流程更加的簡潔、更加的精準，實現檔案資源的高效查閱。

（四）延長檔案資料的儲存時長

傳統的紙質版檔案資料有著固定的儲存時長，將電子信息化技術運用在企業管理中，實現了檔案資料儲存時長的延長以及安全管理。檔案管理工作一直是企業發展過程中關鍵的組成部分。由于外界環境的影響，導致檔案管理工作中檔案資料的缺失、保存不當或者丟失的現象屢見不鮮。在傳統的檔案管理工作中，檔案保存加工的環節多，導致檔案管理工作繁瑣復雜，并且還要注重紙質版檔案資料的保存。在實際的檔案管理工作中，由于外界環境的變化，導致檔案資料發生損毀，使得檔案資料失真。將電子信息管理模式運用在檔案管理中，且實現了檔案資源從收集到加工一系列工作的安全保護，將檔案工作人員從繁瑣的工作中解脫出來，提升檔案工作人員的工作效率，完成檔案工作的加工工作，最終實現電子檔案資源的保存，有效的避免了因為外界環境導致檔案資料的丟失，提升了檔案儲存的安全性。

三、結論

隨著電子信息技術快速的發展，其不斷的被運用在各個領域的企業中，在機關事業單位的管理中實現電子信息化管理模式已經成為了時代的發展趨勢。尤其是在機關事業單位重要的組成部分檔案管理部分，運用現代化辦公軟件提高了檔案管理工作的工作效率以及工作質量，這是企業的必然選擇。電子信息化管理模式在檔案管理中的具體作用主要體現在提高檔案管理的工作效率以及質量、實現檔案資源的實時共享、確保了檔案資源的精準性、延長檔案資料的儲存時長等等方面，彌補了傳統紙質版檔案管理中的不足之處，以期為機關事業單位檔案管理提供了參考價值。

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