醫(yī)院特殊使用級抗菌藥物專門檔案管控實踐

文·管采薇

特殊使用級抗菌藥物是指具有明顯或嚴重不良反應(yīng)，不宜隨意使用，需要加以保護以免細菌過快產(chǎn)生耐藥而導致嚴重后果的抗菌藥物。特殊使用級是最高級別抗菌藥物，一旦產(chǎn)生耐藥患者將無藥可用。濫用抗菌藥物會產(chǎn)生諸多危害，因此加強抗菌藥物合理使用的管理是各級衛(wèi)生計生行政部門藥事管理工作的重中之重。

由于特殊使用級抗菌藥物的重要性，原國家衛(wèi)計委提出建立特殊使用級抗菌藥物專門檔案，檔案包括特抗藥物使用審批單、病原微生物送檢報告單、臨時醫(yī)囑單等，由專職人員建立。藥房收到申請單和臨時醫(yī)囑單才予以發(fā)藥，特殊使用級抗菌藥物專門檔案的建立有力地杜絕了特殊抗菌藥物的濫用，充分發(fā)揮了檔案的價值。特殊使用級抗菌藥物專門檔案管理和利用涉及到病歷、質(zhì)控指標以及醫(yī)、教、研等院內(nèi)利用和各級衛(wèi)生行政部門等院外利用情況。本文通過對特殊使用級抗菌藥物管理情況進行統(tǒng)計分析，以此說明特殊使用級抗菌藥物檔案管控的重要性，并為進一步加強特殊使用級抗菌藥物專門檔案管理和利用，有效提升醫(yī)療質(zhì)量管理水平，提出合理化建議。

一、特殊使用級抗菌藥物檔案管理現(xiàn)狀

菏澤市第二人民醫(yī)院是大學附屬醫(yī)院，是教學基地，科研檔案多，業(yè)務(wù)檔案多。綜合檔案室藏有文書檔案、會計檔案、科技檔案、業(yè)務(wù)檔案、照片檔案、基建檔案等，內(nèi)容繁多，館藏量大。高校附屬醫(yī)院的檔案管理對于其臨床教學質(zhì)量的衡量、相關(guān)管理水平的評判以及醫(yī)療技術(shù)水平的衡量有著重要的作用，對于高校附屬醫(yī)院的發(fā)展也有著重要的推動作用。從建院以來，菏澤市第二人民醫(yī)院高度重視檔案管理工作，醫(yī)院綜合檔案室一直積極作為、嚴抓管理，檔案管理科學化、規(guī)范化水平得以穩(wěn)步提高。

按照原國家衛(wèi)計委提出的醫(yī)療機構(gòu)要建立特殊使用級抗菌藥物專門檔案的要求，菏澤市第二人民醫(yī)院于2017年8月1日起，全面開始建立特殊使用級抗菌藥物專門檔案。2017年8月1日至12月31日共建立30份檔案。2017年8月1日至12月31日與2016年同期數(shù)據(jù)對比分析，如同期住院病人數(shù)、特殊使用級抗菌藥物使用人數(shù)、使用率、耐藥菌株率、病人好轉(zhuǎn)率等數(shù)據(jù)（見表1、表2）。2016年8月至12月共收治住院患者7788人次，特殊抗菌藥物使用者人數(shù)為63人，使用率為0.8%，病人好轉(zhuǎn)率為90.1%；2017年8月至12月共收治住院患者7996人次，同比增長2.6%，特殊抗菌藥物使用者人數(shù)為30人，使用率為0.3%，同比下降52.3%，病人好轉(zhuǎn)率為93.5%。從中可以看出，特殊使用級專門檔案的建立有力地降低了特殊使用級抗菌藥物的使用率，提高了微生物送檢率，提高了病人好轉(zhuǎn)率。

表1 2017年8月至12月與2016年同期特殊抗菌藥物使用情況與病人好轉(zhuǎn)率對比

表2 2017年8月至12月與2016年同期特殊使用級專門檔案利用情況構(gòu)成比（n，%）

二、特殊使用級抗菌藥物檔案管理的重要價值

檔案是認識和把握事物發(fā)展規(guī)律的鑰匙，特抗藥物專門檔案的特殊性在檔案利用發(fā)面具有很大的利用價值，在抗菌藥物專項治理工作中發(fā)揮著無可替代的作用，主要價值表現(xiàn)在以下幾方面。

（一）可以采集數(shù)據(jù)，指導臨床工作開展。檔案管理人員將每份檔案材料收集完畢后裝袋、編號、建立目錄索引，目錄包括患者姓名、住院號、特抗藥物、用藥指征、開具醫(yī)師、審方藥師。定期進行分析匯總，每個月或每個季度進行分析，采集數(shù)據(jù)，體現(xiàn)出某一階段特抗藥物使用特點，細菌耐藥情況，找出不足，指導臨床工作有效開展。

（二）便于特殊使用級抗菌藥物行政管理工作。特抗藥物是臨床醫(yī)療管理工作的重點，專門檔案建立后，醫(yī)療機構(gòu)及各級衛(wèi)生行政部門在平時工作督導中，可以作為考核依據(jù)。通過檔案就可以查閱到使用人數(shù)、使用天數(shù)、使用量、用藥指征，了解到特抗藥物的管理和使用情況，極大地方便了管理。

（三）便于科研教學工作的開展。專門檔案的建立為科研工作開展提供便利條件，醫(yī)院在2017年就特殊使用級抗菌藥物相關(guān)科研工作申請了科研立項，其中利用了大量檔案資料中的重要基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，體現(xiàn)了檔案價值。在實習生帶教工作中，特殊使用級抗菌藥物專門檔案管理同樣為教學實踐提供了生動的案例。

（四）提供醫(yī)院感染工作利用。特殊使用級抗菌藥物專門檔案的建立有效地降低了特殊使用級抗菌藥物使用率，提高了微生物送檢率，同時降低了多重耐藥菌菌株，有效地促進了院感工作開展。

三、加強特殊使用級抗菌藥物檔案管控的措施和建議

特殊使用級抗菌藥物專門檔案具有十分重要的利用價值，同時藥物檔案的專業(yè)性強、資料涉及單位多，還有一定保密性，因此對檔案管理工作提出了更高的要求。通過實踐探索、梳理分析，可以采取有效的多種管控手段，做好檔案管理的規(guī)劃實施、過程管理與質(zhì)量控制，抓好檔案收集整理、歸檔移交、自查驗收等各環(huán)節(jié)，做到藥物專門檔案的真實準確、齊全完整、系統(tǒng)規(guī)范。

（一）明確責任齊抓共管，確保檔案全程可控。建立檔案管理領(lǐng)導小組，組長由院長擔任，分管院長為副組長，各科室兼職檔案員為組員，檔案室主任兼小組辦公室主任，專職檔案員為秘書。領(lǐng)導小組制定工作制度，明確各個部門的崗位職責，擬定工作計劃及實施辦法，確定考核評比辦法。各部門專門檔案管理人員要按照職責，認真落實檔案管理規(guī)定要求，嚴格自查自檢，對于不合格的檔案要立即整改，盡量把問題消除在初始階段。院檔案室按照檔案工作考核標準進行相應(yīng)獎懲，并加強檔案人員的技能培訓。

（二）統(tǒng)一標準融入流程，打牢檔案工作基礎(chǔ)。建立健全相關(guān)管理制度，統(tǒng)一檔案業(yè)務(wù)操作規(guī)范。如加大特殊使用級抗菌藥物專門檔案管理力度，如果沒有申請表不準發(fā)藥，沒有微生物送檢報告不準建立檔案；如抓好具體檔案業(yè)務(wù)細節(jié)的實戰(zhàn)培訓，等等。要堅持把檔案工作納入藥品管理使用流程，如做好藥品使用登記，登記內(nèi)容要全面，包括編號、患者姓名、主要疾病診斷、適應(yīng)癥、藥品名稱、微生物送檢情況等，匯總基礎(chǔ)數(shù)據(jù)以便提取利用，提高特殊使用級抗菌藥物檔案的利用效率。

（三）優(yōu)化升級開發(fā)利用，體現(xiàn)檔案工作價值。不斷提高檔案信息化水平，升級專門檔案管理軟件、檔案庫房設(shè)備，為專門檔案建立良好的軟硬件保障。一方面，醫(yī)院HIS系統(tǒng)要支持數(shù)據(jù)維護與統(tǒng)計分析，提供信息支持；另一方面，要為特殊使用級抗菌藥物專門檔案建立專門場地，提高硬件和軟件設(shè)施建設(shè)水平。在特殊使用級抗菌藥物專門檔案管理中，能夠借助信息化手段，靈活運用管理工具，實現(xiàn)專門檔案的數(shù)化化建設(shè)，并對其進行全程跟蹤、數(shù)據(jù)分析，及時方便地行總結(jié)出抗菌藥物管理工作的重點，利用開發(fā)檔案為醫(yī)療事業(yè)發(fā)展提供重要參考。

隨著社會的發(fā)展，醫(yī)院的檔案工作量和工作需求必將逐年增加。醫(yī)院檔案工作者要適應(yīng)新形勢，實踐新舉措，加強特殊使用級抗菌藥物專門檔案管控，以使特殊使用級抗菌藥物專門檔案在促進臨床工作開展，促進科研、教學工作進步，促進人民群眾健康水平改善方面發(fā)揮更大的作用。