基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化實現(xiàn)路徑

高寅城

摘 要： 本文首先系統(tǒng)地分析了基層事業(yè)單位現(xiàn)階段檔案管理工作的現(xiàn)實情況，總結分析了當前所面臨的主要問題，針對存在的問題提出了解決辦法和實現(xiàn)基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化的途徑。目的是為了基層事業(yè)單位檔案管理水平的進一步提高，促進單位長遠發(fā)展。

關鍵詞： 基層事業(yè)單位；檔案管理現(xiàn)代化；實現(xiàn)路徑

基層事業(yè)機構在中國社會發(fā)展體系中占有重要地位，是中國經濟社會發(fā)展不可或缺的組成部分。基層事業(yè)單位直接服務于社會，其檔案是直接記錄和反映社會真實情況和發(fā)展水平的寶貴資源，機構檔案能否發(fā)揮使用價值，直接關系到社會事業(yè)的健康有序發(fā)展。目前，中國正處于改革和轉型的關鍵時期。因此，基層機構檔案的現(xiàn)代化已成為基層檔案管理的當務之急。城鄉(xiāng)基層事業(yè)單位文件管理現(xiàn)代化，可以有效提高檔案管理水平，提高基層檔案的利用效率，發(fā)揮基層檔案的使用價值。

檔案管理工作是基層相關機構管理的一部分。檔案管理一直被視為后勤工作的一部分，即使一些基層機構已將文件管理分配給其行政辦公室。 但仍是將大量檔案放置于庫房，不能發(fā)揮出檔案的實際利用價值。受傳統(tǒng)落后觀念的制約，很多基層機構沒有關注到檔案管理非常重要的作用，許多單位的檔案管理仍采用落后的管理方式，工作效率不高，不利于基層機構順利開展檔案利用的相關工作。 降低了整個單位的服務質量。

一、基層事業(yè)單位現(xiàn)階段在檔案管理工作中存在的主要問題

1.對檔案管理工作不重視

在這個階段，有許多機構對檔案文件管理工作沒有清晰明確的理解，對檔案管理工作的關注不夠。首先，基層機構的一些領導同志不清楚文件管理的內容，因為他們不了解文件管理工作。對基層機構檔案的重要性認識不足，想當然的認為文件管理只是一個簡單的組織和信息保存。檔案管理工作既不能為單位創(chuàng)造效益又不能對單位有其他影響，所以對檔案管理工作重視不起來。其次，部分基層事業(yè)單位內部檔案管理人員自身對檔案管理工作認識不清，做檔案工作并不是因為檔案工作重要或者能發(fā)揮重大作用，而是其個人覺得檔案管理工作是相對容易和工作量相對不大的，從而選擇了檔案管理工作，工作起來自認而然并不嚴肅和不負責任。

2.很多基層單位缺乏檔案管理制度

目前，大多數(shù)基層機構都建立了檔案管理制度。但是，系統(tǒng)的實施相對較低，造成許多問題。例如，文件格式不統(tǒng)一，序列號丟失，文件標題不完整，文件卷丟失。 因此，文件管理的實際作用很難反映出來。 另外，一些基層機構的檔案管理系統(tǒng)不夠有針對性，這與單位的實際情況大不相同，使檔案管理人員難以按照系統(tǒng)進行日常工作。結果就會造成檔案管理工作缺乏必要的規(guī)范性。

3.缺乏專業(yè)的管理人員

現(xiàn)在很多基礎事業(yè)單位的檔案管理員是半路出家，缺乏對專業(yè)的檔案管理工作的了解，更有甚者在某些基礎事業(yè)單位出現(xiàn)了一人身兼多職的現(xiàn)象。他們中的大多數(shù)沒有接受過專業(yè)的文獻文檔管理培訓，缺乏對檔案管理工作的正確理解，對檔案管理現(xiàn)代化的認識也很薄弱。這導致各種基層機構檔案管理現(xiàn)代化的困難，降低了工作效率。

4.檔案利用效率不高

基層事業(yè)單位檔案能夠反映社會發(fā)展的基本情況，其服務社會的應用價值非常高。綜合運用基層事業(yè)單位檔案進行數(shù)據(jù)分析，從大的方面上來說可以對社會發(fā)展中經驗教訓進行總結分析，進而更好的對社會發(fā)展的未來進行規(guī)劃；從小的方面上來說，基層事業(yè)單位檔案可以總結一個單位發(fā)展的得與失，可以記錄個人的發(fā)展軌跡。所以說，從社會發(fā)展、經濟發(fā)展、單位發(fā)展以及個人發(fā)展的多個角度，檔案管理綜合利用都能夠發(fā)揮重要作用。然后，從調查上來看，我國大多數(shù)基層機構都不太關注檔案的管理，更遑論檔案的綜合分析，提高綜合利用效率了。

二、基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化實現(xiàn)路徑

1.基層相關機構應重視檔案管理

提高基層機構管理者對檔案管理工作的關注度是加強基層機構檔案管理工作的前提。因此，單位管理者有必要認識到檔案管理工作的價值，要采用培訓或者是觀摩都手段使單位管理者能夠深刻理解文件管理工作在機構發(fā)展中的積極作用；另外，還應讓基層事業(yè)單位管理者認識到該機構的檔案管理工作與未來單位的可持續(xù)發(fā)展密切相關。通過長時間的工作單位的檔案管理在意識中逐漸被加強，建立和完善檔案管理所需要的支持環(huán)境和軟硬件條件，并為基層事業(yè)單位檔案管理提供良好的氛圍和支持環(huán)境。此外，相關事業(yè)單位的管理者還應加強單位檔案管理人員的有效宣傳，讓單位的檔案管理人員了解檔案管理工作的真實價值，對檔案管理的重要性從心里上認同，同時提高檔案管理人員的積極性和主動性，促進單位當管理工作的有效和順利開展。

2.完善內部檔案管理制度

伴隨著電子政務、無紙化辦公的熱潮，計算機計算、網絡技術在基層事業(yè)單位檔案管理工作中應用越來越大，對基層事業(yè)單位檔案管理工作的影響越來越大。以往的檔案管理，以紙質文件檔案管理為主，檔案管理的主要工作就是紙質檔案的歸檔、保存和調閱，檔案失竊、遺失、泄露的可能性比較小。而現(xiàn)在檔案很多是電子檔案，在文件傳輸及保存過程中，文件損壞、丟失、泄露的途徑不斷增加，事業(yè)單位檔案管理人員應積極適應信息時代對檔案管理工作的發(fā)展要求和現(xiàn)階段檔案管理工作的內容及條件變化，對內部文件管理系統(tǒng)做出完善的管理制度，盡最大可能的避免出現(xiàn)文件管理的漏洞。同時，還要加強檔案管理人員的安全意識，對信息化時代下工作流程做進一步的梳理和規(guī)范，使其適應檔案管理現(xiàn)代化的需求。另外各相關機構還要建立和完善監(jiān)督和追責制度，全面落實檔案管理責任落實到人，相關領導負有連帶責任，從而從制度上保證制度的落實和實施。

3.提高檔案管理人員的素質

檔案現(xiàn)代化管理對管理人員的要求和綜合素質越來越高。作為檔案管理的直接操作者，檔案管理人員的專業(yè)知識水平、操作技能等方面的要求必須合格。為了更好更快的實現(xiàn)方案管理現(xiàn)代化，基層事業(yè)單位的檔案管理人員的培訓必須要從基層抓起，基層事業(yè)單位盡量培養(yǎng)或選取檔案管理方面優(yōu)秀的檔案復合型人才。 可以在單位內開展檔案專業(yè)知識技能、綜合素質教育等培訓，在這種日復一日的培訓學習中將檔案管理人員培養(yǎng)成為優(yōu)秀的、符合檔案管理現(xiàn)代化需要的復合型人才。在錄用新的檔案管理人員時，應盡量優(yōu)先起用計算機操作技術熟練和管理經驗豐富的人員。

4.檔案信息利用的服務渠道要拓寬

首先，檔案管理部門要拓寬檔案信息開發(fā)和利用服務的渠道，要服務于單位工作和人事管理工作，要為單位的職工管理工作做好信息支持。對于一些不涉密、很多部門都需要的常用檔案信息，檔案管理部門可將其上傳至資源共享系統(tǒng)，便于有關部門和員工下載閱讀。其次，要運用好檔案管理系統(tǒng)中的電子檢索功能，對于全單位的檔案資料應采用統(tǒng)一的格式進行編寫和存檔，從而使得檔案檢索的便捷性得到提升，職工需要某項檔案資料時，只需輸入文檔編號、文檔名稱或者作者等任意一個關鍵詞進行搜索，就能檢索到想要的檔案資料。再次，現(xiàn)代社會網絡非常發(fā)達，檔案信息管理也要充分利用網絡優(yōu)勢，建立手機客戶端或者與其他單位合作建立信息交換共享平臺，將信息檔案的作用充分的發(fā)揮出來。

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