檔案管理在醫院信息化建設中的作用

郜金華

摘 要：我國社會經濟一直處在迅猛發展的時代，國內現有的醫療水平也得到了較大的進步，為了加強醫院內部的管理水平，有關部門逐漸加強自身的管理力度，不斷改善現有的不足之處。在改革過程中最重要的工作當屬檔案管理，加強檔案館建設工作是，實現管理信息現代化是整個工作的重點，隨著信息技術的逐漸普及，如何將信息處理技術與醫院檔案管理工作有效結合是目前首要發展的問題，只有不斷創新新的技術才能夠從根本上保證服務水平及管理力度。推進醫院內部檔案管理工作的建設需要形成全面統一、科學專業的運作系統。

關鍵詞：檔案管理措施；信息技術應用；建設范圍；醫療用途

對于醫院而言，檔案管理工作至關重要，是整個醫療系統正常運作的重要基礎，涉及到多種復雜的內容。檔案管理會對一些原始資料進行科學的記錄，對醫院的發展至關重要。一些病例能夠發揮最大的應用價值關系到醫療服務行業及科學研究領域的發展情況。現如今信息技術發展突飛猛進，我國檔案工作也得到了相應的變革，目前各大醫院逐漸加強醫院的檔案管理工作，旨在不斷優化管理模式，創新新的發展方向，實現檔案管理工作的最大利用率。

1 為什么要注重檔案管理工作

1.1建設信息時代、提升檔案管理效率

現階段，社會的發展進程逐漸加快，隨著信息技術的逐漸普及，我國醫療工作者對相關的信息提出新的要求，信息管理工作一定要具備時效性。為了更好地應對新時期的機遇及挑戰，每個醫院都需要明確自身的發展趨勢，不斷改善檔案管理工作，加快發展步伐，努力實現管理科學化，這樣才能夠更好地適應社會的發展趨勢，從根本上保證管理工作的有效開展。

對于醫院而言，計算機的普及大大提高了工作效率，但與此同時應用計算機也產生了大量的電子文件，這也文件包含著重要的工作內容、現在各個單位、管理部們等機構都通過網絡進行傳遞工作消息。手工管理檔案這種形式已經漸漸落后，跟不上時代的發展，不能夠滿足現階段的工作需求。醫療行業在服務過程中也會產生大量的信息內容，這些數據均能夠利用計算機進行有效處理。

1.2醫院檔案管理信息化的實現是解決現有問題、提高管理水平的有效途徑

近些年，盡管各級醫院已經做了一些工作，努力實現檔案管理的信息化。然而，總的來說，軟件和硬件的現代化程度不高，一些單位還比較落后。分析其主要原因是管理思想落后，設備和技術手段落后，文件管理和使用水平低。要想很好地解決這些問題，當前需要做的是改進管理思想和管理方法，引進現代化的設施和技術，從手工勞動中解放出來，使工作質量得到改善，工作效率更加高，從而實現管理現代化，從最基本的工作開始逐步提高醫院檔案的管理和利用水平。

1.3醫院檔案信息化管理保證了醫療服務質量持續穩定的發展

順利開展大眾醫療事業，需要培養大批人才作為支撐。只有對人才檔案了如指掌，才能將人才放在最合適的地方，做到人盡其才，這樣才能保證醫院事業穩步發展。檔案管理信息化的實現是非常迫切和必要的。對檔案管理進行信息化處理，不僅有利于找到、培養和培育大量為醫院醫療事業發展服務的人才，也有利于充分開發和利用檔案信息資源，同時使檔案的壽命得到延長。

2 醫院對檔案進行信息化管理的優點

2.1檔案信息化管理保護了珍貴的原始檔案

通過對醫院各類檔案的信息化處理，能夠很好地保護原始文件不受因經常查閱使用和借用原始文件造成的破壞，有效縮減和防止重要數據和資料遺失的風險。在醫院建設和發展的進程中，重要而珍貴的材料將通過信息化來處理，計算機通過掃描儀對原始文件進行電子掃描，保存為電子文檔的形式，在管理系統中整理和使用，從而有效地保護原始文檔。

2.2檔案信息化改進了文件的歸檔方式

醫院的檔案部門要實時把各類醫療相關文件記錄下來。在紙質文獻時代，檔案工作者需要通過手工方式花費大量的工作時間來整理檔案和編制目錄。在檔案的信息化管理中，檔案工作者徹底擺脫了繁瑣和重復的手工工作，把這些工作量交給計算機軟件去處理，使這項工作任務變得既精確又輕松。當信息發生變化時，只需輸入指令即可自動調整整個系統，工作效率得到大大的提高。

2.3檔案信息化便于整理和分享檔案信息資源

整理檔案信息資源主要是為了使檔案資料更加系統有序，從而便于拓寬檔案資料共享利用空間。原始檔案不便于查找，而這正是電子文件的優勢，可以提高原始文件的應用水平和空間，更有利于醫院各部門的瀏覽需求，保持隨機存取的狀態。

3 醫院檔案實現信息化管理的具體內容

3.1對文書處理要實施信息化管理

文書是文件管理的基礎性工作，對文件處理的精細程度直接影響到文件的內部質量。現代化的工作需要將每一份收到的文件注冊在電腦中，在局域網中根據批準的順序流傳，循環時間和集合時間應予以恰當設置。發行文件的過程也可以通過網絡進行，極大減少文檔處理部門的工作量和減少檔案工作人員的負擔。

3.2要實現病歷檔案的信息化管理

醫學事業的不斷發展，疾病譜出現了極大拓展和開發了多種新技術、新項目，將每種手術名稱進行編碼，然后輸入電腦管理系統，使用電腦綜合查詢分析功能，列出各種各樣的手術療效，向各臨床部門通過局域網（LAN）反饋，使醫務人員及時進行研究和寫論文期間實時查閱。同時，通過電腦對病案信息進行處理后，將信息反饋給臨床科室，總結經驗，發現問題，及時改進，使醫務人員的醫療服務水平得到進一步提高。

4 結束語

實現醫院檔案管理信息化是保證醫療服務可持續發展的需要，是醫院信息化管理的重要組成部分。信息化的時代不僅給檔案工作帶來了嚴峻的挑戰，也帶來了很好的機會。信息化的發展要求醫院檔案工作者不斷學習和進取，掌握專業技術和扎實的信息處理、計算機操作技能，加強新時期檔案工作人員的素質培訓，以滿足檔案管理工作的發展和進步，為醫院建設現代化的檔案管理做出貢獻，更好地為和諧社會建設服務。

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