關于事業(yè)單位檔案管理中現代化方式的利用研究

李想

摘 要：隨著科學技術水平的不斷提高，現代化手段逐漸應用到各個行業(yè)的工作中，在提高工作效率的情況下給人們帶來了極大的便利。如何在我國事業(yè)單位的檔案管理中發(fā)揮現代化技術的優(yōu)勢成為關鍵問題。本文主要對現代化方式在事業(yè)單位檔案管理中應用的意義進行分析，同時研究目前事業(yè)單位檔案管理中存在的問題，積極探討檔案管理中利用現代化方式的有效策略，致力于全面提升事業(yè)單位的檔案管理效果，進而為事業(yè)單位的進一步發(fā)展提供有力支撐。

關鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；現代化方式

引言

在社會不斷發(fā)展的情況下，傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理方式已經不能滿足人們對現代化信息管理的要求，一些檔案管理問題逐漸顯現出來。如何提升事業(yè)單位檔案管理效率成為管理人員所面對的重要問題。對此，事業(yè)單位需要積極的對傳統(tǒng)的檔案管理方法進行合理創(chuàng)新，將現代化方式應用到檔案管理中，以便于提高檔案分類整合的速度及準確性，在提升事業(yè)單位檔案管理效率的情況下為事業(yè)單位開展工作提供便利，從而促進單位的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

一、利用現代化方式進行事業(yè)單位檔案管理的重要意義

事業(yè)單位的檔案數量比較多，所包含內容的范圍也相對復雜，給事業(yè)單位的檔案管理工作帶來了很大的挑戰(zhàn)。而且隨著時代的發(fā)展，事業(yè)單位的人員流動逐漸增大，導致檔案管理工作內容也隨之增多。對此，應用現代化方式進行檔案管理呈現出優(yōu)勢[1]。通過現代化手段對檔案信息進行處理，有助于提升檔案查找的速度，同時能夠有效的保證信息的保密性和真實性，能夠在實現省時省力檔案管理的情況下有效的減輕檔案管理人員的工作負擔，為事業(yè)單位檔案管理工作的開展提供便利。

二、目前事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

（一）對于檔案管理工作的重視程度不夠

檔案管理工作對比于事業(yè)單位的其他工作容易被人忽視，對于單位已做出的貢獻也不明顯，導致大部分事業(yè)單位的管理人員不重視檔案管理工作，認為檔案管理只是對員工以及單位信息進行事務性保管，對于事業(yè)單位的發(fā)展不具有明顯的幫助作用。然而在實際的工作中，檔案管理工作的合理開展有助于保護事業(yè)單位的相關信息，對于維護檔案安全具有重要意義。與此同時，優(yōu)質的檔案管理能夠為單位人才隊伍建設提供幫助，能夠促進事業(yè)單位的全面發(fā)展。

（二）部分流動人員的檔案得不到及時處理

在社會體制不斷改革的情況下，人們在尋找工作方面有了更多的選擇。而且隨著科學技術的不斷提升，各種網絡媒體應運而生。給人們尋找工作和更換工作帶來了很大便利。同時也使事業(yè)單位人員流動性逐漸增大，給人事檔案管理帶來了挑戰(zhàn)。導致事業(yè)單位的部分流動人員檔案得不到及時處理，進而對再就業(yè)時的員工入職產生嚴重影響。流動人員檔案處理的不及時造成了很多“單位員工”變成了“社會人”，同時也使“棄檔”和“死檔”的現象逐漸增多，不利于事業(yè)單位運營秩序的維護。

（三）檔案管理的保密性較低

事業(yè)單位檔案的保密性對于維護信息的安全具有重要意義，一旦檔案信息遭到泄露，會使不法分子得到利用信息進行不法交易的機會，不利于維護社會安全，嚴重影響事業(yè)單位的正常運營。目前事業(yè)單位檔案管理工作就存在保密性較低的情況，時常因為工作人員的疏漏造成文檔的丟失。與此同時，在檔案較多又缺乏科學管理手段的情況下，檔案查找難度就會增大，不利于提升檔案管理人員的辦公效率，會在一定程度上造成人力資源的損失。

三、事業(yè)單位檔案管理中現代化方式的高效利用策略

（一）強化現代化檔案管理意識

為了在事業(yè)單位檔案管理中實現對現代化方式的高效利用，事業(yè)單位管理人員首先應該強化現代化檔案管理的意識，應該充分意識到現代化方式下的檔案管理優(yōu)勢。進而改變傳統(tǒng)的檔案管理手段，用創(chuàng)新型的現代化方式進行檔案管理，其實發(fā)揮現代化科學技術的作用，為事業(yè)單位的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展提供有力的檔案支撐[2]。在強化現代化檔案管理意識過程中，企業(yè)管理人員可以對檔案管理人員進行思想指導，對現代化檔案管理的優(yōu)勢進行宣傳，從而強化相關人員對現代化檔案管理的認可。

（二）利用信息化技術進行檔案資料的整合

傳統(tǒng)的檔案管理相對復雜、紙質的檔案不容易保留，有可能造成人員檔案的丟失或損壞。而且隨著事業(yè)單位的發(fā)展，其檔案管理工作逐漸呈現出多樣化，在一定程度上增加了檔案資料的收集整理工作。在現代化技術得到普及的情況下，事業(yè)單位的檔案管理人員應該強化對信息化技術的應用，利用信息化手段對檔案信息進行整合。進而實現對檔案信息的準確錄入和科學保管，為檔案信息的查看以及修改提供便利。利用信息化技術進行檔案管理有助于提升檔案管理人員的工作效率，對于事業(yè)單位人力的節(jié)省具有重要意義，有利于促進事業(yè)單位的發(fā)展。

（三）應用計算機技術進行檔案檢索及目錄管理

計算機的普及給人們的生活和工作帶來了極大的便利，同時也能夠在事業(yè)單位檔案管理中發(fā)揮積極作用。對于事業(yè)單位的檔案管理而言，檔案的高速檢索至關重要，直接影響著當管理人員的工作效率。對此，檔案管理人員應該應用計算機技術進行檔案檢索，可以查找相關的計算機軟件實現對檔案信息的分類與整理，然后利用計算機軟件生成的檔案資料目錄實現對檔案內容的快速查找，切實實現資料的科學統(tǒng)計及檔案的合理管理。

（四）制定現代化的檔案管理流程

現代化檔案管理流程的制定是推進現代化檔案管理方式的重要策略，通過管理流程的確立，可以為檔案管理工作提供標準，有助于推進檔案管理工作的高效落實。在對現代化檔案管理流程進行制定的過程中，事業(yè)單位的管理人員應該充分了解本單位檔案管理的實際情況，進而在適應新時代發(fā)展的基礎上對管理流程進行確立。與此同時，相關管理人員應該針對信息泄露問題研究相應舉措，以便于在出現問題的情況下盡可能的減輕單位的損失。此外，管理人員應該制定獎懲機制，在提升員工積極性的基礎上實現檔案的優(yōu)質管理。

（五）提升檔案管理人員的綜合素質

在利用現代化方式進行事業(yè)單位檔案管理的過程中，提升檔案管理人員的綜合素質具有必要性。高素質的檔案管理人員能夠維護檔案管理的安全，能夠為事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展創(chuàng)造條件。在提升檔案管理人員的綜合素質方面，事業(yè)單位的管理人員應該為檔案管理工作者提供良好的鍛煉機會，可以讓檔案管理人員到其他事業(yè)單位進行學習，接收其他單位優(yōu)良的檔案管理辦法，提升自身的管理能力。還可以在單位內部安排檔案管理培訓，通過培訓的方式提高工作人員的資料安全意識，切實推進檔案的安全管理。

結論

總之，為了推動事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展，建立合理的現代化檔案管理制度具有必要性。通過現代化方式進行事業(yè)單位的檔案管理，有助于實現檔案的科學管理，對于信息維護具有重要意義。在對現代化方式進行利用的過程中，相關管理人員應該強化現代化管理意識，積極應用信息化技術，切實做好檔案的收集整合、信息的快速檢索以及目錄管理等工作。此外，事業(yè)單位應該注重強化檔案管理人員的綜合能力，并且制定現代化的檔案管理流程實施檔案管理。

參考文獻

[1]湯翔宇.事業(yè)單位檔案管理中現代化方式的利用研究[J].才智，2017（20）：272.

[2]任守海.事業(yè)單位檔案管理中現代化方式的利用方法研究[J].人力資源管理，2017（04）：273-274.