關于計算機技術在事業單位檔案管理中的應用研究

劉德鋒 徐也

摘 要：近年來，計算機技術被事業單位廣泛應用到檔案管理中，借助計算機技術，能夠使事業單位對檔案方面的管理質量得到提高，促進事業單位的可持續發展。在此基礎上，本文就計算機技術在事業單位中的應用進行研究分析，希望能夠讓事業單位的檔案管理水平進一步得到提升，為人民更好的服務。

關鍵詞：計算機技術；事業單位；檔案管理

引言

隨著計算機技術的不斷發展，事業單位在檔案管理中對計算機技術的應用越來越廣泛，將傳統的管理方式轉變為自動化管理方式，使檔案信息的應用更加方便。所以，事業單位將計算機技術充分的應用到檔案管理中是未來檔案管理工作發展的必然趨勢。

一、 事業單位檔案管理中應用計算機技術的重要性

在科技快速發展的今天，計算機技術在事業單位進行檔案管理時發揮著重要的作用，其主要體現在：1.使檔案管理的范圍進行有效拓寬。由于信息技術方面的限制，傳統的檔案管理工作的對象主要是事業單位內已經擁有的資源或只是小范圍的資源。但如果在檔案管理中應用計算機技術，能夠讓工作時間及空間有效拓寬，讓事業單位能夠更好的進行檔案管理工作或服務人民。2.讓檔案管理更加系統規范。計算機技術的應用既能將信息儲存量有效擴大，讓信息儲存更加可靠，還能讓檔案管理更具有系統規范性。先進的計算機技術能夠覆蓋事業單位中所有的檔案管理的信息，保證數據信息統一。3.讓事業單位的管理工作更加精細。在檔案管理工作中應用計算機技術，可以推動事業單位的管理工作精細化。將檔案信息利用電子信息技術進行儲存，方便查閱和應用。將事業單位中檔案管理工作由服務性發展轉變成戰略性發展，讓事業單位能夠更好的進行改革創新，為企業提供更好的發展基礎[1]。

二、 計算機技術在事業單位檔案管理中的應用

（一） 信息化管理水平提升

目前，許多事業單位對檔案管理工作都有所忽視，但，隨著科技的快速發展，檔案管理對事業單位的發展所發揮的作用是相當重要的。所以，事業單位在檔案管理中應用計算機技術的第一步就是將信息化管理水平提高，使其得到有效加強。事業單位在建設信息化管理時，要結合事業單位中的資金力量以及實際的發展情況，建立出科學的信息化管理制度。如，事業單位在建設信息化管理過程中出現資金短缺，可以借助租賃的云端服務器來進行檔案信息的儲存。要重視的是，事業單位要保證云端服務器的安全性是相當好的，讓檔案信息能夠得到一定的保障；如果有足夠的資金或者龐大的檔案信息，事業單位可以購置屬于自己的服務器，對檔案信息進行處理，但所購置的服務器必須要性能穩定，處理檔案信息的速度也足夠快。

（二） 檔案管理中應用計算機技術關鍵

事業單位在檔案管理中應用計算機技術是新時代發展的必然趨勢。計算機技術在檔案管理中的主要作用就是檔案信息的儲存和檢索查閱。而數字化檔案管理是將計算機技術充分應用到檔案管理中的關鍵作用。將傳統的紙質檔案資料通過掃描機進行掃描或手工輸入到計算機中，以電子文檔的形式保存到計算機硬盤中。而數字化管理的核心內容就是建立起屬于檔案管理的獨立信息庫。在進行檔案管理時，數字化管理時將檔案形成目錄，即將檔案中的相關內容整理成目錄的形式，將目錄作為檢索查閱的工具，方便工作人員對檔案信息進行查閱和處理。數字化檔案包含的內容是：文件鏈接、數字化的檔案信息、檔案信息數據庫的管理等。目錄管理在當今社會已將被廣泛應用，其主要就是將計算機中儲存的檔案信息目錄進行處理。其優點在于：對于數據方面的管理由較強的開放性；對數據有強大的編輯目錄的能力；可以快速的處理檔案信息等。事業單位所建立的檔案數據系統要結合單位發展的實際情況，對檔案管理工作中所需要的設備要不斷優化，使工作效率和資源利用率得到一定的提升。計算機技術的有效應用就是實現信息的溝通交流、讓工作人員的工作均是借助計算機進行操作等。

（三） 完善電子檔案管理機制

在進行電子檔案管理時，可以根據檔案的建立時間、規格等標準對其進行詳細的分類管理。電子化檔案管理能夠及時更新資料，對事業單位中實際發生的情況進行記錄，為領導人員作出決策提供重要的依據。另外，電子化檔案管理進行工作時的資料查閱更加方便，相較于傳統的管理方式，既能降低在人工方面的成本，又能讓管理工作的質量及效率得到一定的提升，促進事業單位的檔案管理工作向著標準規范的方向發展。

（四） 促進檔案管理的發展

根據對事業單位的相關調查發現，傳統的檔案管理工作中存在著一定的問題。所以，在檔案管理中應用計算機技術，要取長補短，創新工作形式，建立規范化的管理機制，充分發揮其作用讓管理工作效率提升。利用計算機技術對檔案信息化管理進行及時更新及維護，讓信息共享平臺得到發展，為新時代的建設提供一定的力量。對于相關工作人員而言，要積極的掌握相應的計算機技術以及知識能力，為檔案管理工作奠定良好的基礎。在工作過程中不斷提升自身的專業技能，掌握新技能，推動檔案管理隨著新時代的步伐發展。同時，各事業單位要對檔案管理加強重視，應對新時期社會發展的機遇和挑戰，讓其得到長久發展。

（五） 檔案管理工作效率及質量提升

傳統的檔案管理及保存工作，需要大量的人力物力，且紙質的資料存放時間越久越容易有所損壞，要進行一定的維護管理工作。同時，在查閱和處理檔案時，要需要人工進行查找，而檔案的紙質資料有很龐大，存放的時間也較長，所需要的時間也就越長，不能滿足新時代的發展需求。但，在檔案管理中應用計算機技術，將檔案信息進行電子化儲存，既讓管理人員的工作壓力減輕，使檔案處理的效率有所提高，還能在查閱和應用檔案信息時能夠快速找到資料。

（六） 加強檔案信息的安全可靠性

事業單位在進行檔案管理時，檔案信息的安全是十分重要的，要求工作人員在進行管理工作過程中，在各個環節都要做好對檔案資料的保護。在保護檔案信息時，要對計算機技術中可能出現的問題予以十分的重視，結合實際情況，對檔案管理工作技術進行及時創新，更好的對檔案進行管理，保證檔案信息的安全[2]。

（七） 工作人員的綜合素養提高

事業單位在進行檔案管理時應用計算機技術，能夠讓相關人員的綜合素養得到一定的提升。首先，事業單位要針對檔案管理方面引進專業技能加強的管理人才。其次，要對相關的工作人員加強綜合技能的培養，讓管理人員隊伍的整體信息素養和專業技能素養得到相應的提升。只有這樣，才能讓計算機技術充分發揮其作用，使事業單位對檔案進行管理時的質量得到提高，防止檔案信息出現問題，讓檔案信息的安全得到保障。

結論

總之，計算機技術在事業單位檔案管理中得到有效應用，能夠讓檔案管理更具有規范性、系統化，使事業單位對檔案的管理更加精準。在計算機技術快速發展的今天，人們的生活已經離不開此項技術，事業單位可以利用該項技術加強對檔案管理機制的建設，讓事業單位的核心競爭力得到一定提高，為企業的可持續發展打下良好基礎。

參考文獻

[1] 單紀國.信息技術在事業單位檔案管理中的應用分析[J].信息與電腦（理論版），2017（24）：8-10.

[2] 馬潔.計算機信息技術在事業單位檔案資源管理中的應用與思考[J].辦公室業務，2018（09）：39.