事業單位檔案歸檔文件整理方法的研究

徐誠時

摘 要：事業單位檔案具體指的為各機關單位于各種事務活動中已經實施過辦理操作的資料及文件等，事業單位檔案歸檔文件整理主要指的為對一些已經實施過辦理操作且具備較高考查價值的資料及文件實施整理的一種方式，保證其質量有助于確保事業單位各環節工作順利的開展和實施。本文主要針對事業單位檔案歸檔文件整理的注意事項及方法進行了較為詳細的探討和分析，希望可以為有關人員及部門提供一些參考和幫助。

關鍵詞：事業單位檔案；歸檔文件；整理方法

引言：檔案工作面對的主體為檔案，檔案則是經由對工作過程中形成的文件及資料等加以收集的方式而產生的，其是確保檔案管理工作正常開展和實施的物質基礎。檔案整理質量的高低，可對事業單位的發展起到直接影響，積極探尋以及應用多種有效手段，提升事業單位檔案歸檔文件整理質量，有助于提升國家檔案管理工作的整體水平。

一、注意事項

1、檔案保存

無論是在本單位產生的，還是上級下發的存在指導性的資料、文件等，這些文件間均已經構成了來源方面的緊密關聯，所以，僅有良好確保了文件來源方面的聯系，才可以更完整、具體的將文件形成的活動面貌反映出來，進而更好的突顯檔案具有的歷史記錄特點。現下進行的各環節工作都是以前人的經驗為基礎的，事業單位檔案產生的過程中也涉及了較多其他勞動，且可以將人們長期以來存儲以及整理檔案的情況及效果直觀的體現出來[1]。

所以，在具體實施檔案整理操作時，理應注重盡可能的保持在不拆卷的狀態下整理檔案。針對部門整理歸檔的檔案而言，應盡量對應用原版案卷以及檢索工具整理的成果加以分析，以確保整理操作實施完以后，不改變檔案的狀態。針對以前整理效果不佳但并未造成嚴重影響的，可經由業務指導的方式對其進行糾正和調整。

2、遵循文件形成規律

事業單位檔案均是基于事業單位的各種學習活動中形成的，可將事業單位活動的歷史面貌等良好、真實的反映出來，對其進行有效的整理，需要重視遵循文件資料的形成規律及特點。具體而言，首先，在對各種文件資料進行還在能力的過程中，應充分考量活動的整體性，例如基于個別活動產生的文件應具備較高的完整等；應注重確保文件自身具備較高的完整性，如文件的正文及附件等不應分離開來；在分類及排列文件時應盡可能的不改變文件資料原本的次序。

3、保管及利用

在對事業單位檔案實施規范化管理操作時，需要注重提升檔案利用的有效性及安全性。現如今，利用計算機檢索檔案的技術日益趨于成熟化，經由合理利用計算機的方式，對事業單位中的各類檔案文件加以科學管理，可有效將各種分散的檔案信息有效、快速的檢索出來，促使歸檔文件于檔案信息中的聯系被良好的保護了起來，對提升檔案成套利用質量具有積極意義。

二、事業單位檔案歸檔文件整理方法分析

有效的整理操作，可促使事業單位檔案文件不斷趨于科學化及規范化發展。在對事業單位檔案文件進行整理的過程中，具體應實施的操作包括：對全宗內檔案的組卷、案卷裝訂等加以整理。

（一）文件資料整理

第一，應明確區分文件的保存價值，以對文件實施有效的分卷整理操作。據有關法律規定，保管期限不同的文件資料，應基于實際保管時間的長短來對其實施具體的價值區分操作。第二，對基于本單位產生的行政及黨委文件材料等，應加以科學區分，并需要分別對其實施立卷存檔操作。以某市的區人社局為例，該單位在接收到或者擬定有關的黨委文件時，存在專門負責和處理相關各種業務的人員，可以大幅度降低文件混淆等問題發生的可能性[2]。

第三，多數事業單位中都具有機密檔案，針對此類文件而言，工作人員理應注重將其和一般的檔案文件分離開來，究其原因，秘密文件中的要求及規定等和其他檔案存在一定的差異性，倘若不對其實施獨立的立卷操作，將極易導致文件內容泄漏的問題產生，進而致使事業單位造成較大的損失。第四，應將存在特殊載體的文件和文字文件一同實施歸檔整理操作，有助于更好的保護特殊文件。

（二）檔案歸檔

事業單位檔案歸檔操作涉及到的流程及要求都較多，具體而言：首先，在具體對事業單位檔案實施整理操作時，應確保各環節整理操作具備較高的有序性以及規范性，促使各類文件最終都可以以檔案的形式存在，有助于提升后期查閱以及應用檔案的效率及便捷性。例如，在對相應文件實施批復操作時，應注重確保擬稿、意見稿以及定稿的資料具備較高的完整性，如此一來，才可以確保下一環節的工作順利的開展和進行。

其次，檔案編目。此類工作的實施可促使檔案的各種級別清晰、直觀的展現出來。在實施完檔案文件的整理操作以后，需要對檔案的封面項目實施有效的標準操作。于編目工作實施過程中，需要對責任者姓名、日期、文號以及檔號等加以合理編制，包括檔案的保管期限以及類目名稱等。最后，檔案分類。就不同的事業單位而言，其檔案分類標準也存在較大差異性。具體而言，各事業單位需要基于檔案的來源、內容及監理時間等，對檔案實施相應的分類及管理操作，以建立起完善的檔案管理體系[3]。

簡而言之，就是對已經實施完整理操作的文件實施存儲以及分類管理等操作，以對檔案進行合理的分層管理。上述提及的檔案分層具體指的為對檔案實施的實體分層操作，在檔案分層操作實施的過程中，第一層通常主要指的國家檔案的宏觀分類，分類標準包括檔案的級別屬性及歷史時期實行等，進行此類分層操作，可對各種材料屬性不同的檔案加以合理分類，有助于提升后期檔案室檔案存儲的便捷性以及實效性。第二層具體指檔案室的科學劃分操作。第三層是對全宗內的檔案實施的分類，分類標準包括文件資料的主體內容以及來源等，確保此項操作的質量，可對全宗內檔案文件進行有效的系統化整理，促使檔案卷可以更順利的建立。

（三）信息化檔案歸檔文件

基于各種類型計算機技術的不斷涌現及發展，事業單位的檔案管理工作也可開始不斷趨于信息化發展，促使檔案管理的效率及實效性大幅度提升。經由合理應用計算機的方式，事業單位可對各種有關的檔案管理軟件實施下載及應用操作，隨后可對各種檔案實施信息化的電子管理操作。通過計算機，工作人員可以基于不同部門及時間的信息對事業單位中的各種電子檔案信息加以合理的分類及管理，并可以將其及時傳輸至相應的文件夾中進行檔案的存儲操作。如此一來，不僅可以使得檔案管理的實效性大幅度提升，也可以節省大量的檔案管理時間以及存儲空間。

結束語：綜上所述，就事業單位檔案文件的整理而言，在實施相關各環節工作時，理應重視充分考量各種注意事項，同時，各事業單位中的檔案管理人員也重視對檔案文件的有效管理加以更為深入、有效的探索和研究，順應時代發展潮流，建立起可良好滿足時代發展需求的現代化檔案管理體系，有助于推進事業單位的長遠、穩定發展進程。

參考文獻：

[1]林紅.新舊《四川省企業、科技事業單位檔案工作規范化管理標準》比較與分析[J].四川檔案，2017（05）：19-20.

[2]袁蓉.行政事業單位檔案管理問題與對策——以湖南省岳陽市為例[J].岳陽職業技術學院學報，2017，32（06）：106-108.

[3]蘇穎超.2006年工資改革帶來的人事檔案管理問題與對策——以事業單位為例[J].辦公室業務，2017（19）：136+138.