房地產檔案信息化管理初探

王中賢

摘 要：隨著房地產產業的快速發展，信息化管理在房地產管理中的作用越來越重要，房產檔案管理也隨著時代的進步進行著信息化建設。但同時，房產檔案信息化管理也面臨著一系列的新挑戰，因此必須在加快檔案管理信息化建設的同時采取相應的對策。

關鍵詞：房地產；檔案管理；信息化

引言

近些年來，隨著城市建設的加快，房地產行業活得了突飛猛的發展，房屋交易量隨之攀升，房地產檔案也快速增長，傳統的檔案信息管理方式明顯已經難以適應房地產行業的快速發展，尋求新的管理方式勢在必行，而計算機信息技術的發展則為它提供了轉變的可能，如何建立完善的檔案信息化管理系統成為當前房地產行業研究的重要的課題。

一、信息化管理在房地產檔案管理中的必要性

近年來，房地產檔案管理方式隨著房地產活動的大量增加而變得繁雜，這給房地產檔案管理工作帶來了不少壓力。所以，要將傳統的房地產檔案管理方式轉變為信息化管理方式，利用信息化技術手段對房產進行測繪、登記和交易等方面的數據的收集與管理，更有效地做好檔案管理工作，提高檔案管理工作效率。同時，將檔案管理人員從繁重的工作中解脫出來，減輕其工作壓力，提高工作的穩定性。因此，加強房產檔案管理的信息化建設十分必要。提高檔案管理信息化在房地產業的開發和應用，可以從根本上改進房地產檔案信息的利用方式，提高房地產檔案信息資源的利用價值，從而更好地發揮房地產檔案管理服務作用。信息化管理在房地產檔案管理中的作用主要有以下幾個方面：一是有助于充分發揮房地產檔案管理部門的服務功能。檔案管理的目的主要是利用檔案資料做好相關服務工作，用信息化技術代替傳統檔案管理方式，大大提高了檢索效率，便于人們查閱資料，提升房地產檔案信息利用率。二是信息化檔案管理系統具有很大的信息容量，便于檔案資料的保存，具有通用性強、安全性高、可視性強、支持計算機網絡查詢瀏覽等特點。三是檔案資源關聯性強，歸檔時間跨度大。房地產檔案信息化管理有助于提高檔案資料的使用壽命，保存時間長，安全性較強。四是房地產檔案信息化管理能降低管理成本，以較少的投入獲得更多的資料信息，取得更大的經濟效益和社會效益。

二、房地產檔案信息化管理原則

（一）規范性。規范性是房地產檔案信息化管理需要遵守的原則之一。要全面貫徹落實房地產信息管理規劃標準，為實際房地產管理工作提供參考，如，要對房地產檔案信息保存格式、掃描方式等進行規劃，使房地產檔案信息資料的準確度更高。

（二）便捷性。隨著社會的不斷發展，房地產行業也逐漸發展起來，各區域房地產交易十分火爆，這對房地產檔案信息查詢的要求越來越高。所以，房地產檔案信息化管理，使數據信息查詢更加方便、快捷，最大限度地滿足了檔案客戶信息查詢的需求。

（三）系統性。除了房地產檔案信息管理之外，房產權登記也是非常重要的職能部門，如何將這兩個職能部門結起來，從而使房地產檔案信息管理效率逐步提高是需要解決的重點問題。事實上，房地產權登記是檔案信息化管理的基礎，在房地產檔案信息化管理中需要使用計算機，對產權登記相關內容進行管理。在進行房地產權登記的時候，對各類信息數據進行收集，再將這些數據信息錄入到檔案信息系統中，通過檔案信息系統查詢、分類等各功能，使房地產檔案信息管理系統更加規范化。

（四）安全性。現代社會信息網路技術普及，雖然使用計算機信息技術使檔案信息化管理更加科學、有效化，但是，在實際管理中也存在著很多的危險因素，因而，對房地產檔案信息管理安全性提出了很高的要求，所以，在檔案信息化管理中，需要對服務器機房設備配置進行優化，建立并完善相應的責任安全管理制度，并將相關房地產數據信息進行備份，防止病毒侵害等造成數據信息丟失，使房地產檔案信息管理系統更加安全。

三、房地產檔案信息化管理基本要求

（一）加快信息化資源建設。房地產檔案信息管理對象是一些相關數據，即原數據、對象數據、目錄數據等。通過相應的檔案信息管理系統，利用數據接口程序來獲取相應的數據信息，并對這些數據信息進行掃描，條碼識別之后這些數據信息就會傳送到相應的服務器中。另外，做好房地產檔案信息管理工作，使房地產信息管理系統更加完善，并對檔案檢索、數據收集等模塊進行完善，利于廣大客戶了解相關數據信息。同時，使用掃描儀等相關設備，將對應的房地產檔案資料信息傳輸到信息管理系統中，建立穩定數據庫。

（二）實現資源信息共享。要推進房地產檔案信息的發展，就需要實現房地產信息數據化和數字化。要實現房地產檔案信息數據化，就需要構建相應的數據庫，并完善數據庫；要實現房地產檔案信息管理數字化，就需要對房地產檔案信息進行二次開發，建立并完善檔案信息體系，根據檔案信息的實際情況，從各個方面展開研究。

（三）強化安全性。強化檔案信息管理安全性，是房地產檔案信息化管理中的關鍵環節。強化房地產檔案信息安全性，系統軟件受到人為或者是系統侵害等，保證檔案信息系統能夠安全運作。另外，檔案信息管理相關部門需要進行系統的使用權限設置，對于重要機密的數據信息，要以分散運用、集中管理的方式，用戶在對房地產檔案信息訪問、查詢的時候，應該要向部門申請。

四、房地產檔案信息化管理的具體方法

（一）加強思想認識。隨著社會科學技術的不斷發展，信息網路技術已經成為我們生活的重要組成部分，在各行業領域發展中有著占據非常重要的位置。對于房地產相關企業來說，需要認識到加強房地產信息管理的重要作用，根據企業檔案信息管理的具體情況，加大人力、物力等的投入力度，為房地產檔案信息化管理創造條件。

（二）完善信息化管理體系。要提高房地產檔案信息管理的科學有效性，房地產相關企業就需要認識到房地產信息化管理的重要性，對各檔案資料進行不斷完善，加強房地產管理工作人員的知識培訓和教育，讓他們明白自身職責，提高工作熱情和積極性。與此同時，還需要根據房地產行業發展的實際情況，引進自動化設備軟件，保證房地產檔案信息資源的完整和準確性，使檔案信息管理工作更加規范化。

（三）進行檔案編研。現代社會網絡信息技術普及，為了使房地產檔案信息化管理更加有效，管理水平提高，就需要根據房地產檔案信息管理的相關要求，進行相應的檔案編研工作。由于房地產檔案管理工作涵蓋的內容很多，在日常管理中需要對相應的檔案資料進行收集、整理、選材，根據房地產檔案編研的相關內容，并按照相關規范要求，將分散資料編制在一起。

（四）加快人才培養。提高房地產信息化管理質量和水平，就需要加快人才培養，建立管理經驗豐富、技術水平高的檔案信息化管理隊伍。與此同時，房地產相關企業需要重視人才培養工作，定期為檔案管理工作人員進行專業知識、技能的培訓，提高檔案信息管理人員的知識能力和水平，從而能夠更好地投入到房地產檔案信息管理的工作中來。

五、結束語

綜上所述，我們可以知道，房地產檔案在推進信息管理的過程中存在較多的風險，而不斷完善信息化管理系統和加快其進程則是規避風險的重要手段，也是適應經濟發展的必然要求。

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