基于財務共享模式的電子會計檔案管理研究

宋媛媛

[摘 要]當今時代的發展已經遠遠超出人們的想象，信息技術的快速發展給人們的生活提供了極大的便利。企業發展離不開先進技術，尤其是生產環節，通過應用技術能有效提升工作效率。因此在新的發展時期，電子會計檔案管理應該探索新的管理模式，從而才能對會計管理產生積極的影響。

[關鍵詞]大數據時代；財務共享；電子會計檔案

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.02.023

[中圖分類號]F275 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2019）02-00-02

隨著社會的發展，對會計管理提出了更高的要求，只靠人工管理會計賬簿已經很難跟上企業發展的步伐，企業在信息管理方面主要依靠計算機技術和數據處理技術。云會計與大數據是時代快速發展的產物，進一步推動了會計信息化發展，給電子會計檔案管理帶來了便利。在信息化時代，企業要想實現可持續發展，就應當充分重視電子會計檔案管理的重要性，有效結合信息技術，進一步創新財務管理模式。

1 財務共享的相關概念

財務管理是隨著企業的產生而產生的，企業在參與市場競爭的同時也在不斷提升企業的整體實力。從生產制造到整個營銷環節都在不斷創新以適應新的市場環境，所以企業財務管理的具體管理模式不能一味地固守傳統的管理模式，應該有所變革。隨著企業規模不斷擴大，企業財務涉及的內容也會越來越多，新技術的出現為提升企業財務管理水平提供了可能，財務共享也應運而生。財務共享的作用主要體現在能夠對多種企業內部財務信息進行管理，將各種資源信息聯系起來，創造性地應用在實際工作中。財務共享是企業發展和技術進步的結果，能夠幫助企業更快地進行財務管理，節省了時間成本和人力成本。

會計檔案管理是財務管理的重要內容，所以基于財務共享模式的會計檔案管理發生了很大的變化，在管理體系和流程方面的改變將為檔案管理的精確性和效率提供保證。財務共享從出現以來就發揮著非常重要的作用。對于一個企業來說，它能夠對企業的成本產生一定的影響，也就是說，運用財務共享能夠降低成本，這里所指的成本，是企業的運行成本。

2 會計檔案管理發展的特點

目前，會計檔案管理與以前相比有了很大的變化，代替了紙質會計檔案管理，依靠電子技術進行管理逐漸普及。信息化和數據化的發展使信息的儲存和管理變得更加便捷，現在的電子信息技術處理已經得到廣泛應用，紙質檔案在未來也將被電子管理檔案取代。因此，會計檔案管理的突出特點就是越來越具備電子化的特點。其實，電子信息技術具有明顯的優勢，各種管理工作內容和信息通過電子信息技術處理能夠及時得到所需的信息。

檔案管理更加集中化是會計檔案管理發展的另一個特點，也就是說不再像以往那樣，各個部門或者子公司的檔案管理實行分化管理模式。目前，有了互聯網平臺提供支持，檔案管理工作可以在系統內統一開展。這種發展趨勢雖然具有很多優勢，但不可避免會出現一些問題，例如，管理人員的工作責任心問題、實際工作技能問題、業務素質問題，都會影響網絡化檔案管理的效果。集中化管理方式是針對整體市場的發展特點而言的，這是市場規律發展到一定階段產生的必然結果。

3 財務共享模式基于會計檔案管理的作用

檔案管理依托于新的技術手段不斷為企業提供更多的服務，當財務共享模式與數據化的發展實現同步和融合，就對會計檔案管理起到了極大的促進作用。在財務共享模式下，一些信息處理更加精細化，會計檔案管理也是如此。比如對會計檔案進行分類管理，將不同類型的檔案門類進行合理劃分，再對劃分好的檔案類別進行數據處理，從而有利于企業通過相關類別找到檔案信息，節省了很多時間。電子數據更新很快，從財務共享的實際效果來看，共享后的財務信息能夠有效地進行匯總，最終完成信息更新，這是共享數據的優勢。此外，還有專門的檢測系統，對每一個類別的信息進行匯總然后統一更新數據，能夠取得良好的效果。此外，財務共享對會計檔案管理的貢獻還包括能夠提升信息儲存、信息傳遞等工作的便捷性。這種數據處理的方式極大地提升了儲存和傳播的效率，實現了成本控制，同時可輔助經營決策。

4 現代電子會計檔案管理模式的實現方法

新時代下的電子會計的管理模式為企業經營和發展提供了更便捷的管理方式。會計檔案管理模式從檔案的采集、分析以及應用等方面都體現了大數據時代對企業財務管理的影響。企業對這種管理模式的認知和重視非常重要，只有這樣才能充分發揮此模式的優勢。本文從以下幾方面探討，現代電子會計檔案管理模式的具體方法：

4.1 建立健全管理體系

電子化的會計檔案管理工作，對檔案管理工作提出了更高的要求，有必要建立一個完善的管理體系來確保管理工作的質量。從管理工作的開展情況來看，電子檔案管理，需要依托一個統一的電子檔案管理系統對員工檔案進行管理。同時，管理人員還需要結合企業檔案管理工作的實際需求，借助電子化的檔案管理模式，對員工檔案進行及時整理，為持續性地開展檔案管理工作提供便利。此外，為了建立健全管理體系，企業內部應當成立一個電子檔案管理質量監督小組，確保管理體系的安全性。同時企業應當正確認識檔案管理工作的重要意義，能夠有效科學的分類為會計檔案的保管以及鑒定、利用打下夯實的基礎。通過構建科學完善的管理體系，有助于提高電子化會計檔案管理工作效率與質量，在檔案分類過程中，結合檔案的特點以及客觀規律，確保檔案間保持緊密的關聯性，構建嚴謹的管理體系。

4.2 建立信息處理系統

企業需要建立信息處理系統才能保證檔案管理的有序性和安全性。信息處理系統一方面是將技術作為重要支持，充分利用先進的技術進行會計檔案管理。建立信息處理系統應做好以下幾方面的工作。首先，在企業的信息處理系統建立的工作中，應當注意聘請專業的技術人員在系統建立階段提供全程指導。另外，隨著企業規模不斷擴大、人員流動性越來越大，檔案管理工作面臨著巨大的數據信息處理壓力。因此，在信息系統建立和完善的工作中，應當注意應用技術手段提升信息處理環節的數據存儲和處理能力，盡可能提高信息處理的有效性，為工作人員順利開展工作提供便捷。此外，企業還要確保信息處理系統的穩定性和安全性。檔案管理人員日常要注重維護管理系統，避免病毒、木馬等外來的危險因素竊取檔案資料。

4.3 提高檔案數據更新力度

由于傳統的會計檔案數據通常是靜止的，并未變化，所以企業難以通過數據分析并了解企業的發展情況，傳統的會計檔案數據更新速度較慢，也缺乏實時性數據，會對企業的決策產生一定的影響。基于共享模式下構建電子會計檔案，能夠有效避免這一問題，所以應當進一步在原有數據基礎上對新數據進行電子掃描，應用新數據代替舊數據，有助于提高電子會計檔案數據的準確率，并且對企業信息進行及時更新，企業才能根據數據分析結果更好地進行決策。

4.4 提升檔案管理人員的綜合素質

會計檔案管理人員是會計信息的執行者，素質高低決定著會計檔案管理水平，作為會計檔案管理人員必須正確認識會計檔案管理工作的重要意義，能夠嚴格規范自身行為，遵循會計檔案的保密性原則。企業應當進一步加強對于檔案管理人員培訓工作的支持與重視程度，滿足現代化管理手段，才能有效提高會計檔案管理工作的質量與效率。

4.5 加強風險防范

企業必須正確認識會計檔案形成過程能夠進一步強化質量管理職能，通過提升會計檔案處理質量，有效規避風險。信息資源是現代社會中具有非常高價值的資源，對于信息資源的關注點，主要在于其真實性和安全性，缺失了真實性，企業的決策工作就失去了實際的意義。因此，企業在會計檔案管理的過程中應加強風險防范。在財務共享模式下，企業應當從宏觀角度進一步看待自身的發展與建設，要將檔案管理系統作為一個整體看待，及時過濾潛在的風險信息和錯誤信息，從而保證管理系統自身在收集和管理的內容上具有針對性。另外，風險防范還可以通過制度和法規建設完成，即制度建設內容要加入針對不同風險類型的針對性處理措施，且應當專門針對突發情況和緊急情況，制訂一個科學完善的應急處理方案，從而提高系統對突發風險的防范能力，避免出現大規模的突發性風險。

5 結 語

隨著科學技術的快速發展，人們對于計算機的應用越來越廣泛，會計行業進入了大數據時代，云會計進一步推動了企業會計信息化的發展進程，在此形勢下財務共享模式應運而生。通過應用電子會計檔案，有助于提高企業財務人員的工作效率，相對于傳統的會計檔案管理工作而言，有助于降低財務工作投入成本，進一步提高企業經濟效益。所以本文建議在財務共享平臺基礎上構建電子會計檔案，有助于加強對各類數據的有效采集和分析，切實方便員工及時查看各類數據，有助于降低信息傳輸成本，提高信息數據的時效性與準確性。

主要參考文獻

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