四步嚴防入職風險

謝炳城

我們通常所說的入職風險，是指企業在完成員工招募后，求職者正式入職時所存在的有可能使企業蒙受損失的一系列風險，是企業用工風險的重要組成部分。員工入職，是人力資源管理招聘模塊中的核心環節。建立并完善員工入職流程，有效地規避員工入職所帶來的風險，是企業人力資源部門的職責之一。

隨著我國勞動法律法規的不斷完善，員工法律意識不斷提高，企業用工環境也不斷發生變化，包括員工入職風險在內的企業用工風險日益突出。然而，長期以來，入職風險沒有引起企業足夠的重視，以至于風險畸高，勞動爭議頻發，使企業蒙受了不少損失。

第一步，做好員工入職體檢

在企業人力資源管理實務中，員工帶病入職現象屢見不鮮。這里所說的病，包括職業病和較嚴重或者帶傳染性的普通疾病。前者是指員工在入職本企業前，就已患了職業病或者疑似職業病；后者是指一般疾病，比如一些傳染性疾病。員工帶病入職，不但會給其他員工造成傷害，同時也給企業生產經營帶來潛在風險。為防止員工帶病入職，做好員工入職體檢非常必要，通過體檢，可以將患有嚴重疾病的人員篩選出去，保障企業的利益。

●特殊體檢

特殊體檢是相對特殊行業和特殊崗位而言的。特殊行業，比如食品生產企業，國家法律法規對從業人員的健康狀況是有特殊要求的，企業應按照法律規定對新入職的員工進行相應的體檢，體檢合格方可上崗。特殊崗位，主要是指接觸職業危害的崗位，《職業病防治法》規定，員工從事有職業危害的崗位，企業應當給其做崗前、在崗和離職的職業健康體檢。企業應當按照法律規定操作，把已經患有職業病或疑似職業病以及有職業禁忌的人員篩選出去，以規避相關風險。

●普通體檢

對大多數企業和員工來說，既不屬于特殊行業，也不屬于特殊崗位，只需做普通體檢即可。我國法律法規并沒有對員工入職體檢作強制性規定，因此，企業可以要求員工做入職體檢，也可以不要求。當然，為了防止員工帶病入職，企業可以把入職體檢作為一項強制環節列入入職流程，有效地保障企業利益。需要注意的是，根據國家規定，企業不得要求員工入職或就業過程中進行乙肝項目檢測，也不得詢問員工是否為乙肝表面抗原攜帶者，不得以此作為是否準許入職的條件。

第二步，制定具體的錄用條件

對于不符合錄用條件的員工，法律賦予企業單方解除勞動合同的權利。然而，要規避違法解除的風險，企業依據“不符合錄用條件”進行解除勞動合同的前提是必須要有具體詳細的錄用條件。企業可以根據不同的工作崗位，制定不同的錄用條件。

●錄用條件要具體、詳細

一般來說，錄用條件可分為硬條件和軟條件，前者如學歷、外語水平、書面表達能力、身體健康狀況等，后者如出勤情況、工作態度、業績完成情況，還包括個人誠信、有無不良記錄等。企業在制定錄用條件時，描述要盡量清晰、具體、可量化，不可模棱兩可似是而非，比如，注明“提供虛假學歷的、虛假身份證的，視為不符合錄用條件”等類似明確的表述。

●錄用條件需合法

包括實體合法和程序合法。實體合法是指錄用條件的內容不得與法律法規相抵觸。比如，某企業規定某崗位只招聘未婚者，后來發現已入職的員工張某為已婚，企業以不符合錄用條件為由解雇了張某。該企業的做法已構成違法，因為企業“只招用未婚”的錄用條件違反國家有關就業歧視的規定，不可為之。程序合法是指企業制定了實體合法的錄用條件后，需在員工入職前向員工公示，不得在員工入職后才告知。

●員工簽名確認

簽名確認實為錄用條件程序合法的一個組成部分，指的是企業應將錄用條件在辦理員工入職手續時給員工簽名確認，或者發放給員工，履行公示義務，并保留書面證據。錄用條件的書面載體，可以是單獨的錄用條件告知書，也可以寫入勞動合同文本，忌用口頭、電子郵件、微信等方式傳達，以免因為丟失或者證明力不足而導致雙方相互推諉。

第三步，及時簽訂勞動合同

根據相關規定，建立勞動關系，應當簽訂書面勞動合同，自用工之日起超過一個月不滿一年未與員工簽訂書面勞動合同的，應當向員工每月支付二倍的工資。法律對未及時簽訂勞動合同的企業規定了懲罰規則，其目的是提高勞動合同簽訂率，減少勞動爭議，促進和諧勞動關系的構建。但在實務中，經常有企業忘簽、漏簽，以及其他原因導致未及時簽訂勞動合同的現象。筆者建議，企業可采取以下方法杜絕上述現象：

●入職當天簽訂勞動合同

員工入職當天，人力資源部門需為員工辦理入職手續，如填寫入職登記表、提交有效證件證書、制作工牌、發放工裝、進行安全培訓、辦理社會保險手續等。與此同時，可以將簽訂書面勞動合同納入到入職流程中，以“必做”項的形式固定下來。這樣可以保證每一個新入職的員工都能夠簽訂書面勞動合同，確保簽訂率達到百分之百。

●固定每個月簽訂勞動合同的日期

雖然入職當天簽訂勞動合同可以有效防止忘簽、漏簽，但對于小微型企業而言，弊端也非常明顯，由于招聘量不大，可能這周入職兩人，下周又入職三人，每次三人兩人稀稀拉拉地入職，要填寫好勞動合同并與其簽訂，就顯得非常繁瑣，增加了人力資源部門的工作量。為此，企業可以采用每個月固定日期簽訂勞動合同的方法進行解決。比如，固定每個月的1日、16日為統一簽訂勞動合同的日期，每月上半月入職的，統一在當月16日簽訂，下半月入職的，統一在次月1日簽訂，既可以避免忘簽或漏簽勞動合同，又減輕了人力資源部門的工作量，實現低成本高效率運作。

此外，企業還需健全勞動合同管理機制，防止少數別有用心之人“碰瓷”。比如，員工拿到企業發放的勞動合同文本后，并不馬上簽署，而是說要拿回家去研究研究再說，但人力資源部門極有可能忘記跟進此事，一年半載以后，員工向勞動仲裁機構申訴，主張未簽勞動合同的二倍工資。由于企業未與員工簽訂勞動合同是客觀事實，在相關勞動仲裁機構，甚至到了法院，往往都難以獲得支持，需依法承擔相應賠償金。

第四步，做好員工入職審查

入職審查至關重要，企業只有通過入職審查，獲得真實的員工信息，剔除虛假成分，減少不確定因素，才能更準確地與該企業所聘用崗位的要求相匹配，進而降低用工風險。

●入職審查的內容

入職審查的范圍很寬，可以簡單地分為簡易審查和深度審查。前者是指只對入職員工做簡單的背景調查，主要用于普通崗位的員工，比如審查身份證件、與前單位是否已解除勞動關系等。后者是指全面審查，主要用于高級管理人員、高級技術人員等關鍵崗位，審查內容主要包括基本信息審查、身份證件及各類資格證書審查、有無競業限制審查、有無犯罪記錄審查，等等。

●入職審查的方法和渠道

方法層面，企業可以自主審查，也可以委托第三方機構進行背景調查。可以采用列舉法，將所需要審查的內容逐一列出，并逐一進行調查。

渠道方面，審查的目的是獲得真實信息，只要不偏離這個目的，任何渠道和方法都可以嘗試。比如，通過學信網查詢員工學歷證書的真偽性、通過公安機關審查員工有無犯罪記錄、通過向其前單位發公函了解其在前單位的工作表現，等等。