基于麥客表單系統的醫療設備供應商信息管理

沈良

蘇州大學附屬兒童醫院采供中心 （江蘇蘇州 215000）

隨著經濟發展和居民醫療消費的增長，我國醫療器械工業銷售收入保持較快增長。結合全球政治面臨較高的不確定性、全球經濟增長放緩甚至下滑、老齡化人口增加、人均壽命延長、新興市場遠未飽和等因素綜合判斷，預計全球醫療器械市場將以5.5%左右的增長率繼續發展[1]。我院每年醫療設備的采購種類和數量不斷上升，供應商數量急劇增加。醫院采購的醫療設備的質量和設備維修、維護的滿意度往往取決于提供設備的供應商。

1 供應商信息管理現狀

醫療設備供應商信息管理存在數量多、信息變動快、資質管理困難等問題。我院并沒有針對醫療設備供應商信息管理的軟件。為廣泛、簡便地掌握供應商生產或代理產品的情況，第一時間得到供應商信息的更新，必須注重加強對供應商的信息管理，減小采購過程中因信息不對稱對醫院產生的不利影響，與供應商保持健康、良好、長遠的關系，最終實現共贏[2]。

2 傳統供應商信息管理中存在的問題

2.1 查找供應商信息困難

（1） 查找供應商信息需要先通過原國家食品藥品監督管理總局網站查詢數據，找到某個產品的代理情況。由于所得信息中沒有代理商號碼，需網上搜索代理商聯系方式，但網上搜索結果往往不準確。如果搜索到是一級代理，還需聯系二級代理公司，二級代理電話聯系到的并不是直接負責該產品的業務員，最后需找負責該區域的產品業務員溝通，介紹產品。

2.2 信息不全

信息登記時，手工錄入名片信息，制作成Excel表格，工作量大，容易輸錯。或通過手機應用程序“名片掃描王”掃描名片，建立電子檔案，此方法可快速存儲對方號碼。但絕大部分名片沒有代理產品的信息或信息不全。

2.3 信息更新不及時

由于供應商代理的產品變動、業務員崗位的變動、公司的更名等一系列原因導致原本登記好的信息需要及時更新，增加了工作量。

2.4 收集、更新、保存困難

紙質資質檔案建立由于需要人工保管的特殊性，因此，收集、更新、保存困難。

3 麥客表單簡介

麥客表單是一種進行信息收集、客戶挖掘、市場開拓并進行持續營銷活動的管理平臺。通過一張簡單輕便的表單，收集各行各業、任何想要的信息；只要簡單地拖拽組件框，配置出想要的內容，自動規整信息、自動統計報表，可方便有效地進行數據的導出和處理[3]。

各種申請表、報名表、履歷表等紙質表單，都是常見的用于收集信息的表單[4]。而麥客所提供的在線表單，則是將原本線下的紙質表單搬到網上，讓用戶可以通過電腦和手機等設備進行訪問并填寫，且支持數據導出Excel。

4 基于麥客表單系統的醫療設備供應商信息管理系統設計

（1）注冊賬號登錄麥客表單官網。（2）登錄賬號后，點擊表單頁面右上角的“創建表單”綠色按鈕，開始創建表單。首先表單命名為醫療設備供應商信息管理系統，然后選擇從零開始創建一個空白表單。（3）進入設計界面對表單的正文內容進行編輯，在聯系人組件選擇公司拖動至正文內容，標題輸入“1.公司名稱：”。同樣方法制作“2.聯系人”“3.手機號”“4.郵箱”，在基礎類組件中選擇“選擇”拖動到正文起名“5.公司屬性”，同樣拖動“文本框”輸入“6.主要代理設備情況（重要）：”，在描述中輸入“填寫格式如：飛利浦監護儀、 五官科設備等（設備品牌及名稱盡量填寫）”。第6條比較重要，方便以后的關鍵字搜索，最后添加附件組件“7.相關資質文件”。調整好表單設置，點擊下方的“生成表單”按鈕，完成制作，自動跳轉到表單的訪問頁面。此時的表單是在瀏覽器中打開的一個網頁鏈接，根據提示點擊右上角的折疊菜單按鈕，即可以使用內置的分享功能，分享到微信、QQ等其他渠道中，打印生成的二維碼，供應商只需掃一掃二維碼，花費2 min填寫。

5 利用表單信息管理的應用實踐

5.1 快速查詢篩選

在醫療設備采購工作中經常要與供應商打交道，必然要尋找供應商的聯系方式，傳統方法是找供應商名片或者將幾十、幾百個供應商信息匯總到一張Excel表格中查找。

利用表單聯系人組件，當填表人提交表單反饋時，默認會自動將填表人創建為一個聯系人。而該聯系人的各項基本信息，如姓名、手機、郵箱等，則自動與填表人在聯系人組件中所填寫的內容相對應。當需要查找某一人時，選擇篩選聯系人，如找“吳某”。移動端也可操作點擊麥客公眾號底欄菜單“我的聯系人-聯系人列表”搜索。同樣也可以查找設備情況，如“監護儀”的供應商。

5.2 智能合并重復項

有些供應商換公司了而填寫了兩遍，表格會智能提示并建議合并，按照最新時間提示保留。如查到“陳某”前一個公司是“上海某商貿有限公司”，現在是“蘇州某醫療器械有限公司”，建議保留“蘇州某醫療器械有限公司”。

5.3 信息傳達及時

當有人填寫該表單時，就會在微信上實時收到一條提醒消息，提醒該表單已有新反饋到達。收到提醒后，只需點擊該條消息，即可查看詳細內容，并且對反饋設置星標處理狀態，還能添加備注信息[5]。也可以通過電腦查看信息內容，收集信息一段時間后一鍵導出成Excel表格。

5.4 電子化資質管理

表單中通過添加附件組件，允許用戶在提交信息時同時提交附件，提交的附件也可以打包下載，明顯簡化了工作量[6]。如將營業執照、法人授權委托書、法人和被授權人身份證復印件、代理商資格證明文件、醫療器械經營許可證、醫療器械注冊證、公司的信用查詢記錄等供應商資質掃描件上傳至該表單，并且記錄過期時間，可實現供應商資質的電子化管理。

6 基于麥客表單的醫療設備供應商管理系統的優勢及意義

6.1 設計簡單

表單無須在電腦上安裝軟件，人人可以免費制作，制作只需十幾分鐘，供應商填寫信息只需2 min，免去錄入環節，減輕了工作量[7]。

6.2 高效便捷

表單制作者可以一鍵導出數據在Excel表格中，篩選、查找方便，支持餅狀圖查看數據的各個細節。如搜索“監護儀”可查到對應的供應商、姓名、聯系方式等信息[8]。

6.3 更新及時

需要修改供應商信息時，只需保存二維碼或填寫時鏈接網址，可隨時隨地手機或電腦填寫，覆蓋之前的信息。如業務員換號碼、公司更名或代理品牌改變。

7 小結

麥克表單系統實現了醫療設備供應商的在線管理，降低了信息管理的人力、物力、時間和空間成本。在此基礎上，今后還可以實現在線報名、數據分析統計報表、問卷調查等功能，靈活性高。大數據時代，數據采集很關鍵，合理利用工具能夠使工作輕量化、智能化[9]。