“7S”管理在一流實(shí)驗(yàn)室建設(shè)中的應(yīng)用實(shí)例探析

秦淑芳, 朱瑞虎, 嚴(yán)士常, 張繼生, 章家保

(1. 河海大學(xué) 海岸災(zāi)害及防護(hù)教育部重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室, 江蘇 南京 210098;2. 河海大學(xué) 港口海岸與近海工程學(xué)院, 江蘇 南京 210098)

河海大學(xué)以水利為特色,擁有“水利工程”和“環(huán)境工程”兩個(gè)一流學(xué)科。港口、海岸及近海工程學(xué)科(簡(jiǎn)稱“港航學(xué)科”)為水利工程的二級(jí)學(xué)科,其對(duì)應(yīng)的本科專業(yè)為港口航道與海岸工程專業(yè)。其所在的港口海岸與近海工程學(xué)院(簡(jiǎn)稱“港航學(xué)院”)為教育部高等學(xué)校水利學(xué)科港口航道與海岸工程專業(yè)教學(xué)指導(dǎo)委員會(huì)掛靠學(xué)院。港航學(xué)院實(shí)驗(yàn)中心是學(xué)校港航學(xué)科發(fā)展的重要支撐平臺(tái),在人才培養(yǎng)、科學(xué)研究和服務(wù)社會(huì)等方面都起著舉足輕重的作用,其建設(shè)工作一直受到學(xué)校和學(xué)院的高度關(guān)注。而加快推進(jìn)“雙一流”建設(shè)的國(guó)家需求對(duì)實(shí)驗(yàn)中心的發(fā)展再次提出了更高的要求。

單立志等人明確指出創(chuàng)建世界一流大學(xué)必須要?jiǎng)?chuàng)建世界一流的實(shí)驗(yàn)室[1]。在此背景下,很多高校在實(shí)驗(yàn)室建設(shè)方面加大了資金投入,裝備條件極大改善,大型和貴重的儀器設(shè)備數(shù)量不斷增加。然而,實(shí)驗(yàn)室建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)性工程,除了儀器和場(chǎng)地改善外,更重要的是科學(xué)的管理模式。針對(duì)管理模式問(wèn)題,也已有很多學(xué)者做了探討,ISO標(biāo)準(zhǔn)化管理[2]、“5S”管理[3]、“6S”管理[4]和“7S”管理[5]都有提及,各種管理模式的基本概念和應(yīng)用價(jià)值都已經(jīng)闡述得比較清楚。然而并未對(duì)管理理念的具體應(yīng)用和實(shí)施步驟進(jìn)行系統(tǒng)的剖析。本文將結(jié)合具體問(wèn)題,探究目前最為先進(jìn)的“7S”管理模式在高校實(shí)驗(yàn)室管理中的應(yīng)用和實(shí)施策略。

1 實(shí)驗(yàn)室現(xiàn)狀分析

我校港航學(xué)院實(shí)驗(yàn)中心由10個(gè)實(shí)驗(yàn)室組成,包括航道實(shí)驗(yàn)室、環(huán)境泥沙實(shí)驗(yàn)室、海工實(shí)驗(yàn)室、河口海岸實(shí)驗(yàn)室、港航動(dòng)力實(shí)驗(yàn)室、港航結(jié)構(gòu)實(shí)驗(yàn)室、海洋調(diào)查實(shí)驗(yàn)室、儀器研發(fā)中心、計(jì)算中心和數(shù)據(jù)中心,各實(shí)驗(yàn)室的建設(shè)年代、規(guī)模、設(shè)備檔次、發(fā)展水平均不同。近年來(lái),實(shí)驗(yàn)室建設(shè)不斷發(fā)展,在學(xué)科建設(shè)中起到了重要作用。然而仍然存在著不少問(wèn)題,結(jié)合兄弟院校的經(jīng)驗(yàn)[6-10]和實(shí)驗(yàn)中心實(shí)際管理過(guò)程中的真實(shí)體會(huì),目前問(wèn)題主要表現(xiàn)在三個(gè)方面。

(1) 實(shí)驗(yàn)室管理效率偏低。實(shí)驗(yàn)室?guī)旆可?儀器多,存在實(shí)驗(yàn)儀器設(shè)備擺放混亂、貨架無(wú)類(lèi)別標(biāo)識(shí)、同一貨架存放多種儀器等現(xiàn)象,導(dǎo)致尋找儀器設(shè)備時(shí)間長(zhǎng),工作效率降低,甚至因標(biāo)識(shí)不清而造成誤用。實(shí)驗(yàn)場(chǎng)地?cái)?shù)量相對(duì)于教學(xué)和科研,嚴(yán)重供不應(yīng)求,存在學(xué)生論文實(shí)驗(yàn)排隊(duì)半年以上的情況，導(dǎo)致實(shí)驗(yàn)結(jié)束時(shí),只有很少時(shí)間對(duì)實(shí)驗(yàn)成果進(jìn)行研究分析,影響了優(yōu)秀論文的產(chǎn)出。

(2) 實(shí)驗(yàn)室安全防患意識(shí)不夠。隨著高校實(shí)驗(yàn)室資源日益開(kāi)放,進(jìn)出實(shí)驗(yàn)室人員的流動(dòng)性增大,使得實(shí)驗(yàn)室安全工作面臨嚴(yán)峻的考驗(yàn)。主要體現(xiàn)在安全制度不健全,安全技術(shù)缺乏;基礎(chǔ)設(shè)施老化,實(shí)驗(yàn)設(shè)備超期服役使用;部分實(shí)驗(yàn)室通風(fēng)狀況欠佳等方面。

(3) 實(shí)驗(yàn)室?guī)熧Y隊(duì)伍建設(shè)有待加強(qiáng)。實(shí)驗(yàn)室教師是實(shí)驗(yàn)室的直接管理者,實(shí)驗(yàn)室?guī)熧Y隊(duì)伍的素質(zhì)直接關(guān)系到實(shí)驗(yàn)質(zhì)量的好壞。但目前普遍存在高校實(shí)驗(yàn)室教師處于“教學(xué)輔助”的弱勢(shì)地位以及隊(duì)伍老齡化兩個(gè)突出問(wèn)題。另外,高校實(shí)驗(yàn)室管理人員常常一人管理多個(gè)實(shí)驗(yàn)室,而且有的實(shí)驗(yàn)室管理人員還兼顧其他工作,因此不僅對(duì)實(shí)驗(yàn)室的管理造成困難,做不到兩頭兼顧,還占據(jù)了大量的時(shí)間,影響專業(yè)技術(shù)水平的提高。

2 “7S”管理及其應(yīng)用策略

“7S”管理是一種基礎(chǔ)管理模式,也是一種標(biāo)準(zhǔn)化的管理理念,起源于二戰(zhàn)后的日本,包括整理(sort)、整頓(straight)、清掃(sweep)、清潔(standardize)、安全(safety)、素養(yǎng)(shitsuke)和節(jié)約(saving)7個(gè)部分。我校選用“7S”管理理念除了其本身的科學(xué)價(jià)值外,其最后一個(gè)元素“節(jié)約”也與河海大學(xué)“艱苦樸素、實(shí)事求是、嚴(yán)格要求、勇于探索”的校訓(xùn)緊密相關(guān)。

為了提升實(shí)驗(yàn)室管理水平和使用效率,我校港航學(xué)院實(shí)驗(yàn)中心自2018年3月起正式引入“7S”管理模式。成立“7S”管理小組,制定“7S”管理目標(biāo),擬定實(shí)施計(jì)劃及細(xì)則,制定考核標(biāo)準(zhǔn)及辦法。組織對(duì)相關(guān)人員的專題培訓(xùn),建立起實(shí)驗(yàn)室“7S”管理意識(shí)。下面主要從儀器設(shè)備管理、實(shí)驗(yàn)場(chǎng)地管理及人員素養(yǎng)方面,探討“7S”管理運(yùn)行過(guò)程中采取的方法、措施和成效。

2.1 儀器設(shè)備管理

針對(duì)實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備管理效率偏低現(xiàn)象,如儀器設(shè)備擺放混亂、貨架無(wú)類(lèi)別標(biāo)識(shí)、儀器使用操作不規(guī)范等,重點(diǎn)采取以下措施。

(1) 整理。對(duì)實(shí)驗(yàn)室?guī)旆績(jī)x器設(shè)備進(jìn)行全面檢查,制定需要與不需要的判斷標(biāo)準(zhǔn),不需要的徹底清除;需要的儀器設(shè)備調(diào)查使用頻率,決定日常用量,定期點(diǎn)檢,并進(jìn)行設(shè)備日常維護(hù)和管理,保持設(shè)備整潔。對(duì)于不再使用的設(shè)備,盡快處理掉;使用頻率較低的設(shè)備,擺放在庫(kù)房不常用貨架區(qū),標(biāo)志并妥善保管;使用頻率較高的(至少一個(gè)月使用一次),放在常用儀器貨架區(qū);正在使用的儀器,安裝或安放在工作現(xiàn)場(chǎng),并標(biāo)志儀器設(shè)備存放位置。

(2) 整頓、清掃與清潔。對(duì)需要的儀器設(shè)備要明確放置場(chǎng)所,做好必要的標(biāo)志,“30 s內(nèi)”找到想要的物品。同時(shí)按照規(guī)劃安頓好,使每一樣物品各得其所,使用后易復(fù)位,沒(méi)有復(fù)位或誤放時(shí)“60 s內(nèi)”能找到。具體實(shí)施方法是根據(jù)物品的屬性劃分?jǐn)[放區(qū)域,庫(kù)房貨架張貼類(lèi)別標(biāo)識(shí),儀器設(shè)備粘貼資產(chǎn)標(biāo)識(shí),并將該類(lèi)設(shè)備的相關(guān)資料、光盤(pán)、日常記錄、文件目錄等歸檔到檔案盒中,并在檔案盒表面貼有儀器名稱、分類(lèi)、編號(hào)等明確的標(biāo)識(shí)。歸檔資料要分類(lèi)存放,并在電腦中備份,制作索引,以便于查找。儀器設(shè)備、文件、資料、用具等使用完畢要及時(shí)清點(diǎn)，并放回指定位置擺放整齊。

(3) 儀器使用培訓(xùn)。隨著國(guó)家在學(xué)科建設(shè)方面的不斷投入,科研型高效實(shí)驗(yàn)室內(nèi)的精密及貴重儀器不斷增多。港航學(xué)院實(shí)驗(yàn)中心擁有幾十套多波束測(cè)深儀、多普勒流速儀ADV、粒子圖像測(cè)速儀PIV等造價(jià)幾十萬(wàn)甚至上百萬(wàn)的儀器。若這類(lèi)儀器使用操作不規(guī)范,不僅影響真實(shí)觀測(cè)數(shù)據(jù)的獲取,還可能對(duì)儀器本身造成損壞,而這類(lèi)儀器的維修成本一般十分昂貴且耗時(shí)較長(zhǎng)。可見(jiàn)專用儀器的操作規(guī)范性和安全性已成為必須重視的問(wèn)題。解決這類(lèi)問(wèn)題的一個(gè)主要且有效的途徑就是針對(duì)每種儀器開(kāi)展專業(yè)培訓(xùn),實(shí)驗(yàn)室管理人員和儀器使用人員均必須參加,培訓(xùn)合格后頒發(fā)證明文件。沒(méi)有培訓(xùn)合格證明文件,不得參與儀器的管理和使用。如果條件允許,可以為儀器制作教學(xué)視頻或開(kāi)放課程,在專用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)向公眾公開(kāi)共享。

(4) 建立實(shí)驗(yàn)室綜合信息智能管理系統(tǒng)。隨著高校管理變革的逐步推進(jìn),實(shí)驗(yàn)室建設(shè)的進(jìn)一步規(guī)范化,高校實(shí)驗(yàn)室管理工作也變得更加繁雜。為了減輕實(shí)驗(yàn)室管理人員的工作負(fù)擔(dān),提高工作效率和服務(wù)水平,有效控制和管理儀器設(shè)備的預(yù)約、借還、采購(gòu)、維修和使用,需要建立一套綜合、網(wǎng)絡(luò)化的高校實(shí)驗(yàn)室信息管理系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)高校實(shí)驗(yàn)室的智能化、規(guī)范化管理。

2.2 實(shí)驗(yàn)場(chǎng)地管理

針對(duì)實(shí)驗(yàn)場(chǎng)地供不應(yīng)求現(xiàn)象,除了要加強(qiáng)實(shí)驗(yàn)室建設(shè),升級(jí)改造功能單一的實(shí)驗(yàn)室,更新智能測(cè)量設(shè)備外,可從以下4個(gè)方面加強(qiáng)實(shí)驗(yàn)室的場(chǎng)地管理。

(1) 安排專人管理,提升服務(wù)質(zhì)量。首先,安排具備良好設(shè)備管理與維護(hù)能力的技術(shù)人員進(jìn)行專職管理,并維護(hù)大型、使用效率高的儀器設(shè)備;其次,請(qǐng)專職人員定期對(duì)設(shè)備使用人員進(jìn)行操作流程與注意事項(xiàng)等方面的培訓(xùn),把控實(shí)驗(yàn)計(jì)劃時(shí)間節(jié)點(diǎn);再次,還要在職稱晉升、工資待遇等方面確保設(shè)備管理人員的利益,使他們能夠安心于儀器設(shè)備的管理和維護(hù)。

(2) 實(shí)施分類(lèi)管理,改革收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。結(jié)合實(shí)驗(yàn)方案和實(shí)驗(yàn)全過(guò)程跟蹤情況,明確實(shí)驗(yàn)服務(wù)項(xiàng)目類(lèi)別,根據(jù)學(xué)科發(fā)展需要,實(shí)施分類(lèi)管理。對(duì)實(shí)驗(yàn)場(chǎng)地使用時(shí)間進(jìn)行嚴(yán)格管控,實(shí)施按時(shí)長(zhǎng)或者分區(qū)段收費(fèi)。在保障廣大科研人員對(duì)實(shí)驗(yàn)資源使用公平公正的基礎(chǔ)上,提高實(shí)驗(yàn)常用設(shè)施和大型儀器的使用效率,促進(jìn)學(xué)科發(fā)展和人才培養(yǎng)。

(3) 提高風(fēng)險(xiǎn)意識(shí),強(qiáng)化安全管理。師生做實(shí)驗(yàn)過(guò)程中存在各種不安全因素,在實(shí)驗(yàn)場(chǎng)地使用過(guò)程中,要重視安全防護(hù)工作。實(shí)驗(yàn)室的安全管理主要從三方面進(jìn)行：一是對(duì)做實(shí)驗(yàn)的教師、學(xué)生和工人進(jìn)行安全培訓(xùn)和考試,考試合格才可以使用實(shí)驗(yàn)場(chǎng)地;二是實(shí)驗(yàn)室安裝門(mén)禁系統(tǒng),對(duì)實(shí)驗(yàn)人員出入實(shí)驗(yàn)場(chǎng)地嚴(yán)格管理,限定門(mén)禁卡的使用時(shí)間,并指定安全責(zé)任人,簽訂安全責(zé)任書(shū);三是樹(shù)立場(chǎng)地標(biāo)志和安全警示標(biāo)牌,保持實(shí)驗(yàn)場(chǎng)地內(nèi)外的公用通道時(shí)刻通暢,室內(nèi)線路布局合理,能夠有效利用空間,且檢修方便,減少管線布局不當(dāng)帶來(lái)的安全隱患,有效避免實(shí)驗(yàn)過(guò)程中漏水與設(shè)備短路引發(fā)的觸電事故;滅火設(shè)備、報(bào)警設(shè)備、配電設(shè)施等一應(yīng)俱全,并附有標(biāo)識(shí);實(shí)驗(yàn)室的醒目位置張貼安全須知、逃生指南與廢棄物分類(lèi)說(shuō)明,由此指導(dǎo)工作人員遵照規(guī)范安全操作。

(4) 重視面貌管理,確保場(chǎng)地整潔。實(shí)驗(yàn)場(chǎng)地要保持整潔干凈,儀器引線整齊,消防、開(kāi)關(guān)箱、材料等區(qū)域制作標(biāo)示線和警示牌。實(shí)驗(yàn)場(chǎng)地放置儀器的地方須作標(biāo)示牌,提示儀器處于運(yùn)行狀態(tài),還是維修狀態(tài),儀器設(shè)備使用完畢要及時(shí)歸還庫(kù)房。水槽無(wú)雜物,門(mén)窗、臺(tái)架應(yīng)保持無(wú)灰塵、無(wú)油污的清潔狀態(tài)。墻角、水槽、試驗(yàn)池周邊、天花板等衛(wèi)生死角應(yīng)作為重點(diǎn)清潔對(duì)象,每月徹底清潔一次并保持干凈。

2.3 人員素養(yǎng)管理

使用實(shí)驗(yàn)室的人員素養(yǎng)直接關(guān)系到實(shí)驗(yàn)室管理的好壞,也是實(shí)驗(yàn)室管理進(jìn)入良性循環(huán)的關(guān)鍵。進(jìn)入實(shí)驗(yàn)室的人員比較復(fù)雜,有實(shí)驗(yàn)教師、學(xué)生、實(shí)驗(yàn)室管理人員、工人等,給實(shí)驗(yàn)室實(shí)施“7S”管理帶來(lái)了較大困難。“7S”管理本身是培養(yǎng)人員形成良好習(xí)慣的過(guò)程,推行“7S”管理活動(dòng)是靠個(gè)人自發(fā)進(jìn)行的,如果強(qiáng)迫他們?nèi)プ?“7S”管理也不會(huì)推行成功。在提升人員素養(yǎng)方面,可以通過(guò)定期會(huì)議、管理制度、教育培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲激勵(lì)等手段,將外在的管理要求轉(zhuǎn)化為實(shí)驗(yàn)人員自身的習(xí)慣和意識(shí)。

對(duì)于實(shí)驗(yàn)室管理人員,應(yīng)結(jié)合實(shí)驗(yàn)室實(shí)際情況,確定實(shí)驗(yàn)室崗位職責(zé)、職位數(shù)量和人員要求。出臺(tái)“實(shí)驗(yàn)崗人員管理辦法”等成文制度,嚴(yán)格執(zhí)行,并由上級(jí)組織成立檢查或督導(dǎo)小組,基于定期或不定期檢查,開(kāi)展定期考核工作。根據(jù)考核結(jié)果,執(zhí)行嚴(yán)格的獎(jiǎng)懲措施。對(duì)實(shí)驗(yàn)崗位人員的考核以“崗位職責(zé)為核心、崗位要求為指導(dǎo)、崗位類(lèi)別為方向、崗位業(yè)績(jī)?yōu)橐罁?jù)”實(shí)行定性與定量相結(jié)合的分類(lèi)考核。重點(diǎn)考核限期內(nèi)崗位職責(zé)完成情況和工作業(yè)績(jī),根據(jù)成果認(rèn)定情況,判斷是否具備職稱晉升的申報(bào)條件,從而實(shí)現(xiàn)實(shí)驗(yàn)崗人員能力和技術(shù)的可持續(xù)發(fā)展。除了實(shí)驗(yàn)室管理人員外,在實(shí)驗(yàn)室開(kāi)展科學(xué)實(shí)驗(yàn)的科研人員、教師、學(xué)生和工人等也應(yīng)有專門(mén)的培訓(xùn)和要求,比如要有儀器培訓(xùn)合格證書(shū)、實(shí)驗(yàn)室安全考核合格證書(shū)等。條件允許時(shí),還可由實(shí)驗(yàn)室為實(shí)驗(yàn)人員提供統(tǒng)一著裝。在良好的實(shí)驗(yàn)素養(yǎng)養(yǎng)成前期,可通過(guò)實(shí)驗(yàn)費(fèi)用、數(shù)據(jù)共享等抓手,制定有效的獎(jiǎng)勵(lì)措施。從模范典型到普遍提高,循序漸進(jìn),逐步提升進(jìn)入實(shí)驗(yàn)室的各類(lèi)人員的素養(yǎng)水平。

3 “7S”管理推行后的效果分析

港航學(xué)院實(shí)驗(yàn)中心自2018年3月引入并推行“7S”管理以來(lái),該理念已經(jīng)融入了實(shí)驗(yàn)室場(chǎng)地管理、儀器設(shè)備管理、實(shí)驗(yàn)室安全管理、人員素養(yǎng)等方面。目前實(shí)驗(yàn)室面貌煥然一新、實(shí)驗(yàn)場(chǎng)地干凈整潔、實(shí)驗(yàn)師生精神飽滿、儀器設(shè)備使用周期明顯縮短。從數(shù)字上看,設(shè)備及場(chǎng)地的利用周期縮減接近50%,原來(lái)做一次中小型的波浪斷面試驗(yàn)前后需要7天左右時(shí)間,目前只需要4天左右。改善的原因有三個(gè)：一是實(shí)驗(yàn)后場(chǎng)地及時(shí)進(jìn)行了垃圾清理;二是實(shí)驗(yàn)室管理人員及時(shí)對(duì)實(shí)驗(yàn)設(shè)備進(jìn)行了檢查測(cè)試,保證了儀器設(shè)備的良好運(yùn)行;三是廢除了實(shí)驗(yàn)免費(fèi)項(xiàng)目(除教學(xué)外,均收費(fèi)),并且提高收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn),大大提高了實(shí)驗(yàn)效率。設(shè)備借用流程從全紙質(zhì)申請(qǐng)表會(huì)簽(2～3天)到手機(jī)或電腦網(wǎng)絡(luò)會(huì)簽(最多半天),申請(qǐng)表會(huì)簽需要下載表格—項(xiàng)目負(fù)責(zé)教師簽字—實(shí)驗(yàn)中心領(lǐng)導(dǎo)簽字—儀器管理人員辦理出庫(kù)，并將申請(qǐng)表信息輸入電腦,實(shí)驗(yàn)結(jié)束后還需要將原件掃描入庫(kù),核算費(fèi)用及電話通知交費(fèi),整個(gè)流程費(fèi)時(shí)費(fèi)力;網(wǎng)絡(luò)化的管理系統(tǒng)應(yīng)用后,實(shí)驗(yàn)申請(qǐng)、結(jié)算等流程直接網(wǎng)上辦理,大大節(jié)約了跑腿簽字和信息錄入的時(shí)間,提高了工作效率。推行“7S”管理推行后,累計(jì)實(shí)現(xiàn)安全實(shí)驗(yàn)200多天,經(jīng)濟(jì)效益半年增加10萬(wàn)多元。在此過(guò)程中推行了2018版實(shí)驗(yàn)中心管理辦法,同時(shí)全體員工簽訂了崗位責(zé)任書(shū),完善了職稱晉升和獎(jiǎng)勵(lì)制度,激發(fā)了員工的工作熱情。

可見(jiàn)“7S”管理是從最簡(jiǎn)單的整理、整頓、清掃入手,通過(guò)制度固化,培養(yǎng)員工認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ魉仞B(yǎng),即通過(guò)改變環(huán)境,潛移默化地改變?nèi)说男袨椤?/p>

4 結(jié)語(yǔ)

“7S”管理是一種現(xiàn)代企業(yè)管理理念,對(duì)提高效率、減少浪費(fèi),降低成本、安全生產(chǎn)等方面有著重要作用,在高校實(shí)驗(yàn)室管理方面有著重要的應(yīng)用價(jià)值。“7S”管理的積極推行,提高了儀器設(shè)備的利用率,還大大節(jié)約了科研人員的時(shí)間和精力,保證了科研項(xiàng)目的順利開(kāi)展和有序進(jìn)行,并且營(yíng)造了一個(gè)干凈、清潔、明亮的工作環(huán)境,提高了工作效率,為“雙一流”建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)的實(shí)驗(yàn)基礎(chǔ)。

高校實(shí)驗(yàn)室在建立或完善實(shí)驗(yàn)室管理體系時(shí),必須結(jié)合自身特點(diǎn)找準(zhǔn)切入點(diǎn),不能生搬硬套,開(kāi)展后還需要持之以恒地組織實(shí)施,形成實(shí)驗(yàn)室自我完善的良性循環(huán)機(jī)制。