前瞻智能機器人在高職院檔案管理中的應用

賈 芬

江蘇城鄉建設職業學院 江蘇 213147

引言

隨著經濟發展進入新常態,依靠科技轉變增長方式已經成為普偏共識。信息、網絡、智能機器人技術也隨之得以快速發展,并在各個領域發揮了極為關鍵的作用,特別是在高校檔案管理中取得了較好的應用,促使檔案管理步入信息化、網絡化、智能化軌道。隨著計算機、微電子、信息技術的快速進步，機器人技術的開發速度越來越快，智能化程度越來越高。機器人正朝著智能化和多樣化等方向發展。當前如何實現高校檔案管理工作的創新服務已成為檔案工作者面臨的重要研究課題。

一、智能化技術概述

1、 智能機器人

所謂智能機器人就是運用元器件、零部件組合成，具有賦予的智慧和能力，能夠實現仿真、模擬人類一些基本功能的類“人”。智能機器人具備形形色色的內部信息傳感器和外部信息傳感器，如視覺、聽覺、觸覺、嗅覺。除具有感受器外，它還有效應器，作為作用于周圍環境的手段。這就是筋肉，或稱自整步電動機，它們使手、腳、長鼻子、觸角等動起來。智能機器人可以大大減輕人的體力勞動，完成人類難以到達和實現的一些活動，可以在一切惡劣環境下生存。

2、 智能機器人按功能分類

智能機器人按功能可以分：

傳感型機器人:也稱外部受控機器人。利用傳感信息進行傳感信息處理、實現控制與操作。

自主型機器人:可以就像一個自主的人一樣獨立地活動和處理問題。

交互型機器人:機器人通過計算機系統與操作員或程序員進行人-機對話，實現對機器人的控制與操作。

3、 智能化技術應用領域

智能機器人在各種具體場合可以為人們提供智能化服務：可以在工業生產流水線上執行一定工作流程任務的智能機器人，可以完成農業生產特定作業的智能機器人，可以提供特定社會服務的智能機器人，可以執行特定家政服務的智能機器人。

4、 智能化技術在高職院檔案管理中應用的必要性

高職院管理現代化對學校檔案工作提出了更高要求，檔案工作要適應這個要求，必須要有新思維、新理論、新方法。檔案管理現代化是學校管理現代化的客觀要求，同時，科技發展和應用有利于推進學校檔案管理現代化的水平，智能化技術應用有利于推進檔案管理科學化的實施。

二、高職院檔案管理現狀

高等職業技術學院簡稱高職院，大部分始建于21世紀初。伴隨著我國經濟的發展而發展起來，大部分都經過撤、并、建的籌建期，一般歷史不長，比較年輕。經過二十年發展初見成效，檔案管理工作也取得了很大的進步。但是也還存在一些問題：

1、 要素投入問題

高職院就目前來看，檔案管理中的人、財、物要素投入相對不足。表現在人員匱乏，人才引進困難，人才流失現象嚴重等。檔案現代化管理設備和技術相對落后，信息化程度偏低：資金投入嚴重不足。

2、 系統建設問題

檔案管理信息系統建設是高職院現代化管理體系的一個基本單元，隨著現代科技的發展，尤其是計算機大范圍的普及，在學校各個部門的各種電子數據文檔大量產生，如何把分散這些檔案信息，收集、整理、統一管理，提高檔案的使用價值必須建立一個統一的檔案信息管理系統。

3、 規劃管理問題

檔案管理現代化的前提是檔案基礎工作的規范化、標準化。目前高校檔案工作管理中大量的案卷質量不高，缺乏完整的檢索工具。許多部門的立卷、編目、檢索等，未按國家檔案局制定的標準規范操作，缺乏統一規劃和管理。

4、 檔案質量問題

目前傳統的檔案管理模式在高職院仍占主導地位，各高職院的檔案解決了有和無的問題，有什么，什么時候有的問題根本就沒有思考，對于檔案的利用率且很低，多數珍貴的檔案資料處于“養在深閨人未識”的階段，掩埋在歷史的灰塵之下。

三、產生高職院檔案管理問題的主要原因

1、 對檔案管理重要性認識失重

學校的重中之重是教育是育人，這是根，參天大樹需要根深葉茂。當前，由于學校上上下下對“檔案”的概念和作用，知者甚少，檔案管理、檔案現代化意識相當薄弱，甚至一些領導對加強檔案工作的現代化認識不足，許多部門的檔案工作仍然采取傳統的工作方法，嚴重影響了檔案管理的現代化進程。

2、 高職院檔案管理底子薄，基礎差

眾所周知，高職院在發展過程中，由于檔案底子薄，基礎差，經歷過從無到有，從小到大的成長期，付出高額成本，如何擺脫困擾，需要魄力和勇氣。

3、 檔案建設滯后于學校發展

高職院在政府支持、領導關心，通過學校的努力，取得長足發展，從學校整體來看，學校檔案建設速度滯后于學校的發展速度，學校檔案管理水平落后于學校現代化管理水平，存在一定差距。

4、 過程管理、過程控制缺乏科學性

高職院檔案管理的質量水平，直接與檔案形成過程的過程管理質量有關，過程管理的時間控制、標準控制、規范控制充分體現過程管理的科學性。

四、智能化技術在高職院檔案管理中應用的可行性

1、 大數據技術應用日趨成熟

高校大數據應用目的是推動高校基于對內外部環境相關數據的采集、存儲和分析，實現學校與內外部關聯環境的感知和互聯，并利用學校大數據分析技術開展挖掘分析，支撐學校基于數據進行決策管控，提升學校決策管控的針對性、有效性。

2、 高職院具備對項目投入的條件

高職院是應用人才匯集的地方。隨著高職院管理現代化的推進，檔案管理信息系統建設也被提到議事日程上，加快投入，滿足學校現代化建設需要，高職院具備項目投入的一起可能性。

3、 檔案館機器人成為可能

智慧檔案館管理和服務一直是檔案館發展的重點方向之一。智慧檔案館是感知智慧化和數字檔案館服務智慧化的綜合，它的目標是向用戶提供更加智能、高效、便利的服務。機器人技術為智慧檔案館的發展帶來了新的機遇和挑戰，能夠大大減輕勞動強度，從根本上提升檔案館管理和服務的效率和質量。機器人距離檔案館不再那么遙遠。

4、 電子檔案與紙質檔案并存

由于檔案信息化，由紙質檔案向電子管理方向發展,傳統環境下積累的檔和大量電子檔案存在，使得管理者有些失從，應該說在現階段電子檔案與紙質檔案并存是必須堅持的做法。

結論

對于智能機器人來說，檔案館是一個更加開放、動態和復雜的環境。檔案館環境的特殊性和相關技術的制約，使得檔案館機器人進入真實的檔案館還面臨一些困難，但是可以預見在檔案管理現代化建設中，它將離我們愈來愈近。