淺議中小城建檔案館信息化建設(shè)的現(xiàn)狀與對(duì)策

張紹濱

黑龍江省雙鴨山市城建檔案館 黑龍江 雙鴨山 155100

城建檔案館信息化建設(shè)是利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)技術(shù)，依托現(xiàn)代化設(shè)備，建立科學(xué)化的管理系統(tǒng)，優(yōu)化檔案資源管理的效率，提高檔案信息安全。有的中小城建檔案館信息化建設(shè)已經(jīng)能夠滿足日常工作的需求，但是還存在一些問(wèn)題，所以要進(jìn)一步推動(dòng)中小城建檔案管信息化建設(shè)。

一、中小城建檔案館建設(shè)現(xiàn)狀

（一）基礎(chǔ)設(shè)施不斷完善

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)、科技的不斷發(fā)展，中小城建檔案館的基礎(chǔ)設(shè)備也在不斷完善。檔案管理需要設(shè)備和系統(tǒng)的支持，科技的發(fā)展使得硬件設(shè)施的性能越來(lái)越好，價(jià)格也越來(lái)越低廉。經(jīng)濟(jì)的發(fā)展使中小城市的資金越來(lái)越充足，所以在城建檔案館的建設(shè)中投入了大量的資金和設(shè)備，越來(lái)越多的中小城建檔案館開始了信息化管理。而且，城建檔案管理系統(tǒng)的更新優(yōu)化，有利于各種信息、資源的整合，提高工作效率和質(zhì)量，在對(duì)城市規(guī)劃等重大決策上發(fā)揮了效用。

（二）信息資源越來(lái)越豐富

城建檔案為城市建設(shè)提供了豐富的信息資源。但在傳統(tǒng)文字檔案獲取資源、信息非常麻煩，導(dǎo)致工作效率低。而在信息化建設(shè)中能夠?qū)鹘y(tǒng)的文字檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案，可直接在計(jì)算機(jī)中錄入、整理、分析、存儲(chǔ)等。但是，當(dāng)前中小城建檔案信息化建設(shè)的規(guī)模并不大，由于受到經(jīng)濟(jì)、設(shè)備、技術(shù)等限制不能將所有的傳統(tǒng)文字方案轉(zhuǎn)化為電子檔案[1]。

（三）制度建設(shè)不斷深入

我國(guó)社會(huì)越來(lái)越進(jìn)步，國(guó)家也越來(lái)越重視城建檔案建設(shè)。中辦、國(guó)辦、國(guó)家檔案局、住房城鄉(xiāng)建設(shè)部出臺(tái)了相關(guān)政策四項(xiàng)以上。國(guó)家檔案局和住房城鄉(xiāng)建設(shè)部也出臺(tái)了國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。這些出臺(tái)的相關(guān)文件都推動(dòng)了城建檔案館的建設(shè)，有了規(guī)范的制度城建檔案館的信息化建設(shè)的進(jìn)程才會(huì)加快。

二、中小城建檔案館建設(shè)中的問(wèn)題

（一）檔案意識(shí)薄弱

由于檔案管理工作產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益不高，周期長(zhǎng)，所以很多領(lǐng)導(dǎo)都不重視檔案管理工作，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理的作用。而且很多管理檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)都不是專業(yè)的，在管理檔案上很難會(huì)花費(fèi)大量的時(shí)間和精力去做好這項(xiàng)工作，導(dǎo)致檔案管理工作混亂。而工作人員受到領(lǐng)導(dǎo)的影響，也會(huì)錯(cuò)誤的認(rèn)為檔案管理工作只是簡(jiǎn)單的收集和儲(chǔ)存，并不能帶來(lái)實(shí)際的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

（二）檔案人員素質(zhì)低

由于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作不重視，所以在招聘檔案管理人員時(shí)也沒(méi)有太高的要求，甚至有的城建部門都沒(méi)有專門負(fù)責(zé)檔案管理工作的人員。招聘的檔案管理人員素質(zhì)低，不具備檔案管理工作要求的素質(zhì)，不了解檔案管理相關(guān)法律法規(guī)，工作態(tài)度散漫，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的質(zhì)量。

（三）檔案制度不規(guī)范

目前，我國(guó)檔案管理工作混亂，工作人員不重視檔案管理工作，檔案資料收集和存儲(chǔ)工作上的問(wèn)題主要是沒(méi)有規(guī)范可行的檔案管理制度。檔案管理制度不健全，工作人員沒(méi)有按照確定收集和存儲(chǔ)檔案資料，不按規(guī)定填寫項(xiàng)目目錄，檔案隨意亂放，不按照程序管理和查閱資料，使得檔案資料出現(xiàn)丟失的問(wèn)題，甚至有的人篡改了檔案資料，檔案資料缺少真實(shí)性，不利于后續(xù)工作的開展[2]。

（四）檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施落后

目前我國(guó)的基層檔案管理工作還是采用傳統(tǒng)工作手段，沒(méi)有利用好現(xiàn)代化技術(shù)手段，大大降低了工作效率。由于城建檔案館建設(shè)受到資金、場(chǎng)地等限制，存儲(chǔ)檔案的檔案室條件差，沒(méi)有保護(hù)措施，一些年代久遠(yuǎn)的檔案都已經(jīng)變質(zhì)發(fā)霉、字跡模糊不清，已經(jīng)沒(méi)有了保存價(jià)值。而且，很多工作人員收集、錄入、查閱檔案資料都還采用人工手段，工作復(fù)雜繁瑣，工作效率低。

三、中小城建檔案館信息化建設(shè)途徑

（一）科學(xué)規(guī)劃?rùn)n案信息化建設(shè)

國(guó)家的政策和規(guī)劃是城鎮(zhèn)檔案館的建設(shè)的依據(jù)。所以，政府要將檔案館建設(shè)的實(shí)際情況同國(guó)家發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃相結(jié)合，制定科學(xué)、規(guī)范的信息化建設(shè)制度。制定的信息化建設(shè)制度要包括整體規(guī)劃、建設(shè)目標(biāo)、實(shí)施步驟、各個(gè)部門的工作等做出全面的規(guī)定，引導(dǎo)、推進(jìn)城鎮(zhèn)檔案館的信息化建設(shè)進(jìn)程。

（二）完善檔案管理設(shè)備和系統(tǒng)

檔案工作的信息化開展必須要具備完善的設(shè)備和系統(tǒng)，計(jì)算機(jī)設(shè)備和系統(tǒng)是開展檔案工作信息化的基礎(chǔ)條件。基礎(chǔ)設(shè)施主要有三個(gè)方面。一是硬件設(shè)施，例如掃描儀、電腦等，硬件是所有電子產(chǎn)品的基礎(chǔ)，所以硬件的好壞直接影響了信息化工作的質(zhì)量。二是計(jì)算機(jī)運(yùn)行網(wǎng)絡(luò)，它是將資料整理、錄入等方面的系統(tǒng)。先進(jìn)的計(jì)算機(jī)運(yùn)行網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，能夠提高工作效率，連接各個(gè)部門。三是做好檔案資料的管理工作，提高檔案信息的保密性，將檔案?jìng)浞荩苊鈾n案缺失問(wèn)題的出現(xiàn)。所以要加大資金、技術(shù)和設(shè)備的投入，不斷完善基礎(chǔ)設(shè)施和系統(tǒng)，提高工作質(zhì)量和效率。

（三）培養(yǎng)復(fù)合型人才

檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)直接影響了城建檔案館信息化建設(shè)的進(jìn)程。所以，要提高檔案管理人員的素質(zhì)，尤其是在信息技術(shù)方面的能力。政府要加大和高校的聯(lián)系，以確保在信息化建設(shè)中得到源源不斷的人才、技術(shù)方面的支持。各大高校更新教育理念，結(jié)合現(xiàn)代信息技術(shù)，培養(yǎng)多方面發(fā)展的復(fù)合型人才[3]。

（四）完善行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)

信息化建設(shè)不是簡(jiǎn)單的將信息進(jìn)行整理和存儲(chǔ)，而是要在整理分析的基礎(chǔ)上形成大數(shù)據(jù)，為城市建設(shè)發(fā)展提供依據(jù)。就目前來(lái)說(shuō)城建檔案館信息化建設(shè)并沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致了中小城市信息化建設(shè)進(jìn)程都不相同。各個(gè)地方信息不流通，建設(shè)經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)沒(méi)有相互交流很容易出現(xiàn)相同的問(wèn)題。建立統(tǒng)一的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)信息交流就能解決這一問(wèn)題。

結(jié)語(yǔ)：在現(xiàn)代信息社會(huì)，信息資源就是財(cái)富，城市檔案館信息化建設(shè)產(chǎn)生的大量的信息資源既帶來(lái)了社會(huì)效益也帶來(lái)了經(jīng)濟(jì)效益。通過(guò)對(duì)城建檔案的整理、分析，在城市規(guī)劃建設(shè)方面發(fā)揮了巨大的效用。只有科學(xué)、全面的開發(fā)城建檔案的信息資源才能推動(dòng)社會(huì)的發(fā)展，提高工作效率和質(zhì)量，為各個(gè)行業(yè)的發(fā)展提供大數(shù)據(jù)依據(jù)。