大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理工作探析

谷直霖

摘 要：大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，解決了檔案管理中的很多問題。大數(shù)據(jù)技術(shù)不但保證了數(shù)據(jù)的來源渠道，也為檔案管理提供了技術(shù)保障，促使檔案管理工作能更好地開展下去。為此，筆者針對大數(shù)據(jù)條件下檔案管理工作進(jìn)行了分析，希望能為相關(guān)工作者提供一些參考依據(jù)。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代;檔案管理;工作策略

大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息技術(shù)越來越先進(jìn)，所以也對檔案管理工作提出了更高的要求。檔案管理者必須具備豐富的經(jīng)驗(yàn)和知識(shí)，能對計(jì)算機(jī)軟件硬件熟練操作，而且具備高度的服務(wù)意識(shí)，這樣才能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展趨勢和崗位的要求。

1 大數(shù)據(jù)背景下檔案工作面臨的問題

1.1 受到傳統(tǒng)管理模式的影響

盡管如今的信息技術(shù)已經(jīng)非常發(fā)達(dá)，但檔案工作仍然受到傳統(tǒng)管理模式的影響。因?yàn)橐恍┕ぷ魅藛T的思想較保守，或者對計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的操作不熟練，所以寧愿采用傳統(tǒng)管理模式，也不愿使用先進(jìn)的信息技術(shù)。這種傳統(tǒng)管理模式具有很多弊端，不但降低了檔案管理的效率，同時(shí)也不利于檔案工作的開展。

1.2 硬件設(shè)施落后

一些單位和企業(yè)的檔案管理設(shè)施設(shè)備非常落后，甚至無法得到完善。而且未建立專業(yè)的檔案管理庫，辦公、閱檔及倉庫合一，沒有引進(jìn)檔案室專用存儲(chǔ)設(shè)備和計(jì)算機(jī)信息設(shè)備。所以只能采取傳統(tǒng)的手工操作法，效率非常低。此外，也因?yàn)槠髽I(yè)和單位經(jīng)費(fèi)不夠而導(dǎo)致信息化電子進(jìn)展程度慢，消耗工作人員的時(shí)間和精力，甚至無法保證檔案的完整性、保密性，產(chǎn)生安全風(fēng)險(xiǎn)問題。

1.3 對檔案管理的認(rèn)識(shí)不夠

很多人都沒有意識(shí)到檔案的重要性，僅僅將檔案看作是記錄單位情況的載體，而且檔案具有一定的保密性，僅僅只是由內(nèi)部人員進(jìn)行管理，來源渠道非常單一化，使用起來也具有一定的局限性。因?yàn)椴蛔⒅貦n案管理工作，沒有按照制度和要求來完成工作，甚至無專職人員進(jìn)行管理。這也導(dǎo)致檔案工作非常隨意，降低了檔案利用的效率。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理工作策略

2.1 加強(qiáng)檔案工作人員的技能培訓(xùn)

為了保證檔案管理工作的有效性與科學(xué)性，必須要引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人才，我們正處于信息化的時(shí)代，要想合理科學(xué)地利用大數(shù)據(jù)時(shí)代實(shí)施管理，那么就必須加強(qiáng)對檔案管理工作人員的各方面培養(yǎng)，使檔案管理工作人員具備專業(yè)的技能以及操作水平。以往的檔案管理工作人員都是人工進(jìn)行檔案管理操作，對相關(guān)的大數(shù)據(jù)技術(shù)并不是很了解，不能熟悉掌握大數(shù)據(jù)技術(shù)相關(guān)方面的專業(yè)知識(shí)，在一定程度上影響檔案信息化管理的發(fā)展。所以政府以及相關(guān)部門必須要著重加強(qiáng)技術(shù)人員的培養(yǎng)，不斷鼓勵(lì)各大高校開辦大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用課程，大力培養(yǎng)檔案信息化管理人才，同時(shí)還應(yīng)該引進(jìn)國外一些先進(jìn)的技術(shù)與資源，政府要給予一定的資金支持與政治扶持。對于企業(yè)部門來說，則應(yīng)該積極舉辦一些培訓(xùn)學(xué)習(xí)活動(dòng)，可以利用公共課、網(wǎng)絡(luò)會(huì)議、視頻教學(xué)等各種手段，不斷提高檔案工作人員的專業(yè)化、服務(wù)意識(shí)以及信息化水平，加強(qiáng)檔案管理工作人員之間的溝通與交流，不斷提高檔案管理工作人員的綜合素養(yǎng)。同時(shí)還需要提高管理人員的聘用門檻，要引進(jìn)一些具有專業(yè)素養(yǎng)的人才，這樣才能夠積極推進(jìn)檔案信息化管理工作有效開展。

2.2 實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化，完善電子檔案歸檔工作

為了有效提高檔案管理的效率、資源的利用率，各單位必須要著重注意對現(xiàn)有的檔案管理模式以及服務(wù)模式進(jìn)行具體的改革與創(chuàng)新，使檔案管理工作不斷朝著數(shù)字化信息化的方向發(fā)展。首先應(yīng)該在紙質(zhì)資料的基礎(chǔ)上，有效結(jié)合大數(shù)據(jù)時(shí)代技術(shù)優(yōu)勢，對具體的紙質(zhì)資料進(jìn)行相應(yīng)的整理、編號(hào)以及儲(chǔ)存，之后還應(yīng)該加大信息資料進(jìn)行數(shù)字化的處理，同時(shí)建立信息化數(shù)據(jù)庫，從而不斷方便檔案查詢與利用工作，實(shí)施數(shù)字化與信息化的檔案管理可以節(jié)省大量的時(shí)間，數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化的不斷引入，會(huì)改變傳統(tǒng)檔案管理工作存在的弊端，將繁瑣的步驟簡單化，這樣既能夠提高工作效率，同時(shí)也能夠減輕工作人員的負(fù)擔(dān)，加強(qiáng)檔案資料的利用率。在大數(shù)據(jù)背景下，還應(yīng)該不斷完善電子規(guī)范歸檔工作：首先，要保證與辦公系統(tǒng)不斷深度融合，不斷完善電子公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)的全程控制，具體按照公文起草、簽字以及擬辦等實(shí)際過程完成電子檔案的儲(chǔ)存，以保證公文類電子檔案的內(nèi)容齊全。其次，應(yīng)該結(jié)合國家制定的專業(yè)類電子檔案具體標(biāo)準(zhǔn)，有效管理分類專業(yè)電子檔案，不斷完善專業(yè)電子檔案的系統(tǒng)與標(biāo)準(zhǔn)。再次，詳細(xì)制定檔案數(shù)字化相關(guān)計(jì)劃，要著眼于檔案信息化未來發(fā)展的實(shí)際需求，結(jié)合企業(yè)的實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r，制定詳細(xì)的檔案數(shù)字化計(jì)劃;同時(shí)還需要結(jié)合具體的技術(shù)規(guī)范，不斷統(tǒng)一相關(guān)的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)。最后，要結(jié)合大數(shù)據(jù)時(shí)代電子檔案歸檔工作的實(shí)際要求，不斷研究數(shù)據(jù)信息的采集、管理、分析、利用、發(fā)布等各種數(shù)據(jù)平臺(tái)，以期滿足檔案歸檔與管理的實(shí)際應(yīng)用。

2.3 做好檔案管理保密工作

在檔案管理工作中，大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用有效促進(jìn)了檔案管理工作的發(fā)展與進(jìn)步，給企業(yè)檔案管理工作帶來了新的機(jī)遇，大數(shù)據(jù)的有效應(yīng)用能夠促進(jìn)檔案管理事業(yè)的不斷發(fā)展，能夠有效提高檔案管理工作的效率，同時(shí)還能夠在一定程度上節(jié)約人工成本。大數(shù)據(jù)在實(shí)際應(yīng)用過程中也存在著一定的問題，對檔案管理保密工作提出了更高的要求。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，使得檔案信息比較容易丟失、損壞或者泄漏，因此工作人員必須要認(rèn)識(shí)到檔案信息的重要性，提高檔案信息保存的安全意識(shí)，在工作中不斷規(guī)范自己的行為操作，從而保證檔案信息的安全性與保密性。除此之外，企業(yè)還應(yīng)該加強(qiáng)管理軟件與硬件的建設(shè)，為了能夠使檔案信息化管理工作適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展與實(shí)際需求，一定要主動(dòng)加強(qiáng)相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施的投入，要對現(xiàn)有的設(shè)施進(jìn)行更換以及升級，保證網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)的建設(shè)，滿足網(wǎng)絡(luò)搜索引擎的實(shí)際需求。

3 結(jié)語

隨著信息技術(shù)的大力發(fā)展，大數(shù)據(jù)時(shí)代也悄然來臨，這對于檔案管理工作而言，不僅是機(jī)遇，同時(shí)也是挑戰(zhàn)。所以在如今的時(shí)代，檔案管理工作更要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢，充分利用大數(shù)據(jù)信息技術(shù)，解決檔案管理中存在的問題，提高檔案管理的效率。

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