大數(shù)據(jù)信息技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用

劉燕

摘 要：我國當(dāng)前科學(xué)技術(shù)的發(fā)展速度較快，促進(jìn)大數(shù)據(jù)也在快速發(fā)展，也在各個(gè)行業(yè)中得到了廣泛推廣和運(yùn)用，但現(xiàn)階段我國當(dāng)前一些部門在開展檔案管理工作的過程中，還是依然在運(yùn)用傳統(tǒng)檔案管理的方式和理念，這樣就會導(dǎo)致不能夠?qū)ο嚓P(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)合理的分析，但隨大數(shù)據(jù)信息技術(shù)的快速發(fā)展，就需要相關(guān)部門和工作人員提高對其的重視程度，并將傳統(tǒng)檔案管理形式進(jìn)行優(yōu)化和創(chuàng)新，確保檔案管理工作能夠充分發(fā)揮其自身的作用和價(jià)值，并滿足時(shí)代發(fā)展的需求和標(biāo)準(zhǔn)，最終保障社會經(jīng)濟(jì)能夠逐漸實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的目標(biāo)。基于此，本文主要探討了大數(shù)據(jù)信息技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);信息技術(shù);檔案管理;運(yùn)用狀況;控制措施

事業(yè)單位檔案管理是一項(xiàng)長期、系統(tǒng)的管理工作。在菏澤市謝寨引黃灌溉工程管理處管理過程中，管理人員與時(shí)俱進(jìn)，不斷完善自己的管理理念，在實(shí)踐中探索合適的檔案管理方法和手段，全面促進(jìn)檔案管理的有效發(fā)展。完善事業(yè)單位制度，強(qiáng)化檔案管理觀念，提高事業(yè)單位檔案工作者的綜合素質(zhì)和能力，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、規(guī)范化、科學(xué)化的管理模式，為事業(yè)單位的發(fā)展提供寶貴的檔案信息資源。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作的優(yōu)勢

1.1 發(fā)掘價(jià)值，充分利用

事業(yè)單位檔案資料一直都有著開發(fā)和利用的價(jià)值，因?yàn)槲覀儾荒芄懒科渲刑N(yùn)含的價(jià)值。那么在大數(shù)據(jù)時(shí)代，我們也就可以將事業(yè)單位檔案中隱藏的價(jià)值開發(fā)出來，充分利用這些資源和知識，從而達(dá)到檔案資料的最大價(jià)值化。這個(gè)過程中，要深刻認(rèn)識到這些檔案資料的價(jià)值，培養(yǎng)事業(yè)單位工作人員對檔案開發(fā)的意識，配備優(yōu)秀的團(tuán)隊(duì)，利用大數(shù)據(jù)的獨(dú)特性，發(fā)掘這些資源中的價(jià)值，并歸納整理分類，方便以后的查找和補(bǔ)充。

1.2 聚集收納，有備無患

數(shù)量巨大的檔案資源就是事業(yè)單位檔案管理的基礎(chǔ)，在大數(shù)據(jù)背景下，各式數(shù)據(jù)洪流的沖刷下，必須加強(qiáng)事業(yè)單位檔案的專業(yè)的秩序化的管理，不斷地補(bǔ)充、豐富事業(yè)單位的檔案儲存，不僅僅是對大量資源的收納和聚集，也要對其進(jìn)行分類化管理。這個(gè)時(shí)代，數(shù)據(jù)的種類繁多，涉及的領(lǐng)域?qū)拸V，所以說除了事業(yè)單位檔案管理有關(guān)部門的有意識收集，還要培養(yǎng)全員收集數(shù)據(jù)的意識。

1.3 完善管理，發(fā)動全員

大型事業(yè)單位的檔案不是一朝一夕就能建設(shè)完成的，尤其是在互聯(lián)網(wǎng)高速發(fā)展的時(shí)代，新媒體自媒體的傳播中，不管是個(gè)人、企業(yè)、事業(yè)甚至是國家，都沒有辦法將自己獨(dú)立于數(shù)據(jù)信息之外，因?yàn)槊總€(gè)人擁有不同的數(shù)據(jù)、不同的資源，而且很多情況下，這些數(shù)據(jù)資源并不相同。這就為事業(yè)單位檔案的管理提出了一個(gè)新的條件，那就是抱團(tuán)取暖。菏澤市謝寨引黃灌溉工程管理處可以通過合作，或者是宣傳的方面，來讓全體的成員參與進(jìn)來，讓事業(yè)單位的每個(gè)部門和個(gè)人，都為事業(yè)單位檔案資源的補(bǔ)充貢獻(xiàn)一分力量，從而達(dá)到對事業(yè)單位檔案的優(yōu)化和補(bǔ)充[1]。

1.4 瞭望5G，助力騰飛

5G的建設(shè)已經(jīng)進(jìn)入發(fā)展的快車道，相信在不久的將來，5G必定能普遍化、平民化。那么事業(yè)單位的檔案管理理念如果能夠搭載5G的順風(fēng)車，無疑會在未來占盡先機(jī)，創(chuàng)造不可估量的價(jià)值。5G的到來將有實(shí)現(xiàn)物聯(lián)網(wǎng)的可能，事實(shí)上各大行業(yè)、各個(gè)領(lǐng)域、各個(gè)單位在運(yùn)營和發(fā)展的過程中，所保留的都是獨(dú)一無二的資料，也可以說是行業(yè)、領(lǐng)域的機(jī)密。那么在大數(shù)據(jù)的時(shí)代，5G的風(fēng)暴卷集就會有可能造成資料的共享。要知道，事業(yè)單位的檔案資料是隨時(shí)錄入進(jìn)去的，不會憑空的增加，而大數(shù)據(jù)更加注重資料的時(shí)效性和完整性。那么為了提升檔案管理的效率。資料的儲存和收集后的分類是一個(gè)繁重的任務(wù)。這種情況下，我們可以利用5G的高輸出、高下載、高運(yùn)行的網(wǎng)絡(luò)特性，運(yùn)用計(jì)算機(jī)來處理這些龐大而繁瑣的數(shù)據(jù)。

1.5 定位檔案，深化理念

檔案放置在檔案室里也好，躺在U盤里也罷，還是躲在數(shù)據(jù)云端也罷，都是一潭死水。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，事業(yè)單位必須革新檔案管理的理念，化資源為財(cái)富，將檔案變得生動起來，只有它產(chǎn)生價(jià)值，單位和員工才會更加深入地開發(fā)這些檔案資源的潛力[2]。

2 加強(qiáng)檔案管理工作水平的措施

2.1 提高信息化共享平臺建設(shè)工作的水平

我國當(dāng)前各個(gè)行業(yè)的發(fā)展速度較快，而相關(guān)部門在社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的過程中，都會產(chǎn)生不同的交際和聯(lián)系，這就需要相關(guān)部門和工作人員提高對信息化共享平臺建設(shè)工作的重視程度，從而保障能夠滿足各個(gè)行業(yè)發(fā)展過程中的需求和標(biāo)準(zhǔn)。

2.2 促進(jìn)數(shù)字檔案建設(shè)工作的開展

檔案管理工作在實(shí)現(xiàn)數(shù)字化發(fā)展目標(biāo)的情況下，就能夠直接通過先進(jìn)化的技術(shù)直接對信息進(jìn)行檢索，還能夠通過微信公眾號的方式，實(shí)現(xiàn)公眾號檔案查詢發(fā)展的目標(biāo)，從而保障能夠進(jìn)一步加強(qiáng)檔案信息化水平[3]。

2.3 改善傳統(tǒng)理念

現(xiàn)階段在實(shí)際開展檔案管理工作的過程中，通過計(jì)算機(jī)技術(shù)管理的方式，就能夠保證相關(guān)資源實(shí)現(xiàn)共享發(fā)展的目標(biāo)和原則，還能夠避免數(shù)據(jù)出現(xiàn)誤差的問題和現(xiàn)象，從而保證大數(shù)據(jù)中心能夠?qū)崿F(xiàn)共享發(fā)展的目標(biāo)和原則。

2.4 提高先進(jìn)化技術(shù)的運(yùn)用力度

傳統(tǒng)時(shí)期在實(shí)際開展檔案管理工作的過程中，普遍是通過紙質(zhì)的方式將相關(guān)資料進(jìn)行分類，但在查找的過程中，經(jīng)常會導(dǎo)致資料出現(xiàn)破損的問題和現(xiàn)象，嚴(yán)重的情況下，還會對信息的安全性造成危害，從而導(dǎo)致信息不能夠充分發(fā)揮其自身的作用和價(jià)值。但在現(xiàn)階段運(yùn)用先進(jìn)化技術(shù)的情況下，就能夠直接將相關(guān)資料進(jìn)行整理和收集，通過這樣的方式，不僅能夠減少工作人員自身的工作量，還能夠加強(qiáng)信息的安全性。

2.5 完善管理體系

各個(gè)行業(yè)在實(shí)際開展檔案管理工作的過程中，必須要具備完善的管理體系，才能夠保證充分發(fā)揮其自身的作用和價(jià)值看，并提高執(zhí)行工作的力度，但在對相關(guān)數(shù)據(jù)和檔案整理的過程中，必須要對表現(xiàn)優(yōu)秀的工作人員進(jìn)行鼓勵，而對于一些不重視檔案工作的單位來說，需要對其進(jìn)行懲罰。另外，在實(shí)際開展信息化建設(shè)工作的過程中，還需要提高對網(wǎng)絡(luò)建設(shè)工作的重視程度，并積極堅(jiān)持先進(jìn)化的發(fā)展理念和原則，還需要運(yùn)用先進(jìn)化的技術(shù)，確保能夠?qū)ζ溥M(jìn)行科學(xué)合理的規(guī)劃，從而保證能夠?yàn)闄n案管理工作的開展奠定一個(gè)堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)[3]。

3 結(jié)束語

檔案管理作為信息管理的一部分，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的普遍應(yīng)用，接受、整合和處理的信息越來越多，管理的方式和方法同樣也需要與時(shí)俱進(jìn)，并不僅僅局限于以前的記錄、整理、擺放的方面，還需要在單位需要的時(shí)候迅速出現(xiàn)，為事業(yè)單位的決策和方向提供借鑒和依據(jù)。

參考文獻(xiàn)

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[2]胡瑛.大數(shù)據(jù)處理技術(shù)在地理信息檔案管理中的應(yīng)用[J].測繪通報(bào)，2016（09）：112-114.

[3]張紅.大數(shù)據(jù)分析方法在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用[J].黑龍江科技信息，2017（12）.