信息化背景下的社區檔案管理分析

張立凱

摘 要：近些年，人們生活水平的不斷提高，物質和非物質文明生活都得到提高。作為綜合性基礎結構，社區發揮著至關重要的作用，不僅要做好社區廣大群眾的服務工作，還要將上級的相關政策進行真正落實，因此一定要高度重視社區管理工作。社區檔案管理工作在社區管理工作中占有非常重要的地位，主要搜集和儲存社區檔案以及一些相關文件政策，做好社區檔案管理工作有利于推動城市的精神文明建設。在信息化背景下，社區檔案管理工作面臨新的挑戰，傳統的檔案管理模式已經無法滿足發展需求，因此需要充分應用信息化技術對社區檔案進行科學管理。本文主要對信息化背景下的社區檔案管理進行研究，從社區檔案管理的相關概述、社區檔案管理應用信息化技術的優勢、當前 社區檔案管理工作中存在的問題以及信息化背景下做好社區檔案管理工作的具體措施這四個方面進行具體闡述，以此來不斷提高社區檔案的管理水平，更好地為社區居民服務。

關鍵詞：信息化;社區檔案管理;問題;措施

1 社區檔案管理的相關概述

社區檔案主要是以社區為單位建立的以圖像、聲音和文字為載體的檔案，社區檔案的內容十分廣泛，包括家庭成員檔案、家庭糾紛檔案、人口就業及失業情況檔案等，社區檔案管理是社區管理的基礎，影響著社區的文明建設以及和諧社區的構建，因此需要高度重視社區檔案的管理工作。

檔案管理是檔案室直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業務工作的總稱。社區檔案管理工作包括檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案編輯和研究以及檔案提供利用這八項工作。社區檔案管理的對象是檔案，服務對象是社區居民，社區居民對檔案需求的滿足程度取決于檔案管理水平的不斷提高，檔案管理水平則要適應不斷增長的社會需求，這樣才能推動檔案管理水平的不斷提升。

2 社區檔案管理應用信息化技術的優勢

社會在高速的發展，信息化技術的應用為我們的生活和工作帶來了極大的便利，各行各業都已經開始普及應用信息化技術，社區的管理工作也應該充分的利用好現代化信息技術，信息化技術可以實現社區各部門資源的共享，可以足不出戶了解到其他部門的信息，提升了各部門的辦事效率，社區檔案管理信息化系統的建設，可以讓社區檔案管理變得更加智能化，大大降低社區檔案管理人員的工作量，提升社區檔案管理工作的效率和質量。

社區檔案管理信息化技術的應用可以讓檔案管理人員利用信息化技術來獲取社區各部門的詳細信息，不需要一個部門一個部門的過去收集信息，大大提升了工作效率，對于很多信息量比較大的資料，可以采取信息化存儲的方式，將這部分檔案資料存儲到網絡云盤或者電子存儲設備上，大大節約了檔案存放的空間，而且需要傳遞或報送的計算、總結或表格等資料可以直接通過郵件、OA辦公平臺發送，這樣可以大大的降低人力、物力的開支。另外，社區檔案管理人員還可以利用信息化技術帶來的便利條件，應用好現代化的辦公軟件，將社區檔案資料分類、整理，人們可以通過信息化檔案管理系統，輕松、方便的查閱社區檔案資料。

3 當前社區信息化檔案管理工作中存在的問題

3.1 社區沒有認識到檔案管理信息化的重要性

近年來我國的計算機網絡系統獲得了飛速的發展，智能化、信息化產品極大的方便了人們的生產和生活，信息化的高度發展給社會帶來了很大的變革，但我國的信息化發展的時間比較短，人們長時間的思維和工作方式很難一下子改變，而且傳統的思維模式已經固定，沒有真正的意識到信息化檔案管理的重要性，還是習慣于傳統的手工管理社區檔案的方式，認為電子的東西不可靠，這就使得社區檔案管理信息化的進行受到嚴重阻礙。

3.2 社區檔案管理信息化的投資力度不足

社區是最基層的一個黨組織，是權力最小的一個黨組織，但卻是涉及群眾關系最廣的一個黨組織，群眾事情無小事，然而社區的資金無法從群眾身上收取，現如今我國社區資金的來源數量和途徑都十分有限，資金不足使得檔案管理信息化的投資力度也非常乏力，沒有足夠的資金去購買先進的信息化設施和設備，這就導致社區檔案管理信息化建設的步伐停滯不前，嚴重的制約了社區檔案管理信息化建設的進程。

3.3 社區檔案管理信息化人員的綜合能力較差

社區的檔案資料非常復雜、瑣碎，檔案資料管理起來也比較麻煩，這就使得社區的檔案管理工作非常繁重，需要高學歷、高水平的檔案管理人才。然而社區又沒有足夠的能力招聘理論知識豐富、專業技能水平高的現代化檔案管理人才，現如今社區檔案管理人員大多學歷水平較低，很多社區的檔案管理人員并非專業出身，還有部分社區的檔案管理人員都是兼職，這些檔案管理人員既不熟悉檔案業務，又對信息化檔案管理了解的不多，這在很大程度上延緩了社區檔案管理信息化建設的總體進程。

4 信息化背景下做好社區檔案管理工作的具體措施

4.1 提高對社區檔案管理信息化重要性的認識

思想和認識是行為的指導，社區檔案管理信息化的建設要以思想認識為指導，社區要轉變認識，扭轉傳統的思想觀念，提高對社區檔案管理信息化重要性的認識，要緊跟時代發展的步伐，充分認識和了解信息化技術，樹立現代化的社區管理理念，根據社區自身的實際情況，制定科學、合理的檔案管理信息化建設規劃，促進社區檔案管理信息化建設的有序開展。

4.2 加強對社區檔案管理信息化的投資力度

古語曰：“巧婦難為無米之炊。”社區檔案管理信息化的建設需要現代化、智能化、信息化的設施設備的支持，現代化的先進設施設備是實現社區檔案管理信息化的先決條件，沒有足夠的計算機、網絡信息系統、打印機等智能設備，社區檔案管理的信息化建設談何說起。為了推動有效的推進社區檔案管理信息化的建設，就必須要爭取更大的資金的投入，根據社區檔案管理的現有情況以及社區檔案管理信息化建設的要求，購置現代化的檔案管理基礎設施設備以及先進的管理配套軟件系統，為社區檔案管理信息化提供堅實的物質保障。

4.3 加強對社區檔案管理信息化人員的培訓

社區檔案管理信息化的建設離不開高學歷、高水平的信息化管理人才的支持，為了更好地 推進社區檔案管理信息化建設的進程，社區及社區檔案管理信息化建設的行政主管部門要根據工作的需求，組織對社區檔案管理信息化人員的培訓，提升社區檔案管理信息化人員的 理論知識水平和專業技術水平，打造一支專業化程度較高的現代化檔案管理信息化團隊。另外，在條件允許的情況下，可以聘請專業的檔案管理信息化專家深入社區為社區檔案管理人才進行現場的講解和指導，并根據社區檔案管理信息化建設的程度以及存在的問題給予切實可行的意見和建議，以便能夠促進社區檔案管理信息化的發展。

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